Warum To Do-Listen oft nicht richtig funktionieren

Warum To Do-Listen oft nicht richtig funktionieren

Vermutlich hat jeder schon einmal eine To Do-Liste geschrieben. Schließlich ist es praktisch, wenn die anstehenden Aufgaben übersichtlich aufgeführt und die einzelnen Punkte dann nach und nach abgehakt werden können. Die Liste stellt sicher, dass nichts in Vergessenheit gerät.

Warum To Do-Listen oft nicht richtig funktionieren

Außerdem hilft sie bei der Planung und der Zeiteinteilung. Und es ist ein tolles Gefühl, wenn die Liste abgearbeitet ist und weggelegt werden kann.

Doch was in der Theorie gut und einfach klingt, gestaltet sich in der Praxis oft ganz schön schwierig. Denn manchmal führt allein schon der Anblick der langen Aufgabenliste zu einer Art Schockstarre, die jede Motivation raubt.

In anderen Fällen scheint die Liste ein Eigenleben zu entwickeln und sich, statt kürzer zu werden, um immer mehr Punkte zu verlängern. Genauso kommt es vor, dass nach einem langen und arbeitsintensiven Tag so gut wie nichts von der Liste erledigt ist und die To Do-Liste zu einem Endlos-Projekt zu werden scheint.

Damit stellt sich die Frage, warum To Do-Listen oft nicht richtig funktionieren.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

  1. Lange Listen können überfordern.

Es passiert recht oft, dass eine übervolle Aufgabenliste regelrecht lähmt. Das liegt zum einen daran, dass es dem Menschen schwerfällt, mehr als sieben bis acht Elemente auf einmal zu erfassen und zu verarbeiten.

Zum anderen kommt bei einem großen Aufgabenberg schnell der zweifelnde Gedanke auf, wie das alles zu schaffen sein soll. Manchmal macht sich auch Frust breit, weil der Listenschreiber davon ausgeht, dass er sowieso nicht fertig wird. Die Motivation, die Aufgaben anzugehen, ist damit weg.

In der Folge fühlt sich der Listenschreiber überfordert und legt die Liste beiseite. Oder er ist raffiniert und pickt sich die Aufgaben heraus, die heute oder morgen fällig sind. Doch das führt gleich zum nächsten Problem.

  1. Plötzlich häufen sich die Aufgaben.

Oft wird eine ganze Reihe an Punkten auf der To Do-Liste abgehakt. Das führt zu einer gewissen Zufriedenheit, denn der Listenschreiber hat das angenehme Gefühl, gut im Zeitplan zu sein.

Doch schon wenige Tage später wird er plötzlich von einer Welle neuer Aufgaben überrollt. Vor allem bei To Do-Listen, die elektronisch geführt werden und bei denen es zu jedem Punkt ein Fälligkeitsdatum gibt, ist das oft der Fall.

Die Ursache dafür ist, dass einige Fälligkeitsdaten gerne auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Allerdings sammeln sie sich dort unbemerkt an und wenn der Termin näher rückt, taucht plötzlich eine ganze Menge an Punkten auf.

Überhaupt ist die Sache mit dem richtigen Fälligkeitsdatum nicht ganz einfach.

Denn hier stellt sich die Frage, welches Datum eigentlich vermerkt werden sollte:

Das Datum, an dem die jeweilige Aufgabe begonnen werden muss, um rechtzeitig fertig zu werden? Oder das Datum, an dem die Arbeit erledigt sein soll?

Um zu vermeiden, dass die ganze To Do-Liste ständig überprüft werden muss, macht es Sinn, die Startpunkte für die anstehenden Aufgaben einzutragen.

Das setzt allerdings voraus, dass der Listenschreiber realistisch einschätzen kann, wie lange er brauchen wird. Und genau darin liegt die nächste Schwierigkeit.

  1. Der Aufwand wird falsch eingeschätzt.

Viele Menschen tun sich schwer damit, richtig einzuschätzen, wie arbeits- und zeitintensiv eine Aufgabe wirklich ist. Sie planen ziemlich optimistisch und wundern sich später, warum alles viel länger dauert als gedacht.

Wenn sich abends herausstellt, dass die To Do-Liste kaum kürzer wurde und am nächsten Tag ja gleich wieder neue Aufgaben dazukommen, ist der Frust vorprogrammiert.

Deshalb wählt so mancher Listenschreiber eine clevere Taktik: Um das gute Gefühl zu haben, ein ganzes Stück vorwärtsgekommen zu sein, nimmt er sich die Aufgaben vor, die schnell und einfach erledigt sind. Auf diese Weise kann er am Ende des Tages einige Punkte abhaken. Nur bringt das den nächsten Stolperstein mit sich.

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  1. To Do-Listen verleiten dazu, die Prioritäten falsch zu setzen.

Eine To Do-Liste führt alle Aufgaben und Arbeiten auf, die anstehen. Sie unterscheidet nicht nach der Wichtigkeit. Genau das kann den Listenschreiber aber dazu verleiten, unwichtige Kleinigkeiten den wirklich wichtigen Aufgaben vorzuziehen.

Angenommen, auf der To Do-Liste für den heutigen Tag stehen folgende Punkte:

  • Mülleimer leeren

  • Briefablage durchsortieren

  • Standard-E-Mails an Kunden verschicken

  • ausführlichen Projektbericht schreiben

  • Einladungen zum nächsten Meeting versenden

  • Tisch fürs morgige Abendessen reservieren

  • Büromaterial bestellen

Mit großer Wahrscheinlichkeit wird sich der Listenschreiber den Punkten widmen, die schnell erledigt sind und wenig Energie kosten.

Denn wenn er den Mülleimer geleert, im Restaurant angerufen und die standardisierten Vorlagen an Kunden, Kollegen und den Büromaterial-Lieferanten losgeschickt hat, kann er gleich hintere mehrere Punkte auf der Liste ein Häkchen setzen. Das verschafft ein gutes Gefühl.

Andersherum hält sich die Zufriedenheit in Grenzen, wenn der Projektbericht zwar fertig ist, die anderen Aufgaben aber nicht. Denn auch wenn der Projektbericht die wichtigste Aufgabe war, ist so eben nur ein Häkchen auf der Liste.

  1. Fast fertige Aufgaben können zum Problem werden.

Einige Aufgaben sind im Prinzip schon so gut wie fertig. Es fehlt nur noch eine winzige Kleinigkeit, bis sie endgültig erledigt sind. Das kann zum Beispiel eine Angabe sein, die noch eingetragen werden muss, eine kleine Nachbesserung, die Rückmeldung eines Kollegen oder das Okay des Chefs.

Mit Blick auf die To Do-Liste gibt es zwei Möglichkeiten für den Umgang mit solchen fast fertigen Aufgaben. Die erste Variante ist, den jeweiligen Punkt solange offen zu lassen, bis er wirklich abgehakt werden kann.

Bleibt es bei zwei, drei Punkten, ist das kein Problem. Doch wenn sich zu viele Aufgaben im Warte-Status befinden, wird die Liste schnell unübersichtlich. Außerdem ist es nicht gut für die Motivation, wenn sich ewig nichts tut.

Die zweite Möglichkeit ist, die Aufgaben abzuhaken, obwohl sie noch nicht ganz fertig sind. Schließlich kann der fehlende Handgriff zwischendurch nachgeholt werden. Blöd ist nur, wenn die Aufgaben dann in Vergessenheit geraten und letztlich nie beendet werden.

  1. Eine To Do-Liste ist ein Endlos-Projekt.

Wer eine To Do-Liste erstellt, hat das Ziel, die Liste komplett abzuarbeiten. Doch wenn das geschafft ist, hält die Freude oft nicht sehr lange an.

Denn kaum ist eine Liste fertig, entsteht auch schon die nächste. Oder eine To Do-Liste wird erst gar nicht fertig, weil an die Stelle der erledigten Aufgaben gleich wieder neue Arbeiten rücken.

Wichtig ist deshalb, sich diesen Kreislauf bewusst zu machen. Wer auf To Do-Listen als Instrument setzt, muss also wissen, dass sie ihn ständig begleiten werden. Das muss natürlich kein Gegenargument sein. To Do-Listen können sehr wohl eine gute Lösung sein.

Immerhin gibt es genug Menschen, die erfolgreich damit arbeiten. Nur sollte der Listenschreiber eben auch die Nachteile kennen und Maßnahmen ergreifen, um nicht in die genannten Fallen zu tappen.

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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