10 Schritte für die Planung der Projektkosten

10 Schritte für die Planung der Projektkosten

Wenn ein neues Projekt ansteht, lässt die Frage nach den Kosten nicht lange auf sich warten. Doch die Aufstellung eines Kostenplans treibt so manchem Projektleiter den Schweiß auf die Stirn. Wie sollen die Ausgaben für etwas geschätzt werden, was noch gar keine konkreten Formen hat? Und was, wenn es am Ende doch ein ganzes Stück teurer wird als zunächst gedacht?

10 Schritte für die Planung der Projektkosten

Bei einem Projektbudget geht es nicht nur rein um nackte Zahlen. Vielmehr müssen verschiedene Faktoren beachtet werden. Ein Patentrezept für das Erstellen eines Kostenplans, das bei jedem Projekt funktioniert, gibt es nicht. Aber es gibt ein Schema, an dem sich der Projektleiter orientieren kann.

Hier sind zehn Schritte für die Planung der Projektkosten!:

  1. Schritt: Vage Ansätze konkretisieren

Zunächst sollte sich der Projektleiter mit der grundlegenden Projektidee auseinandersetzen und auf den Punkt bringen, warum das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll. Vor allem in den sehr frühen Phasen ist wichtig, dass vage Ideen zu konkreten Lösungsansätzen weiterentwickelt werden:

  • Was ist das Ziel?

  • Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?

  • Wie viel Zeit steht zur Verfügung?

Lässt der Projektleiter diesen Schritt aus, läuft er Gefahr, dass er am eigentlichen Ziel vorbeiplant und die Arbeit am Ende umsonst war.

  1. Schritt: Teilaspekte identifizieren

Ist ein brauchbarer Lösungsansatz erarbeitet, wird es Zeit, ihn in seine Einzelteile zu zerlegen:

  • Welche einzelnen Elemente müssen geliefert sein, wenn das Projekt abgeschlossen wird?

  • Was wird notwendig sein, um die Einzelergebnisse zu erreichen?

  • Welche Kosten wird jedes Element ungefähr verursachen?

Nach diesem Schritt hat der Projektleiter eine Liste mit den Teilaspekten des Projekts und den jeweils dazugehörigen, grob geschätzten Kosten vor sich. Zählt er die einzelnen Posten zusammen, hat er einen ersten Anhaltspunkt für das ungefähre Projektbudget.

  1. Schritt: Ins Detail gehen

Nach der ersten groben Schätzung sollte sich der Projektleiter die Details des Projekts näher anschauen:

  • Wer ist der Auftraggeber und welche Erwartungen hat er?

  • Wer gehört zum Projektteam und wie erfahren sind die Teammitglieder?

  • Gibt es eine Vorgeschichte zu dem Projekt?

Verschafft sich der Projektleiter Klarheit über die Erwartungen, Anforderungen, Kompetenzen und Erfahrungswerte aller Beteiligten, wird es für ihn einfacher, die Kosten realistisch einzuschätzen.

  1. Schritt: Rücksprache halten

Natürlich kann der Projektleiter den Kostenplan alleine auf die Beine stellen. Allerdings ist das oft nicht unbedingt ratsam. Besser ist, wenn der Projektleiter Erkundigungen bei seinem Team einholt:

  • Wie können die einzelnen Projektschritte am besten umgesetzt werden?

  • Wie lange werden die Schritte vermutlich dauern und welche Ressourcen werden erfahrungsgemäß notwendig sein?

  • Aufgrund welcher Faktoren und Annahmen kommen die abgegebenen Schätzungen zustande?

Je mehr Erfahrungswerte der Beteiligten zusammenfließen, desto genauer können die Kosten geschätzt werden.

  1. Schritt: Puffer einplanen

Kaum ein Projekt verläuft genau nach Plan. Damit unerwartete Kosten den Projekterfolg nicht gefährden oder gar das ganze Projekt aus der Bahn werfen, sollte der Projektleiter

  • einen Risiko-Puffer einplanen.

  • berücksichtigen, welche Folgen es haben würde, wenn sich der Projektplan ändert.

  • verschiedene Szenarien durchspielen und dafür grobe Pläne erstellen.

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Natürlich muss es nicht passieren, dass ein von Anfang an eingeplanter Puffer auch wirklich voll ausgeschöpft wird. Aber es ist besser, mit mehr Spielraum in einer angemessenen Höhe zu rechnen, als im Nachhinein mühsam nachjustieren oder an anderen Stellen Abstriche machen zu müssen.

  1. Schritt: planen und schätzen

Es ist nicht möglich, das komplette Projekt haargenau zu planen. Deshalb sollte der Projektleiter nur die Bestandteile, die klar, konkret und verlässlich kalkulierbar sind, genau planen.

Für spätere Projektphasen und bislang nur bedingt greifbare Anforderungen sollte er es hingegen bei groben Schätzungen belassen.

So mancher Projektleiter tut sich schwer damit, ungefähre Schätzungen als Kostenplan zu präsentieren. Doch die Praxis zeigt, dass solche Schätzungen sehr oft erstaunlich nah an den tatsächlichen Kosten sind, wenn sie von einem kompetenten und erfahrenen Projektleiter stammen.

  1. Schritt: indirekte Kosten beachten

Die anfängliche Aufmerksamkeit gilt den Projektinhalten. Andere Ausgaben geraten dabei aber oft in Vergessenheit.

  • Wie teuer ist das Projektmanagement?

  • Welche administrativen Kosten fallen an, etwa für die Buchhaltung oder das Reporting?

  • Entstehen Reisekosten?

  • Ist die Projektplanung eingerechnet?

Solche Kosten sollte der Projektleiter jetzt ebenfalls berücksichtigen.

  1. Schritt: auf Fehler überprüfen

Ist die Kostenplanung soweit fertig, sollte der Projektleiter noch einmal kontrollieren, ob ihm nicht irgendwo Flüchtigkeitsfehler unterlaufen sind.

Schließlich wäre es ärgerlich und schade um die ganze Arbeit, wenn der Plan nicht stimmt, nur weil sich ein Zahlendreher, ein falscher Stundensatz, ein fehlerhafter Umrechnungskurs oder eine verrutschte Formel eingeschlichen hat.

  1. Schritt: das Kleingedruckte hinzufügen

Der Projektleiter sollte seinen Plan für die Projektkosten immer um die wesentlichen Zusatzinformationen ergänzen:

  • Welche Annahmen bilden die Grundlage für die Kostenplanung?

  • Welche Rechte und Pflichten hat der Auftraggeber mit Blick auf die Kosten?

  • Wie sollen die Zusammenarbeit und die Kommunikation ablaufen?

Das Kleingedruckte schafft einerseits klare Verhältnisse. Andererseits kann es dabei helfen, zeitraubende Nachfragen und Diskussionen zu vermeiden.

  1. Schritt: realistisch bleiben

Bei der Kostenplanung für ein Projekt gibt es zwei Ansätze, die so gut wie immer in die Hose gehen. Die erste Variante ist, das Projekt viel zu preiswert zu kalkulieren, um den Auftrag an Land zu ziehen.

Wenn die Kosten dann nämlich nach oben klettern, sind firmeninterner Stress und ein verärgerter Kunde vorprogrammiert.

Das Gegenstück dazu ist, die Projektkosten viel zu hoch anzusetzen. Dass der eingeplante Puffer wahrscheinlich gar nicht aufgebraucht und das Projekt am Ende günstiger wird, wird den Auftraggeber nicht überzeugen.

Denn in vielen Fällen wird der Auftraggeber dieses Szenario nicht erleben, weil der Auftrag erst gar nicht zustande kommt.

Sinnvoller ist deshalb, realistisch zu planen und ehrlich zu bleiben. Das schafft Vertrauen. Zudem weiß jeder Auftraggeber, dass kleinere Abweichungen bei den Kosten nicht ungewöhnlich sind.

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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