Tipps für effektives Zeitmanagement

Die wichtigsten Tipps

für effektives Zeitmanagement   

Mittlerweile gibt es kaum noch einen Ort, an dem sich keine Uhr befindet. Da wären beispielsweise die Uhren am Kirchturm oder an öffentlichen Gebäuden, die Wanduhren zu Hause und im Büro, die Armbanduhr am Handgelenk oder die Zeitanzeige auf dem Handy, dem Computer und vielen anderen Geräten.  

Nicht zu vergessen ist dann auch noch die innere Uhr, die sich regelmäßig meldet und signalisiert, wann die Zeit für bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten gekommen ist. 

Oft führt der Blick auf die Uhr dann zu regelrechter Panik, weil es schon wieder so spät ist, ein Großteil der geplanten Aufgaben aber noch lange nicht fertig ist. Die Folge hiervon sind dann noch mehr Panik, Druck, Stress und das innere Bedürfnis, möglichst alles zur gleichen Zeit zu erledigen. Eine solche Strategie kann auf Dauer jedoch nicht funktionieren.

Wichtig ist daher, seine Zeit effektiv einzuteilen und zu nutzen.  

Dies ist im Grunde genommen gar nicht so schwer, wenn die wichtigsten Tipps für effektives Zeitmanagement beachtet werden: 

 

•        Effektiv arbeiten.  

Der wichtigste Grundsatz für effektives Zeitmanagement lautet, dass es entscheidend ist, das Richtige zu machen, aber nicht alles richtig machen zu wollen.  

Zu viel Perfektionismus kostet wertvolle Zeit, bringt letztlich jedoch nur wenig. Das bedeutet, es sollten solche Projekte und Aufgaben ausgewählt werden, bei denen es sich lohnt, wertvolle Zeit zu investieren. Effektives Arbeiten setzt voraus, das Endergebnis zu sehen, sich dabei aber nicht in kleinen, unwichtigen Details zu verzetteln.

 

•        Konzentriert arbeiten.  

Es bringt nichts, viele Aufgaben auf einmal zu beginnen und zu hoffen, sie alle irgendwie fertig stellen zu können. Im Laufe des Tages nimmt ein Mensch viele unterschiedliche Rollen ein, mal ist er Familienmensch, mal Kollege, mal Vorgesetzter, mal Kundenbetreuer, mal Freund, mal Nachbar. Alle diese Rollen erfordern Kraft und Zeit.  

Wichtig ist daher, sich immer auf die Rolle und die damit verbundenen Aufgaben zu konzentrieren, die aktuell angesagt sind. Dabei sollte der Mensch jedoch auch lernen, selbst zu entscheiden, wann er welche Rolle einnimmt und sich nicht permanent von anderen in eine Rolle drängen lassen. 

 

•        Prioritäten setzen.  

Nur weil eine Aufgabe dringend erscheint, bedeutet das noch lange nicht, dass sie so wichtig ist, dass sie unbedingt sofort erledigt werden muss. Insofern sollten alle Aufgaben in entsprechende Kategorien eingeteilt werden, die festlegen, ob und wann einer Aufgabe Zeit und Aufmerksamkeit gewidmet wird.  

Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten ebenso erledigt werden wie Aufgaben, die zwar nicht dringend, aber wichtig sind.  

Aufgaben die nur dringend, aber unwichtig sind oder gänzlich unwichtige Aufgaben können ruhigen Gewissens delegiert oder teils sogar gestrichen werden.  

 

•        Rhythmus finden.  

Kein Mensch kann den ganzen Tag über gleich effektiv und konzentriert arbeiten. Wichtig ist daher, den eigenen Rhythmus zu finden und die Aufgaben entsprechend zu verteilen.  

Die meisten Menschen arbeiten morgens am effektivsten, so dass zu dieser Zeit die wichtigsten und schwersten Aufgaben abgearbeitet werden sollten. Routineaufgaben können dann auf weniger leistungsstarke Zeiten verschoben werden.

 

•        Verteilung festlegen.  

Es gibt eine einfache Methode, die aufzeigt, wo die eigenen Prioritäten und Vorlieben liegen. Dazu werden Gefäße wie beispielsweise Gläser jeweils mit einer Aufgabe oder einer Tätigkeit beschriftet, die im Alltag anfällt. Anschließend werden die Gefäße mit Wasser als Symbol für die Zeit gefüllt.  

Dabei kommt jeweils soviel Wasser in ein Gefäß, wie es der Vorstellung der optimalen Zeitverteilung entspricht. Anhand der Füllhöhen und der Reihenfolge der Befüllung kann abgelesen werden, welche Aufgaben besonders gerne wahrgenommen werden und welche eher nicht und in welche Aufgaben gerne viel Zeit investiert werden würde und in welche nicht.  

Werden die Wunschvorstellungen dann mit der Realität abgeglichen, werden oft große Unterschiede sichtbar. Gleichzeitig kann die Verbildlichung der gewünschten Zeitverteilung aber dabei helfen, die eigenen Prioritäten neu zu ordnen und besser zu setzen. 

Weiterführende Dokumentationen und
Tipps zum Projektmanagement:

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