Checkliste – Anzeichen von Problemen und Krisen

Checkliste für Anzeichen

von Problemen und Krisen 

Professionelles Projektmanagement setzt nicht nur voraus, dass wesentliche Daten und Fakten wie Ziele und Erfolge, Termine oder Budgets Beachtung finden, sondern auch, dass Anzeichen für sich anbahnende Probleme oder Krisen frühzeitig erkannt und entsprechend gelöst werden können.  

Das klassische Berichtswesen ist dabei nur bedingt eine Hilfe, denn selbst wenn Projektprobleme angezeigt werden können, so können sie meist nicht abschließend und in vollem Umfang erfasst werden. Insofern benötigt der Projektverantwortliche andere Hilfsmittel und eine sehr einfache Methode besteht darin, die Anzeichen für Probleme zu zählen.

Dabei werden die jeweiligen Anzeichen nicht nach Relevanz gewichtet, sondern wirklich nur erfasst. Kleinere Unregelmäßigkeiten, wie beispielsweise, dass Projektmitarbeiter sich verspäten oder sich negativ äußern, wird es sicherlich in jedem Projekt immer wieder geben. Allerdings ist dies auch weniger von Bedeutung und auch die eigentliche Zahl hat nur bedingt Aussagekraft. 

Der Fokus liegt vielmehr auf den Entwicklungen der Zahlen in den jeweiligen Bereichen. Konkret bedeutet das für die Auswertung, dass sich die Probleme verfestigt oder ausgeweitet haben, wenn die Anzahl der Problemanzeichen in bestimmten Bereichen über einen Zeitraum von mehr als drei Wochen hintereinander angestiegen ist. 

Dieser Anstieg deutet in der Folge darauf hin, dass eine Krise droht, die das gesamte Projekt gefährden kann, wenn der Projektverantwortliche nicht auf die Anzeichen reagiert und versucht, eine entsprechende Lösung mit seinen Projektmitarbeitern zu erarbeiten. 

Eine Checkliste für Anzeichen von Problemen und Krisen muss natürlich immer auf das jeweilige Projekt angepasst werden, in der folgenden Übersicht werden aber einige wesentliche Punkte benannt, die häufig in Projekten zu finden sind. 

 

Unsere Checkliste:

 

•        Motivation:  

Typische Anzeichen für eine fehlende oder nachlassende Motivation sind häufige und endlose Diskussionen, die jedoch zu keinem Ergebnis führen, sowie Fortschritte, die nicht als solche gewertet werden.  

Zudem zeugt es von mangelnder Motivation, wenn zunehmend angezweifelt wird, dass die Projektziele überhaupt erreicht oder Lösungen erarbeitet werden können.

 

•        Engagement:  

Nachlassendes Engagement zeigt sich darin, dass die Projektmitarbeiter vermehrt zu spät kommen, bei wichtigen Meetings nicht anwesend sind oder ihre Teilnahme sehr kurzfristig absagen. 

 

•        Leistung:  

Falsch eingeschätzter Arbeitsaufwand führt dazu, dass die Arbeiten nicht vollständig fertiggestellt werden können, hierbei wird dann von dem sogenannten 90-Prozent-Syndrom gesprochen. Zudem zeigen sich Fehleinschätzungen darin, dass vereinbarte Termine kontinuierlich verschoben werden müssen und sich folglich auch die Abnahmen verzögern. 

 

•        Transparenz:  

Als Problemzeichen für mangelnde Transparenz kann gewertet werden, wenn Zwischenberichte nicht oder nur nach vorheriger Anfrage eingereicht werden, wenn kein Feedback auf Berichte erfolgt oder wenn Entscheidungen und Aussagen erst in mehrstufigen Prozessen und unter Mitwirkung zahlreicher Beteiligter getroffen werden können.

 

•        Team:  

Probleme innerhalb des Projektteams zeigen sich in Gerüchten und direkten oder indirekten Schuldzuweisungen bei Fehlern. Daneben deuten eine sehr auf das Wesentliche und kühle Kommunikation sowie die Bildung von Gruppen auf teaminterne Probleme hin. 

 

•        Kommunikation:  

Fehler im Zusammenhang mit der Kommunikation und dem Austausch von relevanten Informationen äußern sich darin, dass permanente Nachfragen erfolgen oder Änderungen und Ergänzungen in großem Umfang erbeten werden.

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