Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 4. Teil

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 4. Teil

Die Grundlage für das Lean Management ist die Idee, die Qualität zu erhöhen und Überflüssiges wegzulassen, um auf diese Weise einen Mehrwert für den Kunden zu erzielen. Der Ansatz, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, ist nicht neu.

Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 4. Teil

Und auch die Absicht von schlankeren Prozessen und optimierten Abläufen ist ein alter Hut. Nur klingt das Ganze eben chicer und moderner, wenn vom Lean Management die Rede ist.

Der Lean-Ansatz kommt auch im Projektmanagement immer mehr zum Tragen. Deshalb haben wir eine kleine Beitragsreihe mit Grundlagenwissen zum Lean Project Management zusammengestellt. Darin ging es nach einer kurzen Einführung um die fünf Grundprinzipien und die Strategien des Ansatzes.

Jetzt, im 4. und letzten Teil, schauen wir uns die Methoden und Instrumente an, auf die das Lean Project Management zurückgreifen kann:

Methoden und Instrumente beim Lean Project Management

Die Prinzipien und Strategien, die der Lean-Ansatz nutzt, liefern erste Anhaltspunkte für die praktische Umsetzung. Allerdings sind sie recht allgemein gehalten, so dass sich nur bedingt konkrete Handlungsempfehlungen daraus ableiten lassen.

Tatsächlich ist es so, dass das Lean Project Management auf eine Vielzahl von Methoden und Instrumenten zurückgreifen kann. Viele davon sind altbewährte Werkzeuge aus dem klassischen Projektmanagement, andere Tools entstammen dem Six Sigma-Konzept.

Der große Haken an der ganzen Sache ist aber, dass ein Projekt nicht allein und automatisch dadurch lean wird, dass gewisse Methoden oder Instrumente zum Einsatz kommen.

Außerdem gibt es kein allgemeingültiges Muster oder grundlegendes Schema, das bei jedem Projekt angewendet werden kann. Stattdessen hängt die Umsetzung vom Lean Project Management immer vom jeweiligen Projekt und den Personen ab, die daran beteiligt sind.

Methoden bei der Definition des Projekts

In der ersten Projektphase geht es darum, die Rahmenbedingungen für das Projekt abzustecken und das Projekt auf den Weg zu bringen. Die Ausgangssituation und die Ziele werden analysiert, die Vorgaben beleuchtet und Ideen zusammengetragen.

Methoden, die in dieser Phase zum Einsatz kommen, sind zum Beispiel:

  • Projekt Charter: Der Projektauftrag wird formuliert und übersichtlich zusammengefasst.

  • Analysen von Ursachen und Wirkungen, technischen Aspekten und Gründen für das Projekt

  • Pareto Diagramme zum Ermitteln der Faktoren, die die größten Werte schaffen

  • Brainstorming, bei dem Ideen, Ziele, Chancen und Risiken zusammengetragen werden

Instrumente bei der Projektplanung

In der Planungsphase nimmt das Projekt allmählich Gestalt an. Das Ziel ist, die Projektinhalte umfassend und detailliert zu durchleuchten, um auf diese Weise die notwendigen Schritte und Abläufe definieren zu können.

Das Lean Project Management kann dabei unter anderem auf folgende Instrumente zurückgreifen:

  • Wertstromanalyse (Value Stream Map): Durch diese Analyse sollen einerseits die Abläufe optimiert und andererseits die Aktivitäten aufgespürt werden, die keine Werte erzeugen.

  • DFMEA und PFMEA (Design- und Process-FMEA): Dieses Instrument soll Fehler reduzieren oder komplett vermeiden, indem mögliche Fehlerquellen ermittelt und deren Folgen analysiert werden.

  • inhaltliche Überprüfung der Projektaktivitäten und Ermitteln von Lösungsansätzen durch Beantworten der W-Fragen

  • Engpasstheorie (Theory of Constraints): Dieses Tool betrachtet das Projekt im Ganzen und legt fest, welche geplanten und laufenden Projekte welche Priorität haben.

Diese technischen Methoden werden durch Maßnahmen ergänzt, die das Wissen und Können der Mitglieder des Projektteams in den Mittelpunkt rücken.

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Dazu gehören einerseits Gespräche und Umfragen, die das vorhandene Fachwissen ermitteln und Ideen zusammentragen. Andererseits werden Maßnahmen ergriffen, die den Teamgeist fördern und stärken sollen.

Werkzeuge während der Umsetzung des Projekts

In dieser Phase stehen die Methoden und Instrumente im Vordergrund, die dazu beitragen, dass das Projekt strukturiert, wie geplant und letztlich erfolgreich durchgeführt werden kann.

Ein paar Beispiele sind:

  • Fluss (Flow): Die Abläufe werden optimiert, um unnötige Aktivitäten zu streichen und die Durchlaufzeiten möglichst kurz zu halten.

  • Reaktion (Pull): Anpassen der Abläufe als Reaktion auf das Feedback oder den Bedarf des Auftraggebers und der Kunden

  • Kontrollpläne, durch die die definierten Abläufe überprüft und dokumentiert werden

  • Varianzanalyse: Auswerten des Projekts in Form von Statistiken

  • Balanced Scorecard: ganzheitliche Betrachtung des Projekts aus verschiedenen Blickwinkeln

  • Arbeitsplatzorganisation nach dem 5 S-Prinzip, um Einbußen durch suboptimale Arbeitsplätze zu vermeiden

Was das Projektteam angeht, liegt der Fokus auf der Information, der Kommunikation und der Motivation der Mitglieder.

Neben einer offenen Kommunikation ist hier wichtig, dass regelmäßige Meetings stattfinden, bei denen Infos ausgetauscht und Entscheidungen getroffen werden.

Hilfreich ist, wenn die Hierarchieebenen dabei ausgeblendet werden. Dadurch entsteht nämlich die Grundlage für ein ehrliches und ungefiltertes Feedback.

Tools zum Abschluss des Projekts

Ist das Projekt abgeschlossen, ist damit kein Endpunkt erreicht. Statt das Projekt zu den Akten zu legen, gilt es, das erworbene Wissen zu sichern und offen gebliebene Punkte festzuhalten.

Die Erkenntnisse können genutzt werden, um sie in künftige Projekte einfließen zu lassen. Außerdem können Maßnahmen abgeleitet werden, die die Abläufe in Zukunft noch weiter optimieren.

Zudem darf die Teamleistung nicht in Vergessenheit geraten. Der Projektleiter sollte den Einsatz des Teams anerkennen und wertschätzen. Das fördert die Motivation und stellt die Weichen dafür, dass die Mitglieder auch beim nächsten Projekt wieder bereit sind, aktiv und engagiert mitzuwirken.

Ein Fazit zum Lean Projekt Management

Lean Project Management bedeutet nicht, dass die ungeliebten Aufgaben und Abläufe einfach weggestrichen werden.

Ganz im Gegenteil macht das Lean Project Management gerade notwendig, gut zu planen und strukturiert vorzugehen. Denn nur so können die Faktoren aufgespürt werden, die keine Werte erzeugen und nicht zu einer besseren Qualität beitragen.

Unterm Strich ist das Lean Project Management keine Projektmanagementmethode, die für sich alleine steht und festen Standards folgt. Es handelt sich vielmehr um eine Denkweise, die auf den Kunden, eine bessere Qualität, effektivere Abläufe und das Vermeiden von Überflüssigem ausgelegt ist.

Das übergeordnete Ziel ist, in einer von Respekt geprägten Umgebung echte Mehrwerte zu schaffen. Doch das gelingt nicht mit einem festen Standard-Schema.

Vielmehr muss der Projektleiter bei jedem einzelnen Projekt entscheiden, wie er die Ziele erreichen kann. Damit ist das Lean Project Management im Prinzip nur die Optimierung eines guten Projektmanagements.

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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