7 Methoden zur Entscheidungsfindung im Team, 2. Teil
Mit welchem Ansatz wollen wir es probieren? Für welche Lösung entscheiden wir uns? Nehmen wir das Risiko in Kauf oder warten wir noch ab, wie sich die Sache entwickelt? Ist es wirklich notwendig, dass das ganze Projektteam zu einem wöchentlichen Meeting zusammenkommt? Im Projektmanagement sind verschiedenste Entscheidungen an der Tagesordnung.
Gut ist dann, wenn der Projektleiter unterschiedliche Methoden zur Entscheidungsfindung kennt. Je nach Situation und Bedarf kann er so nämlich die Variante einsetzen, die am besten zu einem Ergebnis führt.
In einem zweiteiligen Beitrag zeigen wir sieben gängige Methoden zur Entscheidungsfindung im Team und betrachten ihre jeweiligen Vor- und Nachteile. Dabei haben wir im 1. Teil mit dem Konsens, dem Konsent, dem Mehrheitsentscheid und Fist to Five begonnen.
Hier ist der 2. Teil!:
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Inhalt
Die Elfer-Skala
Beispiel: Der Projektleiter schlägt vor, einen internen Messenger-Dienst für die Kommunikation innerhalb des Projektteams einzusetzen. Die Teammitglieder bewerten nach der Elfer-Skala, wie sinnvoll sie diese Lösung halten. Weil eine hohe Punktzahl erreicht wird, wird der Vorschlag angenommen.
Die Elfer-Skala basiert auf einem ähnlichen Prinzip wie Fist to Five. Allerdings kommen hier nicht die fünf Finger, sondern eine Skala von 0 bis 10 zum Einsatz. Die Methode eignet sich vor allem, um Vorschläge zu bewerten oder den Grad der Zustimmung abzufragen.
Der Ablauf kann in etwa so aussehen:
Der Projektleiter oder ein Mitglied des Projektteams stellt eine Frage in den Raum.
Alle Projektbeteiligten nehmen auf einer Skala von 0 bis 10 Stellung. Oft findet die Bewertung verdeckt mithilfe von Karten oder einem Online-Tool statt.
Mitglieder des Projektteams, die besonders hoch oder sehr niedrig gewertet haben, erläutern ihre Bewertung.
Die Abstimmung wird wiederholt. Liegen alle Bewertungen oberhalb einer bestimmten Punktzahl, ist der Vorschlag angenommen.
Wichtig ist, dass im Vorfeld der Umgang mit den Stimmen klar definiert ist. Ist eine bestimmte Durchschnittsbewertung notwendig oder muss nur ein gewisser Anteil der Stimmen über einer festgelegten Punktzahl liegen, damit ein Vorschlag als angenommen gilt? Jeder muss genau wissen, wie seine Stimme zählt.
Der Vorteil der Elfer-Skala liegt darin, dass sie ein differenziertes Ergebnis über die Zustimmung oder Ablehnung liefert. Nachteilig ist aber, dass die Umsetzung des Verfahrens aufwändig sein kann.
Außerdem kommt es möglicherweise zu Verzögerungen oder Überanalysen.
Ein weiterer Minuspunkt ist, dass die Ergebnisse mitunter schwer zu interpretieren oder schlimmstenfalls nur bedingt brauchbar sind, weil nicht alle Mitglieder des Projektteams die Skala richtig verstanden haben.
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Die Punktabfrage
Beispiel: Der Projektleiter stellt die möglichen Maßnahmen für die nächsten Arbeitsschritte vor. Das Projektteam soll die Aufgaben auswählen und priorisieren.
Die Punktabfrage, auch Dot Voting oder Dotmocracy genannt, ist eine visuelle Methode für die Entscheidungsfindung. Jedes Mitglied des Projektteams bekommt eine bestimmte Anzahl an Punkten, die es für die verschiedenen Optionen vergeben kann.
Dabei bleibt es jedem Projektmitglied selbst überlassen, ob es alle Punkte einer Option zuweist oder die Punkte aufteilt.
Soll eine Lösung gefunden werden, gilt die Option als angenommen, die die meisten Punkte bekommen hat. Sind mehrere Ansätze möglich, ergibt sich die Reihenfolge aus der Punktzahl.
Die Punktabfrage ist eine einfache und schnelle Methode, die sich auch gut für größere Gruppen eignet. Durch die Punkte wird klar ersichtlich, welche Vorschläge den meisten Zuspruch finden.
Außerdem können sich die Projektmitglieder bei diesem Verfahren aktiv einbringen und an der Entscheidung beteiligen.
Für komplexe Entscheidungen ist das Verfahren aber eher nicht geeignet. Schwierig ist zudem, Vorschläge mit unterschiedlicher Komplexität zu bewerten. Nachteilig ist auch, dass die Gefahr besteht, dass Entscheidungen aus einem Gruppendenken heraus getroffen werden, statt die eigene Meinung zu vertreten.
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Der konsultative Einzelentscheid
Beispiel: Der Projektleiter hat alle Ideen und Argumente des Teams für die folgenden Arbeitspakete zusammengetragen. Auf dieser Basis definiert er den nächsten Meilenstein.
Bei dieser Methode trifft eine Person die endgültige Entscheidung. Das kann der Projektleiter, aber auch ein Mitglied des Projektteams sein, das für den jeweiligen Bereich verantwortlich ist.
Bevor die Entscheidung fällt, spricht sich der Verantwortliche mit den anderen Teammitgliedern ab und berücksichtigt deren Vorschläge und Ansichten. Obwohl einer die Entscheidung trifft, haben also alle Mitglieder des Teams die Möglichkeit, ihre Ideen und Bedenken zu äußern.
Der große Vorteil dieser Methode ist, dass schnelle Entscheidungen möglich sind, ohne jemanden dabei zu übergehen.
Hinzu kommt, dass es klare Verantwortlichkeiten gibt. Wie gut die Entscheidungen sind, hängt aber davon ab, wie kompetent und objektiv der Verantwortliche ist.
Nachteilig ist außerdem, dass sich das Projektteam möglicherweise bei der Entscheidungsfindung weniger engagiert oder die getroffenen Entscheidungen nur eingeschränkt akzeptiert werden.
Mehrere Methoden kombinieren
Je nach Fragestellung kann es sinnvoll sein, verschiedene Verfahren miteinander zu verknüpfen.
Zum Beispiel so:
- Elfer-Skala und Konsent: Das Team hat sich darauf geeinigt, dass ein Vorschlag als angenommen gilt, wenn er im Durchschnitt mindestens sieben Punkte erreicht hat. Nun wurde ein Vorschlag aber nur mit sechs Punkten bewertet. An dieser Stelle kann der Projektleiter auf den Konsent zurückgreifen und klären, ob jemand dagegen ist, diese Lösung trotzdem umzusetzen, auch wenn sie unter der eigentlich notwendigen Punktzahl geblieben ist.
- Punktabfrage und Mehrheitsentscheid: Nach der ersten Abstimmung mittels Punkten haben es zwei Optionen in die nähere Auswahl geschafft. Nach einer kurzen Diskussionsrunde wird per Mehrheitsentscheid gewählt, welche der beiden Lösungen verfolgt wird.
Unabhängig von der eingesetzten Methode ist aber immer wichtig, dass alle Beteiligten genau wissen, worüber entschieden wird, welche Kriterien für die Entscheidung gelten und wie es nach der Abstimmung weitergeht.
Dann sind die Weichen für eine effektive Entscheidungsfindung gestellt.
Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:
- 7 Methoden zur Entscheidungsfindung im Team, 1. Teil
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- Telefonkonferenzen richtig organisieren
- Die Risikomatrix im Projektmanagement, 2. Teil
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Thema: 7 Methoden zur Entscheidungsfindung im Team, 2. Teil
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