Die 7 größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams

Die 7 größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams

Ein Austausch zwischen Mitarbeitern auf der ganzen Welt, flexible Arbeitszeiten, Eigenverantwortung, ungestörte Abläufe ohne ständige Meetings: Im vernetzten Zeitalter könnten virtuelle Projektteams eine optimale Lösung sein. Doch was in der Theorie super klingt, gestaltet sich in der Praxis ganz schön schwierig. Schon bei einem Team, das vor Ort zusammenarbeitet, hat der Projektleiter alle Hände voll damit zu tun, die einzelnen Mitglieder zu einem Team zu vereinen und die Weichen für eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit zu stellen.

Die 7 größten Herausforderungen für virtuelle Projektteams

Bei einem virtuellen Projektteam ist diese Aufgabe noch einmal ein ganzes Stück größer. Wie soll Teamgeist entstehen, wenn sich die einzelnen Teammitglieder persönlich nicht begegnen, sich womöglich gar nicht kennen?

In diesem Beitrag schauen wir uns die sieben größten Stolperfallen und Herausforderungen für virtuelle Projektteams an. Dabei meinen wir mit virtuellen Projektteams Teams, bei denen die Mitglieder größtenteils an verschiedenen Orten arbeiten.

Das kann in unterschiedlichen Niederlassungen, im Home-Office oder auch verstreut über mehrere Länder sein. Viele Punkte treffen aber auch auf Teams zu, von denen nur einzelne Mitarbeiter räumlich vom übrigen Team getrennt sind.

  1. Die Kommunikation

Eine klare, offene und ehrliche Kommunikation zählt zu den Grundvoraussetzungen für erfolgreiche Projektarbeit. Doch während die Kommunikation schon in traditionellen Projektteams zur echten Herausforderung werden kann, kommt bei virtuellen Teams noch eine große Schippe obendrauf.

Findet der Austausch in erster Line über E-Mails, Chats und Telefonate statt, kann ein kurzer, knapper Kommentar schnell falsch gedeutet werden. Weil die Mimik und die Gestik größtenteils wegfallen, bleibt nur das geschriebene oder gesprochene Wort übrig. Dadurch steigt aber die Gefahr von Missverständnissen und unvollständigen Informationen.

  1. Der zeitnahe Austausch

Vor allem bei internationalen Projekten kommt es selten vor, dass alle Teammitglieder zur gleichen Zeit arbeiten. Das bringt zwei Probleme mit sich.

Das erste Problem ist, dass die Abläufe ins Stocken geraten können. Denn wenn es mehrere Stunden dauert, bis ein Kollege oder der Projektleiter auf eine Frage antwortet, geht die Arbeit in dieser Zeit nicht weiter.

Der andere Punkt ist, dass ein gewisses Misstrauen entstehen kann. Warum ist Herr XY schon wieder offline? Wieso dauert es immer so lange, bis Frau XY reagiert? Weshalb hängt Herr XY dem Zeitplan ständig hinterher?

Sind alle Teammitglieder an Ort und Stelle, ist es kein Problem, mal eben persönlich im Büro des Kollegen vorbeizuschauen und einen Sachverhalt zu klären. Doch wenn nur ein grünes Statuslämpchen die Anwesenheit signalisiert, funktioniert das nicht.

  1. Die Führung

In virtuellen Projektteams bilden sich oft drei Gruppen heraus. Da gibt es zum einen diejenigen, die sich schnell ablenken lassen. Wer zum Beispiel im Home-Office sitzt, kümmert sich vielleicht nebenher um den Haushalt, betreut die Kinder bei den Hausaufgaben oder kauft online ein. Die Arbeit kann ja später noch erledigt werden.

Zum anderen gibt es die Über-Fleißigen. Sie wollen beweisen, dass sie auch ohne ständige Aufsicht Topleistungen erbringen. Deshalb vergessen sie Dinge wie Pausen, Feierabend und Freizeit.

Die dritte Gruppe sind die Mitarbeiter, die das richtige Maß halten. Sie arbeiten motiviert und pflichtbewusst, sind absolut zuverlässig, wissen aber auch, wenn es Zeit wird, den Rechner herunterzufahren.

Im realen Büro hat es der Projektleiter schon nicht leicht, die Mitarbeiter dazu zu motivieren, an einem Strang zu ziehen und sich einzubringen. Im virtuellen Team kommt als zusätzliche Hürde dazu, dass der direkte Vergleich fehlt.

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Deshalb steigt die Gefahr, dass die beiden ersten Gruppen noch mehr ins jeweilige Extrem verfallen und irgendwann schludern oder komplett ausgebrannt sind.

  1. Das Soziale

Auch wenn die Arbeit in erster Linie Arbeit ist, hat vermutlich jeder schon einmal am Arbeitsplatz Freunde kennengelernt. Für viele Mitarbeiter ist der Arbeitsplatz sogar der Ort schlechthin, an dem sie Kontakte knüpfen und sich mit Dritten austauschen.

Doch in virtuellen Teams fehlt diese soziale Bindung. Es ist nicht möglich, kurz in der Kaffeeküche zu plaudern oder gemeinsam in der Kantine Mittag zu essen. Auch ein entspanntes Feierabendbier fällt weg. Viel mehr als ein Profilbild gibt es nicht. Das kann zu einem Gefühl von Isolation führen, mit dem nicht jeder zurechtkommt.

  1. Das verfügbare Wissen

Die Abläufe, Strukturen und Arbeitsschritte müssen in virtuellen Teams noch ausführlicher erklärt werden als in klassischen Teams. Außerdem müssen alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die Informationen haben. Denn es ist nur bedingt möglich, mal eben den Kollegen am Nachbarschreibtisch zu fragen, wenn eine Frage auftaucht.

Wissensdatenbanken und Prozessbeschreibungen sind an dieser Stelle ein wichtiges und hilfreiches Instrument. Allerdings wird es immer wieder Dinge geben, die nicht dokumentiert sind. Und gerade so eine vermeintliche Kleinigkeit könnte einem Teammitglied die entscheidende Lösung liefern.

An dieser Stelle wird noch einmal klar, welch großen Stellenwert die Kommunikation in virtuellen Projektteams hat. Denn nur sie kann vermeiden, dass Fragen offen bleiben, das vorhandene Potenzial nicht ausgeschöpft wird und unnötig viel Zeit verloren geht.

  1. Die Kulturen

Internationale Projektteams zu führen, ist per se schon eine spannende Herausforderung. Doch auf Distanz können kulturelle Unterschiede noch einmal sehr viel stärker ins Gewicht fallen.

Denkweisen, Gepflogenheiten und Umgangsformen über digitale Wege zu vermitteln, ist ungleich schwerer als im persönlichen Gespräch. Doch das gegenseitige Verständnis ist wichtig, damit sich jedes Teammitglied als vollwertiges Mitglied fühlt und weiß, dass es auf die anderen zählen kann.

  1. Die Werkzeuge

Welche Tools sind notwendig, um stabile Strukturen zu schaffen und alle Prozesse sicherzustellen? Was ist der richtige Kompromiss zwischen einem riesigen Software-Paket, das kein Mensch mehr überblickt, und einer Software-Lösung, die womöglich wichtige Funktionen ausklammert?

Bei einem virtuellen Projektteam stellen sich neben den zwischenmenschlichen Aspekten auch ganz praktische Fragen. Es muss eine einheitliche Infrastruktur geben, die die gleichen Rahmenbedingungen für alle Teammitglieder schafft.

Das gilt vor allem dann, wenn die Mitglieder teils in Büros im Unternehmen und teils im Home-Office mit entsprechend unterschiedlichem Equipment arbeiten.

Fazit

Ein eingespieltes und gut funktionierendes Projektteam auf die Beine zu stellen, ist immer eine große Aufgabe. Ein virtuelles Team macht das und die erfolgreiche Projektarbeit nicht leichter.

Trotzdem wird dieses Modell künftig an Bedeutung gewinnen. Wichtig ist deshalb, die Herausforderungen zu kennen, sich ihnen zu stellen und gute Lösungen zu erarbeiten. Und wie diese aussehen können, zeigen wir in einem separaten Beitrag.

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Karsten Peters, 49 Jahre, Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, 36 Jahre Projektmanagerin, David Tarmstedt, 42 Jahre Projektleiter und Tarek Mokcic, 38 Jahre, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Weiterbildung und Entwicklung.

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