Grundlagenwissen zum Lean Project Management, 2. Teil
Das Lean Management möchte Werte für den Kunden schaffen, indem es die Qualität erhöht und unnötigen Ballast streicht. Diese Idee ist nicht neu. Aber durch die Bezeichnung Lean Management klingt der Ansatz einfach moderner.
Jedenfalls spielt Lean auch im Projektmanagement zunehmend eine Rolle. Grund genug, eine Beitragsreihe mit Grundlagenwissen zum Lean Project Management zu starten.
Dabei ging es im 1. Teil mit einer Art Einführung in das Thema los. Konkret haben wir uns die Grundidee und die wesentlichen Ziele vom Lean Project Management angeschaut.
Jetzt, im 2. Teil, kümmern wir uns um die fünf Prinzipien, auf denen der Lean-Ansatz basiert:
Die fünf Prinzipien vom Lean Management
Grundsätzlich stellt der Lean-Ansatz den Kunden in den Mittelpunkt. Die Aufmerksamkeit richtet sich auf die Aspekte, die für den Kunden eine Rolle spielen. Das können Produkte, Dienstleistungen, Produkteigenschaften und ähnliche Dinge sein.
Das übergeordnete Ziel ist, möglichst perfekte Ergebnisse zu erzielen und dabei so wenige Ressourcen wie möglich zu verschwenden.
Um dieses Ziel zu erreichen, bilden fünf Prinzipien die Grundlage. Gut zu wissen ist, dass das Lean Management ursprünglich aus produzierenden Unternehmen kommt, bei denen es darum geht, die Produktionsabläufe und die Durchlaufzeiten zu optimieren.
Vor diesem Hintergrund sind die Ansätze vielleicht am besten nachzuvollziehen.
Aber schauen wir uns die fünf Prinzipien einmal näher an:
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Die Kunden und deren Werte definieren (Value)
Zunächst muss erarbeitet werden, welche Aktivitäten und Maßnahmen im Unternehmen tatsächlich zu echten Mehrwerten für die Kunden führen.
Nimmt das Unternehmen dafür die Sichtweise der Kunden ein, kann es die Aktivitäten aufspüren, die Werte schöpfen. Gleichzeitig stellt es fest, welche Maßnahmen überflüssig sind. Diese kann es im Idealfall streichen.
Im Kern geht es also darum, herauszufinden, was die Qualität der Produkte erhöht und was nicht und wofür der Kunde bereit ist, Geld zu bezahlen.
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Den Wertstrom identifizieren (Value Stream)
Im zweiten Schritt wird der gesamte Ablauf, durch den Werte für die Kunden geschaffen werden, nachvollzogen. Dabei werden sämtliche Aktivitäten und alle Organisationseinheiten betrachtet.
Während im ersten Schritt erarbeitet wurde, welche Werte für die Kunden entstehen, wird jetzt also definiert, wie diese Werte entstehen.
Dazu identifiziert das Unternehmen alle Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette, geht sämtliche Produktionsschritte durch und überprüft, welche Unternehmensteile woran beteiligt sind.
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Durch Vermeiden von Ballast einen Fluss in Gang setzen (Flow)
Vor allem wenn der Wertstrom zum ersten Mal untersucht wird, kommen so gut wie immer diverse Aktivitäten und Maßnahmen ans Licht, die weder das Endergebnis verbessern noch einen Mehrwert für die Kunden schaffen.
Lässt das Unternehmen diese Aktivitäten gezielt weg, erzeugt es einen Fluss, der Ressourcen spart, Wartezeiten vermeidet und überflüssige Unterbrechungen verzögert.
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Auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren (Pull)
Es macht wenig Sinn, Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, herzustellen und anzubieten, die die Kunden weder brauchen noch haben wollen. Das vierte Prinzip des Lean Managements möchte deshalb
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die Bedürfnisse der Kunden verstehen und
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Prozesse entwickeln, die den Kundenbedürfnissen gerecht werden.
Im Ergebnis sollten nur solche Dinge produziert werden, die die Kunden wirklich möchten. Auf diese Weise steigt nämlich der Mehrwert (1. Prinzip) und Verschwendung wird vermieden (3. Prinzip).
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Nach Perfektion streben (Perfection)
Die Lean-Ansätze im Unternehmen zu verankern, ist aufwändig und geht oft mit massiven Veränderungen der Abläufe einher. Das Ziel, die Aktivitäten so auszugestalten, dass sie ausschließlich Mehrwerte für die Kunden schaffen und keine Ressourcen verschwenden, lässt sich nicht von jetzt auf nachher erreichen.
Vielmehr sind dafür meist umfangreiche Change-Projekte notwendig. Aus diesem Grund werden die vier vorhergehenden Schritte immer wieder durchlaufen.
Die fünf Prinzipien übertragen auf das Lean Project Management
Die Prinzipien des Lean Managements können gut auf Projekte übertragen werden. Auch hier ist die Grundidee, das Projekt auf den Kunden auszurichten und möglichst reibungslos durchzuführen, ohne dabei unnötig Ressourcen zu verschwenden.
Die Schritte dazu sehen so aus:
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Die Werte für das Projekt definieren
Auch im Lean Project Management geht es letztlich darum, die Werte zu definieren, die der Auftraggeber will und für die er bezahlen wird. Voraussetzung dafür ist, das Projekt in kleine Teilbereiche aufzuschlüsseln.
Meist erfolgt das, indem ein Projektstrukturplan erstellt wird. Dieser Plan schafft die Grundlage dafür, dass die Teilbereiche und Aktivitäten aufgespürt werden können, die zu einer Wertschöpfung führen.
Die entscheidenden Fragen an dieser Stelle sind:
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Wieso sollte das Projekt durchgeführt werden?
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Welche Mehrwerte schafft das Projekt für den Auftraggeber und welche für das Unternehmen?
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Welche Teilbereiche des Projekts erzeugen Mehrwerte und welche nicht?
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Den Wertstrom identifizieren
Sind die Werte definiert, muss analysiert werden, welche Schritte auf dem Weg von der Projektidee bis zum endgültigen Projektergebnis notwendig sind.
Dabei geht es aber weniger darum, die konkreten Maßnahmen und Abläufe zu ermitteln. Der Fokus liegt eher auf den Beteiligten, den Ressourcen und dem Projektumfeld.
Es gilt also zu klären:
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Welche Ressourcen müssen für ein erfolgreiches Projekt eingesetzt werden?
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Welche Unternehmensbereiche und externen Partner sind am Projekt beteiligt?
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Welche Schritte sind notwendig, damit das Projekt umgesetzt werden kann?
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Den Fluss erzeugen und Verschwendung vermeiden
Das Lean Project Management will sich auf die Projektaktivitäten beschränken, die Mehrwerte erzeugen. Gleichzeitig sollen die einzelnen Abläufe störungsfrei und ohne unnötigen Ballast umgesetzt werden. Dazu werden die einzelnen Aufgaben übersichtlich dargestellt und messbar ausgestaltet.
Dadurch soll erreicht werden, dass die Mitglieder des Projektteams jeweils mit den Aufgaben betraut werden, die ihnen besonders liegen. Denn so kann das Potenzial optimal ausgeschöpft werden.
Es geht daher um folgende Punkte:
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Welche Aktivitäten sind überflüssig und können gestrichen werden?
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Wie muss der Ablauf aussehen, damit das angestrebte Projektziel ohne Störungen erreicht werden kann?
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Worin liegen die Stärken und Schwächen der Teammitglieder?
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Wie können die Mitglieder des Projektteams mit Blick auf ihre Stärken möglichst sinnvoll eingesetzt werden?
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Auf die Bedürfnisse des Auftraggebers eingehen
Ist der Fluss entstanden, wird der Auftraggeber wieder mit eingebunden. Er entscheidet mit, worauf es mit Blick auf das angestrebte Projektziel ankommt.
Auch hier geht es wieder darum, unnötige Aktivitäten zu vermeiden. Das soll erreicht werden, indem alle Beteiligten die beabsichtigten Ergebnisse absegnen.
Die entscheidenden Fragen sind:
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Gibt es einen klaren Projektauftrag, der mit allen Beteiligten abgestimmt wurde?
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Gibt es Maßnahmen, die schon durchgeführt wurden und deshalb jetzt weggelassen werden können?
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Perfekte Projektergebnisse anstreben
Der perfekte Status ist erreicht, wenn nur noch die beabsichtigten Projektergebnisse erzeugt und gleichzeitig alle unnötigen Maßnahmen weggelassen werden. Um zu diesem Ziel zu kommen, werden die ersten vier Prinzipien fortlaufend wiederholt.
Das Lean Project Management legt dabei die Aufmerksamkeit auf das Projektteam. Es geht nämlich weniger darum, die Aufgaben rein zu delegieren. Vielmehr ist das Ziel, dass die Teammitglieder eigenverantwortlich und selbstständig arbeiten.
Die Fragen dazu lauten:
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Welche Maßnahmen helfen dabei, noch mehr Wert (Value) zu schaffen?
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Auf welche Aktivitäten kann zusätzlich verzichtet werden?
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Arbeiten die Projektteams eigenverantwortlich?
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Ist gewährleistet, dass die Projektteams aus Fehlern lernen können?
Um die fünf Prinzipien umzusetzen, greift das Lean Project Management auf verschiedene Strategien zurück. Diese nehmen wir uns im 3. Teil vor.
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