Wann ist ein Projektabbruch unvermeidbar? 2. Teil

Wann ist ein Projektabbruch unvermeidbar? 2. Teil

Dass ein Projekt genau nach Plan und ohne jegliche Schwierigkeiten erfolgreich zum Abschluss geführt wird, ist eher Wunschdenken als Realität. Das liegt allein schon daran, dass ein Projekt so gut wie immer mit gewissen Risiken einhergeht, die in Kauf genommen werden. Doch selbst wenn im Projektverlauf Korrekturen vorgenommen werden müssen, kann ein Großteil aller Projekte erfolgreich beendet werden.

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Wann ist ein Projektabbruch unvermeidbar 2. Teil

Aber es kommt eben auch vor, dass es unsinnig wäre, ein Projekt fortzuführen. Natürlich ist ein Projektabbruch nie schön und die letzte Option. Trotzdem führt manchmal eben kein Weg an der Aufgabe eines Projekts vorbei.

Nur stellt sich die Frage, wann ein Projektabbruch unvermeidbar ist.

In einem zweiteiligen Beitrag versuchen wir, eine Antwort zu geben. Dabei haben wir im 1. Teil erklärt, warum ein Projekt trotz Risiken überhaupt gestartet wird und wieso die strategische Relevanz eine entscheidende Rolle spielt. Außerdem haben wir uns den Zeitfaktor als Auslöser für eine Projektkrise angeschaut.

Hier ist der 2. Teil!:

Die Kosten als Ursache der Krise

Ähnlich wie eine Zeitkrise macht sich auch eine Kostenkrise deutlich bemerkbar. Spätestens wenn das Controlling auf die roten Zahlen hinweist, wird es Zeit für eine gründliche Analyse der Finanzen.

Die erste Frage, die in diesem Fall geklärt werden muss, bezieht sich auf die Muss-Ziele. Wenn es möglich ist, Einsparungen vorzunehmen, ohne dadurch das Erreichen der Muss-Ziele zu gefährden, sollten entsprechende Sparmaßnahmen eingeleitet werden.

Andernfalls ist zu prüfen, welches Problem konkret dazu führt, dass die Kosten aus dem Ruder laufen.

Stellt sich heraus, dass die Finanzierung schlecht geplant war, kann nach Finanzierungsmöglichkeiten gesucht werden. Lässt sich das Finanzierungsproblem lösen, steht dem Fortführen des Projekts nicht im Wege. Anders sieht es aber aus, wenn das Verhältnis zwischen den Kosten und dem Nutzen des Projekts nicht mehr zu rechtfertigen ist.

Bei einem nicht vertretbaren Kosten-Nutzen-Verhältnis ist ein Projektabbruch unvermeidbar.

Das Projektziel als Krisenursache

Vor allem bei langfristigen Projekten ist das Risiko hoch, dass die definierten Ziele ihre Relevanz verlieren. Tritt dieses Szenario ein, werden die Kosten und der Nutzen zu den beiden entscheidenden Faktoren.

Denkbar ist, dass die Ziele nur zum Teil hinfällig sind. Ist der verbleibende Nutzen so groß, dass die Kosten gerechtfertigt sind, kann an dem Projekt festgehalten werden. Zusätzlich muss dann aber auch überprüft werden, ob und inwieweit eine Anpassung der Ziele oder eine Umplanung des Projekts erforderlich ist.

Würde eine Anpassung der Ziele oder des Projekts den Nutzen nicht nennenswert erhöhen, kann es zunächst wie gehabt fortgeführt werden. Ist eine Neuplanung hingegen mit vertretbarem Aufwand möglich und würde den Nutzen deutlich steigern, ist dieser Weg die bessere Lösung.

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Kritisch wird es aber dann, wenn die Ziele komplett oder in einem so großen Umfang hinfällig geworden sind, dass auch eine Umplanung nichts bringen würde oder der erwartbare Nutzen in keinem vertretbaren Verhältnis zu den Kosten mehr steht.

In diesem Fall bleibt keine andere Wahl, als das Projekt abzubrechen.

Die Machbarkeit als Krisenauslöser

Insbesondere in Entwicklungsprojekten kann die Frage nach der prinzipiellen Machbarkeit oft zum Auslöser einer Krise werden. Gleichzeitig fällt es bei solchen Projekten besonders schwer, über einen Abbruch zu entscheiden. Schließlich werden sie von vorneherein in dem Bewusstsein gestartet, dass es hohe Risiken gibt.

Steht die Frage nach einem Projektabbruch im Raum, sollte zunächst analysiert werden, ob es eindeutige Hinweise auf das bevorstehende Scheitern gibt. Falls ja, wird es wohl auf einen Abbruch hinauslaufen.

Allerdings sollte auch hinterfragt werden, ob selbst ein gescheitertes Vorhaben einen so hohen Erkenntnisgewinn mit sich bringen würde, dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis vertretbar ist. In diesem Fall sollte das Projekt nicht abgebrochen werden.

Generell sollte mit Blick auf die Machbarkeit immer zwischen dem Nutzen, den Chancen und den Kosten abgewogen werden.

Wenn die Risiken deutlich überwiegen und sich das Verhältnis im Projektverlauf zunehmend in die falsche Richtung verschiebt, wird es notwendig sein, die Reißleine zu ziehen.

Wie lange sollte ein Projektabbruch hinausgezögert werden?

Die Frage, wann ein Projekt abgebrochen werden sollte, lässt sich leider nicht so einfach und vor allem nicht pauschal beantworten. Denn hier spielen so viele Faktoren mit hinein, dass letztlich immer im Einzelfall entschieden werden muss.

Wenn eine der vier Krisendimensionen bei objektiver Betrachtung klar auf einen Abbruch hinweist, macht es wenig Sinn, das Projekt retten zu wollen. Denn ein Festhalten an dem Vorhaben würde unterm Strich nur noch mehr Ressourcen verschwenden.

Anders sieht es aus, wenn die Lage nicht eindeutig ist, zunächst nur höhere Risiken im Raum stehen oder das Projekt eine große strategische Relevanz hat. In diesen Fällen wird eine enge Absprache mit dem Auftraggeber notwendig sein, um verbindlich zu vereinbaren, wie lange welche Risiken tragbar sind.

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Bevor eine Entscheidung fällt, sollte außerdem immer geprüft werden, ob das Projekt umgestaltet oder mit entsprechenden Anpassungen neu geplant werden kann. Vielleicht ist auch möglich, zumindest Teilaspekte des Projekts in ein neues oder verkleinertes Projekt zu übertragen und in dieser Form fortzusetzen.

Ein umgestaltetes und neu aufgesetztes Projekt ist zwar genaugenommen auch nichts anderes als ein Projektabbruch. Aber diese Formulierung klingt für die Beteiligten einfach angenehmer und sieht auch nach außen hin besser aus.

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Karsten Peters, - Inhaber einer Medienagentur, Andrea Kumpak, - Projektmanagerin, David Tarmstedt, - Projektleiter und Tarek Mokcic, Consultant Projektmanagement, sowie Ferya & Christian Gülcan, Gründer, Unternehmer und auch Inhaber von 2 Medien- & Marketing-Agenturen mit fortlaufender Projektleitung intern & extern (Kunden), Redakteure und Betreiber dieser Webseite, schreiben hier Wissenswertes, Tipps und Ratgeber zu Projektarbeiten, Berufen, Planungen, Projektmanagement, Weiterbildung und Entwicklung.

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