Infos und Tipps zum Projektänderungsantrag
Ein Projektänderungsantrag gibt Auskunft darüber, welche Folgen eine geplante Änderung für das Projekt hat. Dadurch dokumentiert und begründet der Antrag nicht nur die Änderung als solches, sondern wägt gleichzeitig auch die Konsequenzen und Risiken ab, die die Änderung mit sich bringt.
Bevor ein Projekt startet, werden ausführliche Pläne erstellt. So werden die Projektziele definiert, die Ressourcen festgelegt, ein Terminplan ausgearbeitet und die Abläufe und Aufgaben in Arbeitspakete aufgeteilt. Doch im weiteren Verlauf können durchaus Änderungswünsche auftreten oder Anpassungen notwendig werden.
Die Projektpläne einfach so nachzujustieren, ist aber meist keine gute Idee. Denn vorschnell eingeleitete Änderungen können ungeahnte Folgen haben und damit letztlich das gesamte Projekt gefährden. Besser ist deshalb, mit einem Projektänderungsantrag zu arbeiten.
Aber was ist ein Projektänderungsantrag überhaupt? Und wie funktioniert das Ganze?
Im folgenden Beitrag haben wir die wichtigsten Infos und Tipps zum Projektänderungsantrag zusammengestellt.
Inhalt
Warum macht ein Projektänderungsantrag Sinn?
Notwendige oder gewünschte Änderungen wirken sich nicht nur auf die Planungssicherheit eines Projekts aus, sondern können auch eine ganze Reihe an Schwierigkeiten auslösen. Manche Änderungswünsche stellen wesentliche Grundlagen des Projekts in Frage, andere Änderungsabsichten bringen zusätzlichen Arbeitsaufwand mit sich und machen die Projektbearbeitung deutlich komplizierter.
Die Folgen, die die gewünschte Änderung mit sich bringt, werden in der Praxis jedoch nur selten durchgespielt und abgewogen. Denn das Projektteam steckt in einer Zwickmühle: Einerseits soll das Projekt erfolgreich und im Sinne des Auftraggebers abgeschlossen werden.
Andererseits soll der Aufwand für die Planung, Prüfung und Umsetzung der beabsichtigen Änderung keine Lawine an Zusatzarbeiten lostreten. Ein äußerst hilfreiches Instrument in diesem Zusammenhang kann deshalb ein Projektänderungsantrag sein. Durch den Antrag werden die Änderungswünsche konkret formuliert und begründet. Dies wiederum macht notwendig, dass die Änderungsabsichten zuvor überprüft werden.
Gleichzeitig senkt ein Projektänderungsantrag die Anzahl von überflüssigen Änderungsabsichten. Denn der jeweilige Antragssteller wird sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, ob sein Änderungswunsch tatsächlich sinnvoll ist und sein Antrag Aussicht auf Erfolg hat.
Hat er Zweifel daran, wird er sich die Arbeit mit dem Änderungsantrag in vielen Fällen sparen. Zumal er damit rechnen muss, dass ein eingereichter Änderungsantrag Nachfragen, weitere Prüfungen und zusätzliche Aufgaben nach sich zieht.
Welche Angaben enthält ein Projektänderungsantrag?
Größere Unternehmen arbeiten meist mit vorgefertigten Formularen. Möchte ein Mitglied des Projektteams einen Änderungsantrag stellen, wird das entsprechende Formular ausgefüllt und eingereicht.
Welche Informationen ein Projektänderungsantrag enthält, ist je nach Formular und Unternehmen unterschiedlich.
Zu den Standardangaben, die praktisch jeder Projektänderungsantrag enthält, gehören aber folgende:
- · Name und Nummer des Projekts
- · Datum der Antragstellung
- · Name des Antragstellers
- · Bezeichnung des betroffenen Arbeitspakets
- · Beschreibung und Begründung des Änderungsvorhabens
- · Folgen der beabsichtigten Änderung
- · Risiken im Zusammenhang mit dem Änderungsvorhaben
Außerdem enthält der Projektänderungsantrag meist eine Auflistung der Personen, die über die Änderungswünsche informiert werden müssen. Die Unterschriften des Antragsstellers, des Projektleiters und des Auftraggebers sowie Angaben dazu, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, machen den Projektänderungsantrag komplett.
Welches Ziel verfolgt ein Projektänderungsantrag?
Sinn und Zweck eines Projektänderungsantrags ist in erster Linie, ein Änderungsvorhaben frühzeitig und nachvollziehbar zu überprüfen, um auf diese Weise die Auswirkungen abschätzen zu können und mögliche Risiken aufzuspüren. Die Sorge, dass die Prozessabläufe durch zusätzliche Formalitäten belastet oder gar ins Stocken gebracht werden könnten, ist unbegründet.
Denn der Aufwand, den der Einsatz und die Pflege eines Antragsformulars mit sich bringt, ist vergleichen mit den möglichen Konsequenzen einer vorschnell durchgeführten Änderung der Projektplanungen verschwindend gering. Und die Überprüfungen, die ein eingereichter Änderungsantrag auslöst, sollten im Zuge der Projektkontrolle ohnehin selbstverständlich sein.
Hinzu kommt, dass die gewünschten Änderungen der Prüfung oft nicht standhalten, die Prüfung dafür aber auf andere Stolpersteine hinweist. Insofern kann ein Projektänderungsantrag durchaus dazu beitragen, dass die geplanten Projektprozesse sogar noch optimiert werden.
Wann wird ein Projektänderungsantrag gestellt?
Wann ein Änderungswunsch nur geringfügig ist und wann ein Änderungsvorhaben einen Antrag erforderlich macht, legt üblicherweise der Projektleiter fest. So kann er beispielsweise bestimmen, dass ein Änderungsantrag immer dann eingereicht werden muss, wenn
· maßgebliche Termine wahrscheinlich nicht eingehalten werden können,
· erhebliche technische Auswirkungen zu erwarten sind,
· der Budgetrahmen überschritten wird oder die zugeteilten Ressourcen nicht ausreichen,
· der Änderungswunsch Vertragskonditionen beeinflusst.
In anderen Fällen kann der Projektleiter nach Rücksprache mit dem Teammitglied entscheiden, ob die Absprache ausreicht oder ob ein formaler Änderungsantrag notwendig ist.
Wer kann einen Projektänderungsantrag stellen?
Grundsätzlich kann jeder, der am Projekt beteiligt ist, einen Änderungsantrag einreichen. Die Überprüfung des Änderungswunsches und seiner Auswirkungen bleibt jedoch im Normalfall dem Projektteam vorbehalten.
Wichtig dabei wiederum ist, sich nicht nur auf wenige Aspekte zu fokussieren, sondern das große Ganze im Blick zu behalten. Daher sollten alle betroffenen Fachbereiche in die Prüfung des Änderungswunsches einbezogen werden.
Ob der Änderungswunsch schließlich genehmigt oder abgelehnt wird, entscheidet dann der Auftraggeber. Durch das Antragsformular kann sich der Auftraggeber einen Überblick über das Änderungsvorhaben, seine Notwendigkeit und seine Konsequenzen verschaffen.
Damit hat er alle Informationen, die für eine Entscheidung notwendig sind. Indirekt erhöht der Projektänderungsantrag so nicht nur die abstrakte Planungssicherheit, sondern sichert mit Blick auf den weiteren Projektverlauf sowohl den Auftraggeber als auch das Projektteam ab.
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