Was tun, wenn der Endtermin unrealistisch ist?
Angenommen, ein großes Projekt steht an, bei dem du die Projektleitung übernehmen sollst. Das Ziel ist, ein neues System zur automatisierten Bestellabwicklung zu erarbeiten und zu installieren. So weit, so gut. Doch dann kommt diese Ansage: Die Geschäftsleitung will, dass das Ganze in maximal sechs Monaten abgeschlossen ist.
Dir geht sofort durch den Kopf, dass das nicht zu schaffen ist. Du bräuchtest mindestens die doppelte Zeit, um das Projekt in einer vernünftigen Qualität zu realisieren.
Noch bevor das Projekt überhaupt gestartet ist, spürst du schon den immensen Druck und siehst dir und deinem Team die Zeit davonrennen.
Was also tun, wenn der Endtermin unrealistisch ist?
Inhalt
Alternativen durchspielen
Allein zu sagen „Das geht nicht“ oder „Das schaffen wir in dieser Zeit nicht“ wird nicht ausreichen. Zumal die Geschäftsleitung vermutlich ihre Gründe haben wird, warum sie den Termin so gesetzt hat.
Statt sich in Schwarzmalerei zu verlieren, ist deshalb sinnvoller, Alternativen zu überlegen, wie die Deadline vielleicht doch irgendwie zu halten wäre:
Können Aufgaben ausgelagert werden? Vielleicht lassen sich bestimmte Teile des Projekts schneller umsetzen, wenn sich externe Dienstleister darum kümmern.
Wäre der Termin machbar, wenn ein höheres Budget verfügbar wäre und so mehr Ressourcen eingesetzt werden könnten?
Welche Aufgaben bestimmen den gesamten Projektverlauf und sind deshalb für den Endtermin besonders kritisch? Fokussiere dich auf diese Aufgaben und überlege, was notwendig ist, damit du sie schneller abhaken kannst.
Denkst du solche Punkte durch, kannst du mit konkreten Zahlen und greifbaren Fakten argumentieren. Zeige auf, wie teuer es wird, den vorgegebenen Endtermin zu schaffen, und mit welchen Risiken das einhergeht.
Etappen vereinbaren
Ein anderer Ansatz kann sein, das Projekt in Absprache mit dem Auftraggeber schrittweise umzusetzen.
Vielleicht ist es möglich, zunächst nur die wichtigsten Funktionen zu liefern und den Rest in späteren Etappen nachzulegen.
Auf diese Weise wird der entscheidende Teil des Projekts pünktlich zum Endtermin fertig, ohne große Abstriche bei der Qualität in Kauf nehmen zu müssen.
Diese Lösung funktioniert natürlich nicht bei allen Projekten, kann aber eine Überlegung wert sein.
Risiken aufzeigen
In manchen Projekten ist entweder alles fertig oder nichts. Die Ergebnisse gestaffelt einzuführen, ist nicht möglich. Dann ist der drohende Qualitätsverlust dein stärkstes Argument.
Wichtig ist, dass du die Risiken verdeutlichst. Welche Folgen kann es haben, wenn an einer zu schnellen Umsetzung festgehalten und dadurch zwar der Endtermin erreicht wird, die Qualität aber leidet?
Zu solchen Folgen können zum Beispiel eine höhere Fehleranfälligkeit des Systems, höhere Wartungskosten, Produktivitätsverluste bei den Nutzern oder Kundenreklamationen und Umsatzeinbußen gehören.
Am besten erstellst du ein detailliertes Risikopapier.
Auf dieser Basis kann die Geschäftsleitung ihre Zeitvorgabe überdenken oder die Risiken bewusst akzeptieren, wenn sie auf ihrem Endtermin besteht.
Akzeptieren
Es wird immer wieder vorkommen, dass selbst klare Fakten und schlüssige Argumente bei der Geschäftsleitung auf taube Ohren stoßen.
Sie verschiebt die Deadline nicht, sondern sagt stattdessen etwas wie „Sorge halt dafür, dass es klappt“ oder „Du machst das schon“.
Solche Reaktionen sind letztlich das Ergebnis davon, dass Leute schon zu oft erklärt haben, dass etwas nicht geht. Ein gewisser Druck ist in vielen Organisationen deshalb normal. Schließlich kann gut sein, dass du eben doch Mittel und Wege findest, um das Projekt in der Zeit und mit guter Qualität umzusetzen.
Ist der Endtermin nicht verhandelbar, bleibt dir nichts anderes übrig, als das Beste aus der Situation zu machen. Kommuniziere weiterhin klar alle Arbeitsschritte und Risiken und dokumentiere alles, was du tust.
Ansonsten solltest du dich auf das fokussieren, was in deiner Hand liegt. Versuche, im gegebenen Rahmen die bestmöglichen Ergebnisse zu liefern.
Langfristig denken
Bisher haben wir uns angeschaut, wie du eine kurzfristige Lösung für ein aktuelles Projekt findest. Wir sollten aber nicht aus den Augen verlieren, dass oft langfristige Änderungen oder Verbesserungen notwendig sind, damit es erst gar nicht zu solchen Situationen kommt.
Unrealistische Endtermine sind häufig ein Zeichen dafür, dass die Strukturen suboptimal, die Planungen zu ungenau oder die Erwartungen der Auftraggeber zu hoch sind.
Sinnvoll kann deshalb sein, grundsätzliche Gespräche anzustoßen:
Wären alternative Planungsansätze wie zum Beispiel agile Methoden eine Option? Würden mehr Ressourcen oder gezielte Weiterbildungen des Teams helfen? Wie lassen sich in Zukunft Fehler besser vermeiden?
Möglicherweise laufen deine Bemühungen ins Leere. Manche Unternehmen wollen, dass ihre Mitarbeiter unter Druck laufen, weil sie sich davon eine höhere Produktivität versprechen.
Endtermine sind dann wichtiger als die Gefühlslage des Teams. Findest du dich in so einem Umfeld wieder, musst du für dich klären, ob du auf Dauer mit solchen Bedingungen klarkommst.
Chronischer Zeitdruck und unrealistische Erwartungen können zu einer Überlastung führen. Ein motiviertes und engagiertes Arbeiten ist dann kaum möglich.
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