Die wichtigsten Punkte bei der Projektplanung

Die wichtigsten Punkte

bei der Projektplanung  

Bei sehr vielen Projekten spielt die Projektdauer die mit Abstand wichtigste Rolle. Wenn es beispielsweise darum geht, ein neues Produkt zu entwickeln und zur Marktreife zu bringen, eine neue Fertigungsanlage oder ein neues Softwaresystem zu installieren oder ein Bauvorhaben zu realisieren, sind möglichst reibungslose Abläufe und das Einhalten von Terminen weitaus wichtiger als eine eventuelle Überschreitung des Projektbudgets. 

Obwohl es bei Projekten häufig um komplexe Aufgaben geht, die nicht nur das Erarbeiten von Lösungen erfordern, sondern mitunter auch mit einem hohen Risiko für das Unternehmen oder die Organisation verbunden sind, tun sich viele aber schwer mit der Projektplanung.   

So wird beispielsweise gerne argumentiert, dass eine zu detaillierte Planung jegliche Form von kreativem Arbeiten unterbinden würde. Ist alles genau vorgegeben, könne sich das Projektteam kaum noch selbst einbringen und dies wiederum würde sich spürbar nachteilig auf die Motivation auswirken. Eine solche Abwehrhaltung gegen die Projektplanung ist jedoch schlichtweg falsch.  

Natürlich kann ein Projekt auch komplett ohne Plan abgewickelt werden, aber die Chancen, dass dieses Projekt dann erfolgreich, effektiv und effizient durchgeführt wird, dürften eher schlecht stehen. Zudem bedeutet Projektplanung nicht, dass jedes noch so kleine Detail im Vorfeld festgelegt wird. 

Der Projektplan schafft vielmehr den Rahmen für das Projekt und bildet die Grundlage dafür, dass Abläufe, Termine und Fortschritte gesteuert und überwacht werden können. Dies wiederum ist die Voraussetzung dafür, dass das Projektteam tatsächlich agieren kann. Andernfalls kann es schlimmstenfalls nur permanent reagieren, etwa wenn sich abzeichnet, dass die Termine nicht eingehalten werden können. 

 

Die wichtigsten Punkte und

Kriterien bei der Projektplanung  

Damit sich alle Beteiligten mit dem Projekt und den damit verbundenen Aufgaben identifizieren können, sollte die Planung möglichst transparent gestaltet werden. Der Projektleiter sollte den Projektplan also nicht als fertiges, festes Regel- und Vorgabenwerk präsentieren, sondern das Projektteam und die Geschäftsführung in die Planungen einbeziehen.  

Das bedeutet natürlich nicht, dass der Projektleiter jede Einzelheit im Vorfeld absprechen muss. Aber er sollte sich überlegen, wer an dem Projekt beteiligt ist und als unmittelbar Betroffener informiert werden muss und mit wem es erforderlich ist, sich vorab abzustimmen.

Es bringt nichts, wenn der Projektleiter ein Projektmitglied benennt und dieser Mitarbeiter seine Projektteilnahme zwar zusagt, sein Vorgesetzter aber nicht bereit ist, den Mitarbeiter in dem vom Projektleiter gewünschten Umfang freizustellen.  

Zudem sollte der Projektleiter bedenken, dass ein Projekt nicht nur vor Beginn geplant wird. Die wenigsten Projekte verlaufen strikt nach erdachtem Plan, so dass die Planungen üblicherweise mehrfach überarbeitet und angepasst werden müssen.  

Hilfreich ist es dann, wenn der Projektleiter von Anfang an berücksichtigt hat, welche Konsequenzen sich aus Planänderungen ergeben können.

 

Vor allem bei größeren Projekten hat es sich in der Praxis bewährt,
mit mehreren Plänen zu arbeiten: 

 

1.       Projektstrukturplan.

Der Projektstrukturplan kann sehr einfach gehalten werden. Er ist im Prinzip eine Art Zusammenfassung des Projekts und legt fest, worum es in dem Projekt geht und was im Wesentlichen erreicht werden soll. 

 

2.       Projektplan.  

Der Projektplan beschreibt das Projekt als Ganzes. Dabei benennt er die Aktivitäten, die durchgeführt werden sollen, und die dafür erforderlichen Kapazitäten. Außerdem legt er den Zeitplan fest, führt das Projektteam auf und beziffert die entstehenden Kosten.  

 

3.       Projektphasenplan.  

Ausgehend vom Projektplan wird das Projekt in einzelne Phasen aufgeteilt und für jede dieser Projektphasen wird ein eigener Plan erstellt. Ein solcher Projektphasenplan beschreibt die Aktivitäten in der Projektphase detailliert und nennt konkrete Termine.

Außerdem legt er fest, welches Arbeitsergebnis die jeweilige Phase beendet. Am Ende einer jeden Phase sollte dann ein Meeting stattfinden, in dem die bisherigen Fortschritte besprochen werden.  

Stimmen die erzielten Ergebnisse mit den Planungen überein, kann das Projekt in die nächste Phase übergehen. Ist dies nicht der Fall, muss der Projektphasenplan korrigiert und die Projektarbeit in dieser Phase fortgesetzt werden.  

Wichtig ist übrigens auch, das Ende des Projekts in die Planungen einzubeziehen. Viele Projekte enden zwar, wenn das angestrebte Ziel oder Endergebnis erreicht wurde. Einen ordentlichen Abschluss gibt es aber oft nicht, sondern die Projekte laufen mehr oder weniger stillschweigend aus. Ein Projekt und vor allem das Projektteam haben es jedoch verdient, dass die Projektarbeit richtig und geplant zu Ende gebracht wird. Hierzu gehört zum einen eine abschließende Überprüfung.  

Diese sollte sich nicht nur auf das letztlich erreichte Ergebnis konzentrieren und kontrollieren, ob die zu Beginn festgelegten Ziele wie geplant erreicht wurden. Stattdessen sollte der Projektverlauf im Ganzen gesehen und es sollte hinterfragt werden, wo und weshalb es Abweichungen gab, ob und welche zusätzlichen Ergebnisse erzielten wurden und wie die Zusammenarbeit des Projektteams verlief. 

Sein offizielles Ende sollte das Projekt dann in einer abschließenden Veranstaltung finden, die noch einmal die Möglichkeit gibt, alle Beteiligten zusammenzurufen und die Ergebnisse aufzuzeigen. 

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