Wir bieten hier aktuelle News zum Projektmanagement für Unternehmen, Startups, Behörden, Schulen, Unis, Freiberufler, Agenturen und jegliche Gewerbetreibende. Mehr zu Projektarbeiten, Planung, Methoden & Techniken, Software & Arbeitstechniken in unseren Projekt Blog.
Was ist der PDCA-Zyklus?
Das Qualitätsmanagement ist ein großes und wichtiges Thema in Unternehmen, aber auch bei Projekten. Ein Verfahren, das im Qualitätsmanagement zu den Standards gehört, ist der PDCA-Zyklus. Was es damit auf sich hat, erklären wir in diesem Beitrag.
Was ist der PDCA-Zyklus?
Der PDCA-Zyklus wurde ursprünglich vom US-amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart entwickelt. Als dreistufiger Prozess sollte der Zyklus zu einer verbesserten Qualitätssicherung beitragen.
Infos zum Projekt „Schule als Staat“
In Schulen finden regelmäßig Projektwochen statt. Dabei stellt sich jedes Mal aufs Neue die Frage, welche Projekte angeboten und umgesetzt werden sollen. Ein sehr spannendes Schulprojekt dabei ist die “Schule als Staat”. Doch obwohl es dieses Projekt schon seit mehreren Jahren gibt, haben viele Schulen bisher nur wenig oder noch gar nichts davon gehört. Also wird es Zeit, das zu ändern. Hier sind Infos zum Projekt “Schule als Staat“!
Infos und Tipps zum Umgang mit dem „Fast fertig“ -Status
Wenn ein Projektmitarbeiter gefragt wird, wie weit er mit einer bestimmten Aufgabe ist, lautet seine Antwort sehr oft: “Fast fertig!” Diese Antwort ist auch durchaus verständlich. Denn zu sagen, dass eine Aufgabe schon so gut wie erledigt ist, klingt einfach besser, als zu erklären, dass die Arbeit noch ganz am Anfang steht oder bestenfalls zur Hälfte getan ist.
Nur ist dieses “Fast Fertig” auch ziemlich tückisch. Tatsächlich wirkt diese Aussage nämlich viel positiver als sie ist. Die Betonung liegt schließlich nicht auf dem “Fertig”, sondern auf dem “Fast”. Aber wie geht der Projektleiter am besten mit diesem “Fast fertig” -Status um?
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Was ist ein Scope Creep? Teil 2
Im Zusammenhang mit Projekten fällt immer wieder auch der Begriff Scope Creep. Dahinter verbirgt sich kein neuartiges Phänomen mit einem neumodischen Namen. Vielmehr gibt es die Bezeichnung schon ziemlich lange. Und so ziemlich jeder, der an Projekten mitwirkt, dürfte mit dem Scope Creep schon Bekanntschaft gemacht haben. In einem zweiteiligen Beitrag schauen wir uns den Scope Creep deshalb einmal genauer an.
In Teil 1 haben wir erklärt, was ein Scope Creep ist, welche Folgen er haben kann und wann kein Scope Creep vorliegt. Kurz zusammengefasst ist es so: Ein Scope Creep ist ein schleichender Vorgang, der dazu führt, dass der Projektumfang immer weiter ausufert.
Was ist ein Scope Creep? Teil 1
Scope Creep klingt nach einem neumodischen Begriff, der wie viele andere englischsprachige Bezeichnungen plötzlich die Runde macht. Tatsächlich ist der Begriff aber gar nicht so neu. Und er beschreibt auch keine neuartige Erscheinung. Er steht vielmehr für ein Phänomen, das in sehr vielen Projekten auftaucht.
Fast jeder, der schon einmal an einem Projekt mitgewirkt hat, dürfte dem Scope Creep bereits begegnet sein. Was also verbirgt sich dahinter?
Wertschätzung als Faktor für Projekterfolge
“Nicht jeder kleinste Fortschritt verdient gleich großen Applaus.” oder “Gibt es keinen Anlass zu Kritik, ist das schon Lob genug.” – Solche und ähnliche Aussagen sind in Chefetagen immer wieder zu hören. Auf der anderen Seite stehen die Führungskräfte, die davon überzeugt sind, dass fehlende Wertschätzung und mangelnde Anerkennung von guten Leistungen die Motivation eines Projektteams gehörig ausbremsen können.
Die Begriffe Annerkennung und Wertschätzung werden oft in einem Atemzug genannt und mehr oder weniger synonym verwendet. Tatsächlich bedeuten sie aber nicht das Gleiche.
Anerkennung bezieht sich auf ein Verhalten oder eine Leistung. Jemand, der Gutes und Großes leistet, vieles richtig macht oder sich in einer bestimmten Situation besonders bewährt hat, wünscht sich, dass er dafür anerkannt und gelobt wird. Passiert das nicht, entsteht ein Gefühl von fehlender Beachtung und Zuwendung. Die Person wird zunehmend unzufrieden, zieht sich zurück, Engagement und Motivation lassen nach. Warum sollte sich die Person auch einbringen und ihr Bestmögliches geben, wenn die Leistung ohnehin nicht anerkannt wird?
In diesem Zusammenhang spielt aber auch eine Rolle, von wem das Lob kommt. Generell wirkt Anerkennung dann, wenn sie von jemandem entgegengebracht wird, der eine Bedeutung für die Person hat. Ein aufrichtiges Lob vom Projektleiter wiegt meist schwerer als anerkennende Worte von einem Kollegen oder einem externen Coach.
Mit Lob und Anerkennung ist es aber noch nicht getan. Und an dieser Stelle kommt die Wertschätzung ins Spiel. Wertschätzung bezieht sich nicht auf eine Leistung oder ein Verhalten, sondern ist vielmehr eine grundsätzliche Haltung.
Jemanden wertzuschätzen bedeutet, ihn als den Menschen zu akzeptieren, der er ist. Das beinhaltet auch, zuzugestehen, dass die Person Ecken und Kanten hat, an einigen Stellen Schwächen und Defizite aufweist oder auch einmal einen Fehler macht. Offenheit, Respekt, Toleranz und Vertrauen schaffen die Basis für einen wertschätzenden Umgang miteinander.
Um den Unterschied zwischen Anerkennung und Wertschätzung zu verdeutlichen, noch ein Beispiel: Angenommen, ein Kind hat für eine Klassenarbeit fleißig gelernt und bringt nun eine gute Note nach Hause. Für diese Leistung wünscht es sich Anerkennung. Das Kind möchte, dass seine Eltern das Engagement sehen und es dafür loben.
Übrigens ist das Lob der Eltern für das Kind mehr wert als das Lob des Lehrers. Wertschätzung wünscht sich das Kind zwar auch. Aber nicht für die gute Note, sondern im Allgemeinen. Das Kind möchte, dass sich seine Eltern interessieren, es ernst nehmen und unterstützen. Und vor allem, dass die Eltern das Kind auch dann lieb haben, wenn es keine gute Note nach Hause bringt.
Wertschätzung als Faktor für Projekterfolge
Für eine erfolgreiche Projektarbeit ist Wertschätzung ein entscheidender Faktor. Denn Wertschätzung und Motivation hängen eng miteinander zusammen. Nur wenn sich die Mitglieder des Projektteams wertgeschätzt fühlen, werden sie bereit sein, sich einzubringen und sich motiviert und engagiert an die Arbeit zu machen.
Für den Projektleiter bedeutet das, dass er die Standpunkte, die Wertvorstellungen und auch die Bedenken seiner Teammitglieder ernst nehmen, sich dafür interessieren und versuchen sollte, sie nachzuvollziehen. Und das unabhängig von der eigenen Meinung. Am Ende geht es also darum, den Teammitgliedern offen und respektvoll zu begegnen.
In der Projektarbeit selbst schafft der Projektleiter die Rahmenbedingungen für ein wertschätzendes Miteinander, indem er
Ganz buchstäblich beinhaltet das Wort Wertschätzung, Werte zu schätzen. Werte sind so etwas wie die inneren Bewerbungsmaßstäbe eines Menschen. Sie gehören zur Identität und zum Selbstbild, formen die eigenen Ansichten, schaffen Ziele und motivieren.
Werte beantworten letztlich die Frage, was einer Person wirklich wichtig ist und worauf sie wert legt. Sich mit den eigenen Werten auseinanderzusetzen und sie zu hinterfragen, hilft dabei, die Wertvorstellungen anderer zu verstehen und zu würdigen. Dieses Verständnis wiederum fördert eine erfolgreiche Teamarbeit.
Der Projektleiter sollte deshalb herausfinden, welche Werte seine Teammitglieder antreiben.
Das gelingt durch Fragen wie zum Beispiel:
Projekte sollen Probleme lösen, Neuerungen auf den Weg bringen, Abläufe optimieren oder Veränderungen hervorrufen. Im Kern geht es oft darum, etwas Altes, Bestehendes durch etwas Neues zu ersetzen. Dabei gibt es in einem Projektteam so gut wie immer Befürworter, Kritiker und Teammitglieder, die sich mit Neuerungen generell erst einmal sehr schwertun.
Das Problem an der ganzen Sache ist aber oft gar nicht das Neue an sich. Es geht eher darum, dass das Gefühl entsteht, dass das Alte nicht wertgeschätzt wird. Um auch die Kritiker und Skeptiker ins Boot zu holen, ist deshalb wichtig, dass der Projektleiter das Bestehende nicht abwertet. Tatsächlich wäre das auch der falsche Ansatz.
Denn das, was jetzt verändert werden soll, hat auch seine gute Seiten, war seinerzeit sinnvoll und hat sich bis hierhin bewährt. Hätte es dieses Alte nicht gegeben, wäre jetzt kein Ansatzpunkt für etwas Neues vorhanden. Der Projektleiter sollte also den Blick auf das Positive lenken und vermitteln, dass das Projekt hier anknüpft, um nun den nächsten Schritt zu gehen.
Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:
Thema: Wertschätzung als Faktor für Projekterfolge
5 Fehler bei Reden, die die Aufmerksamkeit der Zuhörer kosten
Ob vor der Geschäftsleitung, den Auftraggebern oder dem künftigen Team und ob am Anfang, während des Verlaufs, gegen Ende oder zum Abschluss: Reden gehören bei Projekten regelmäßig dazu. Dabei ist es oft schon für den Redner nicht ganz leicht, vor sein Publikum zu treten. Denn nicht jeder ist ein begnadeter Rhetoriker und im Tagesgeschäft fehlt mitunter einfach die Zeit, um sich umfangreich auf die Präsentation vorzubereiten.
Und auch das Publikum ist nicht immer begeistert, wenn schon wieder ein Meeting im Terminkalender untergebracht werden muss.
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Infos zum CSR-Reporting
Seit dem 1. Januar 2019 ist das Richtlinien-Umsetzungsgesetz zum CSR-Reporting in Kraft. Demnach müssen alle Unternehmen, die mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigen, einen sogenannten nichtfinanziellen Bericht veröffentlichen. Doch es geht nicht um den Bericht als solches. Entscheidend ist vielmehr, dass die CSR zu einem Projekt wird, das in der Unternehmenskultur verankert, umgesetzt und sowohl nach innen als auch nach außen gelebt wird.
9 Gründe, warum Projekte nicht laufen
“Das Projekt läuft super. Wir sind voll im Plan und das Team passt.” Solche Aussagen sind eher die Ausnahme. Viel häufiger beklagen sich Projektverantwortliche. Etwa darüber, dass es nur mühsam vorangeht und ständig neue Stolpersteine auftauchen. Oder dass die Teammitglieder nicht richtig mitarbeiten und ihnen die notwendige Motivation fehlt.
Und dass es generell sehr schwer ist, die Arbeit in diesem Projekt vernünftig zu organisieren und zu managen.
Projekttermine einhalten: 7 simple Tipps
“Zeit ist Geld.” – Diese Redewendung wird oft bemüht. Doch im Projektmanagement hat sie eine große Bedeutung. Denn zu einem erfolgreichen Projekt gehört nicht nur, dass die definierten Ziele erreicht werden.
Genauso wichtig ist, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Der Zeitplan bei einem Projekt ist deshalb in aller Regel recht knapp bemessen. Und wenn bei straff geplanten Projektabläufen etwas Unerwartetes passiert, kann schnell das ganze Vorhaben ins Wanken geraten. Umso wichtiger ist deshalb, frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Projekttermine einhalten: 7 simple Tipps
Angenommen, ein Unternehmen hat sich einen attraktiven Auftrag gesichert. Die Verträge sind unterschrieben, die Rahmenbedingungen für das Projekt geklärt und der Projektplan aufgestellt. Das Projekt läuft an und die Mitglieder des Projektteams machen sich an die Arbeit, um die vereinbarten Leistungen termingerecht liefern zu können.