7 Tipps für ein gelungenes Kick-Off-Meeting, 2. Teil
Das Kick-Off-Meeting startet das neue Projekt. Dabei sollte der Projektleiter diese Gelegenheit nutzen, um das Projektteam für das Projekt zu motivieren.
Beim Kick-Off-Meeting kommt das Projektteam erstmals offiziell zusammen. Der Projektleiter versorgt die Projektmitglieder mit allen wichtigen Informationen, erklärt die Abläufe und stimmt das Team auf die bevorstehende Zusammenarbeit ein. Kick-Off bedeutet übersetzt soviel wie Anstoß und nach diesem Treffen geht das Projekt in die aktive Durchführungsphase.
Für den Projektleiter heißt das aber auch, dass es beim Kick-Off-Meeting nicht nur darum geht, das Projekt einzuläuten. Stattdessen sollte es ihm gelingen, sein Projektteam für das Projekt zu begeistern und die Motivation für die Mitarbeit zu wecken. Gerade das ist aber oft gar nicht so einfach. Denn längst nicht jeder Kollege freut sich darüber, wenn er sich neben dem Tagesgeschäft auch noch an einem Projekt beteiligen soll.
Daher ist ein gelungenes Kick-Off-Meeting ein wichtiger Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. In einem zweiteiligen Beitrag geben wir sieben Tipps, wie das gelingen kann.
Hier ist Teil 2!
Inhalt
Tipp 5: Das Projektteam aktiv einbeziehen.
Beim Kick-Off-Meeting erwartet das Projektteam vom Projektleiter klare und konkrete Informationen. Es möchte wissen, worum es bei dem Projekt geht, welche Ziele verfolgt werden und was in den kommenden Wochen auf jedes einzelne Mitglied des Projektteams zukommt.
Wichtig ist deshalb, dass der Projektleiter sein Team mit allen relevanten Zahlen, Daten und Fakten versorgt. Allerdings sollte der Projektleiter darauf achten, dass er nicht in eine nüchterne, unpersönliche Sprache verfällt oder die Daten und die Abläufe emotionslos herunterbetet. Denn wenn er das Projektteam für das Projekt begeistern will, muss seine eigene Begeisterung ebenfalls spürbar werden. Das Projektteam muss erkennen, wie wichtig dem Projektleiter das Projekt ist und wie sehr er sich dafür engagiert.
Gut ist deshalb, wenn der Projektleiter eine lebendige, bildhafte Sprache verwendet und immer wieder auch kurze Geschichten und passende Anekdoten einflechtet. Auch ein kurzes Video, das beispielsweise Ausschnitte aus einem Fußballspiel zeigt, ist einerseits ein schönes Bild für eine Teamleistung und lockert andererseits den Vortrag unterhaltsam auf.
Generell sind der Teamgeist und die konstruktive Zusammenarbeit Aspekte, die der Projektleiter als Fundament für die erfolgreiche Durchführung des Projekts herausarbeiten sollte. Deshalb sollte er das Kick-Off-Meeting auch nutzen, um den Projektmitgliedern die Chance zu geben, sich gegenseitig kennenzulernen. Dazu kann er die Mitglieder des Kernteams nacheinander auf die Bühne bitten, sie kurz vorstellen, ihr fachliches Know-how beschreiben, ihren Aufgaben- oder Verantwortungsbereich benennen und erklären, warum er ausgerechnet diese Kollegen unbedingt im Projektteam haben wollte.
Die Mitglieder des Kernteams sollten dann ebenfalls ein paar Worte an ihre Kollegen richten und ihre Teilprojekte präsentieren. Wichtig ist aber, dass der Projektleiter nicht nur die Führungskräfte innerhalb des Projektteams als wertvolle Mitarbeiter herausstellt. Denn die anderen Kollegen könnten sich dadurch degradiert fühlen. Zudem ist es für den Teamgeist nicht sehr förderlich, wenn der Eindruck entsteht, dass der Projektleiter seine Lieblinge hat. Deshalb sollte der Projektleiter deutlich machen, dass jedes einzelne Mitglied des Projektteams für den gemeinsamen Projekterfolg unverzichtbar ist.
Tipp 6: Die Ausführungen mit einer Frage-und-Antwort-Runde abschließen.
Ein schöner Abschluss für das Kick-Off-Meeting ist eine Frage-Antwort-Runde. Sie eröffnet die Möglichkeit, offene Punkte zu klären und sich erstmals über bestimmte Sachverhalte auszutauschen. Üblicherweise werden hier vor allem die Ressourcen angesprochen.
Die Projektmitglieder möchten dadurch in Erfahrung bringen, wie die Projektleitung damit umgeht, wenn beispielsweise Termine nicht eingehalten werden können oder die Kosten höher ausfallen als gedacht. An dieser Stelle kann der Projektleiter auf den Projektstrukturplan hinweisen und das Projektteam dazu auffordern, diesen Plan möglichst präzise auszuarbeiten. Denn der Projektstrukturplan bildet die Basis für die Zeit- und Kostenplanungen und hilft dabei, die wirklich wichtigen Punkte für das Projekt zu ermitteln.
Daneben werden in einer ersten Fragerunde oft Fragen zu den Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten gestellt. Hier kann der Projektleiter mit einem Organigramm arbeiten, das die Aufgabenverteilung und die Organisation grafisch darstellt. Voraussetzung ist aber, dass sich der Projektleiter zuvor mit den entsprechenden Linienvorgesetzten abgesprochen hat. Denn die Mitglieder des Projektteams verlassen sich darauf, dass das, was ihnen der Projektleiter erzählt, Hand und Fuß hat und so dann auch umgesetzt werden kann.
Beim Kick-Off-Meeting steckt das Projekt aber in einer so frühen Phase, dass der Projektleiter natürlich noch nicht alle Fragen schlüssig beantworten kann. Deshalb sollte der Projektleiter im Vorfeld die ungeklärten Punkte identifizieren und sie auch als solche kommunizieren. Dadurch schafft er einerseits Vertrauen, weil er sich nicht als allwissend präsentiert. Andererseits kann er auf diese Weise verdeutlichen, wie wichtig ein solides Risikomanagement ist. Gleichwohl sollte der Projektleiter dem Team, der Geschäftsleitung und den übrigen Beteiligten vermitteln, dass er Fragen ernst nimmt und sich um Antworten und gemeinsame Lösungen bemüht.
Tipp 7: Projektgegnern gekonnt den Wind aus den Segeln nehmen.
Es kann gut sein, dass im Publikum Kollegen sitzen, die dem Projekt nichts abgewinnen können. Sie lehnen das Projekt oder die damit verbundenen Aufgaben ab und versuchen, andere Kollegen mit ihrer schlechten Stimmung anzustecken. Dazu stellen sie provokative Fragen oder sprechen ganz gezielt schwierige Sachverhalte und strittige Themen an.
Das Kick-Off-Meeting als erstes offizielles Treffen bietet ihnen dabei eine perfekte Bühne, denn solange das Projekt noch nicht läuft, können die Projektgegner unsichere Projektmitglieder leicht auf ihre Seite ziehen. Der Projektleiter sollte deshalb auf Gegenwind vorbereitet sein.
Dazu sollte er die möglichen Kritikpunkte im Vorfeld identifizieren und sich entsprechende Argumente, Daten und Fakten als Gegenantwort zurechtlegen. Sinnvoll kann zudem sein, sich zuvor mit den einflussreichsten Projektbeteiligten zusammenzusetzen und ihre Haltung zum Projekt zu ermitteln. Daneben ist der Projektleiter gut beraten, wenn er strittige Punkte bereits bei der Projektbeschreibung von sich aus anspricht.
Auch so nimmt er möglichen Projektgegnern den Wind aus den Segeln. Dass der Projektleiter auf Angriffe ruhig und besonnen reagieren, sachlich antworten und keinesfalls persönlich werden sollte, versteht sich von selbst.
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