7 Lösungansätze für virtuelle Projektteams
Ein Patentrezept für ein erfolgreiches Projektteam, das optimal funktioniert, produktiv zusammenarbeitet und schon nach kurzer Zeit gut eingespielt ist, gibt es leider nicht. Denn sobald Menschen beteiligt sind, sind immer auch Verständnis und Fingerspitzengefühl gefragt. Das gilt für normale Teams und ist auch bei virtuellen Teams nicht anders.
Wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Orten arbeiten, wird die Aufgabe aber noch einmal ein bisschen schwieriger. Was die sieben größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams sind, haben wir uns bereits in einem vorhergehenden Beitrag angeschaut. Doch wer die Herausforderungen kennt, kann sich ihnen stellen.
In diesem Sinne zeigen wir jetzt sieben Lösungsansätze für virtuelle Projektteams auf!:
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Inhalt
Die richtigen Teammitglieder auswählen.
Ein entscheidender Punkt sind die Teammitglieder an sich. Für ein virtuelles Projektteam braucht der Projektleiter Mitarbeiter, auf die er sich verlassen kann und die stetig hochwertige Arbeit abliefern, auch wenn sie örtlich getrennt von den anderen arbeiten und der Projektleiter ihnen nicht dauernd über die Schulter schaut.
Am Ende führt zwar oft eine gute Mischung zum Erfolg. Doch wenn der Projektleiter sein virtuelles Team zusammenstellt, sollte er auf Kompetenzen und Eigenschaften wie
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Motivation und Eigenverantwortung,
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ein gutes Zeitmanagement,
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ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, schriftlich wie mündlich, und
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die Fähigkeit, Probleme zu lösen,
achten. Wichtig an diesem Punkt ist übrigens, das Kommunikationsvermögen nicht mit Extrovertiertheit zu verwechseln. Denn es geht nicht um die Quantität, sondern die Qualität der Kommunikation.
Ein Mitarbeiter, der sich in Meetings eher zurückhält und nur selten zu Wort meldet, kann in der Kommunikation auf Distanz durchaus aufblühen und hervorragende Leistungen beisteuern.
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Eine Kommunikationskultur etablieren.
Zu den größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams gehört, eine angemessene Kommunikation auf die Beine zu stellen. Sie sollte transparent, flüssig und einfach sein, sich aber gleichzeitig auf das notwendige Maß beschränken.
Eine E-Mail pro Woche ist für die Produktivität genauso wenig förderlich wie Kurznachrichten im Minutentakt.
Das richtige Maß zu finden, ist natürlich nicht ganz einfach. Doch der Projektleiter kann mit gutem Beispiel vorangehen und das Verhalten an den Tag legen, das er gerne auch bei seinem Team sehen würde.
Lebt er die gewünschte Kommunikationskultur vor, erkennen die Teammitglieder die Spielregeln und können sich daran orientieren.
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Feste Abläufe definieren.
In klassischen Teams, die vor Ort an einem Projekt arbeiten, ist es schon nicht einfach, feste Abläufe und klare Prozesse ins Leben zu rufen. In virtuellen Projektteams hat dieser Punkt aber noch einmal deutlich mehr Gewicht.
Denn die Teammitglieder können sich nicht nach einer kurzen Einweisung bei erfahrenen Kollegen abschauen, was zu tun ist. Stattdessen sind sie über weite Strecken auf sich alleine gestellt.
Umso wichtiger ist deshalb, dass der Projektleiter verbindliche Richtlinien für die Zusammenarbeit festlegt.
Dabei sollte er Regeln für zum Beispiel folgende Punkte aufstellen:
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Wann, wie und über welche Kanäle soll die Kommunikation laufen?
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Wo und wie wird Wissen festgehalten?
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Welche Abläufe greifen bei akuten Problemen, für Feedback und bei Ideen?
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Wer ist der zuständige und verantwortliche Ansprechpartner für welche Themen?
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Wann gibt es gemeinsame Arbeitszeiten?
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Welche Software kommt wofür zum Einsatz?
- Klare Ziele benennen.
Eine gemeinsame Vision ist mit Blick auf die Motivation wichtig. Denn nur wenn die Projektmitglieder wissen, warum und wofür sie etwas tun, werden sie bereit sein, sich voll einzubringen.
Allerdings ist eine Vision mitunter schwer greifbar. Deshalb ist mindestens genauso wichtig, dass der Projektleiter gemeinsame Ziele definiert. Ziele werden konkret, sind messbar und machen es möglich, die Fortschritte klar nachzuvollziehen.
Gleichzeitig sollte der Projektleiter aber sicherstellen, dass alle Mitglieder des Projektteams die Ziele nicht nur kennen, sondern auch wissen, wie sie diese erreichen können und wie die Fortschritte gemessen werden.
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Zur Zusammenarbeit motivieren.
Ist ein Kollege nicht direkt greifbar, sondern sitzt er irgendwo in einem weit entfernten Büro, ist die Hemmschwelle, mal eben eine kurze Frage zu stellen, etwas höher.
Das gilt vor allem dann, wenn sich die Teammitglieder persönlich gar nicht oder kaum kennen. Die Folge davon kann aber sein, dass ein effektiver Austausch des Wissens fehlt, Probleme mehrfach angegangen werden und kein Wir-Gefühl aufkommt.
Doch für ein erfolgreiches Miteinander ist wichtig, dass sich jedes Teammitglied als Teil eines Ganzen fühlt. Die Kollegen müssen mehr sein als nette Profilbilder und Absender von Textnachrichten.
Auch hier sollte der Projektleiter deshalb mit gutem Beispiel vorangehen. Er sollte gezielt nach Vorschlägen und Tipps bei offenen Problemen fragen und die Teammitglieder zum direkten Austausch untereinander ermuntern.
Es ist weder notwendig noch sinnvoll, dass die gesamte Kommunikation über den Projektleiter läuft. In einem eingespielten Team klappt die Zusammenarbeit von selbst. Doch bis es soweit ist, sollte der Projektleiter das direkte Miteinander in einem neu zusammengestellten virtuellen Projektteam aktiv fördern.
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Den Arbeitsumfang im Blick haben.
Verteilen sich die Teammitglieder auf verschiedene Orte, kann der Projektleiter nicht so einfach überprüfen, ob alle ihre Aufgaben wie abgesprochen erledigen. In der Folge kann schnell die Frage im Raum stehen, ob einige Mitglieder mehr machen könnten oder müssten, während andere Mitglieder vielleicht kürzer treten sollten.
Ohne feste Arbeitszeiten im Büro gibt es Teammitglieder, denen es schwer fällt, abzuschalten. Der Anblick des Rechners veranlasst sie dazu, die eine oder andere Aufgabe doch noch schnell zu erledigen. Andersherum neigen manche Mitglieder dazu, ihre Arbeitszeiten etwas zu flexibel zu gestalten.
Da Vertrauen erst wachsen muss und der Projektleiter von Anfang an vermeiden sollte, dass sich einzelne Teammitglieder benachteiligt fühlen oder das Engagement der anderen anzweifeln, sind offene Ansagen wichtig.
Dazu gehört, dass der Projektleiter
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klar kommuniziert, welche Erwartungen er an jedes Teammitglied stellt.
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die Arbeitsergebnisse und Fortschritte regelmäßig abfragt.
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einschätzt, wie lange welche Aufgaben dauern, und auf dieser Basis einen Zeitplan vorgibt.
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ein System etabliert, in dem für alle sichtbar erledigte Aufgaben erfasst werden.
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frühzeitig eingreift, wenn ein Teammitglied rund um die Uhr online zu sein scheint oder die Arbeitsqualität nachlässt.
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Geeignete Software einsetzen.
Die richtigen Arbeitsmittel und Werkzeuge sind bei jedem Projekt wichtig. Doch für ein virtuelles Projektteam sind Software und Vernetzung elementar.
Die Teammitglieder brauchen eine geeignete und einheitliche Ausstattung, wenn es zum Beispiel um das Projektmanagement, die Ablage von Dokumenten und Grafiken, Chat-Systeme, Videokonferenzen, Kalender oder die Zeiterfassung geht.
Eine Lösung, die für jedes Projektteam optimal ist, gibt es nicht. Denn dazu sind Projekte viel zu verschieden. Im Zweifel fährt der Projektleiter aber mit bewährten Programmen, die passend zu den Bedürfnissen und Anforderungen konfiguriert sind, am besten.
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