Tipps für die erste Mitarbeit in einem Projekt

Tipps für die erste Mitarbeit in einem Projekt  

Viele Mitarbeiter möchten sehr gerne einmal an einem Projekt mitwirken. Schließlich bietet die Projektarbeit eine ideale Möglichkeit, um das eigene Fachwissen einzubringen und zu vertiefen.

Außerdem kann der Mitarbeiter zeigen, dass er in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten, sich in das Projektteam zu integrieren und sowohl seine Projektaufgaben als auch seine normalen Arbeitsaufgaben zu koordinieren.

Nicht zuletzt macht sich ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt gut im Lebenslauf und ist ein hervorragendes Argument, wenn es um den nächsten Schritt auf der Karriereleiter oder eine Gehaltserhöhung geht. Allerdings unterschätzen viele Mitarbeiter die Herausforderungen und die Belastung, die die Projektarbeit mit sich bringt.

 

Damit dies nicht passiert, verrät der folgende Beitrag ein paar hilfreiche Infos und Tipps für die erste Mitarbeit in einem Projekt:

 

1. Tipp: Den zeitlichen Umfang der Projektarbeit absprechen.

Der Mitarbeiter sollte unbedingt mit dem Projektleiter und seinem Vorgesetzten klären, in welchem zeitlichen Umfang die Projektarbeit erfolgen soll. Vom diesem Umfang hängt nämlich ab, ob und wie der Mitarbeiter von seiner eigentlichen Tätigkeit entbunden wird.

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie der zeitliche Anteil der Projektarbeit ausgestaltet sein kann:

·         Denkbar ist, dass der Mitarbeiter nur Teilaufgaben übernehmen soll, die nicht mehr als 10 Prozent seiner monatlichen Arbeitszeit in Anspruch nehmen. In diesem Fall wird üblicherweise erwartet, dass der Mitarbeiter die Projektarbeit zusätzlich zu seinen regulären Aufgaben erledigt. Für den Mitarbeiter bedeutet das, dass er ein entsprechendes Aufgaben- und Zeitmanagement benötigt.

·         Ist der Mitarbeiter für Projektaufgaben vorgesehen, die bis zu 80 Prozent seiner Arbeitszeit einnehmen, sollte er mit seinem Vorgesetzten abstimmen, welche seiner regulären Aufgaben während der Projektteilnahme wegfallen. Eventuell ist in diesem Zusammenhang auch die Absprache mit den Kollegen, die die Arbeiten vertretungsweise übernehmen, erforderlich.

·         Ist der Mitarbeiter so in das Projekt eingebunden, dass er mehr als 80 Prozent oder seine gesamte Arbeitszeit mit der Projektarbeit verbringt, wird er nur bedingt die Möglichkeit haben, einzelne seiner üblichen Aufgaben zu erledigen. Doch auch wenn der Mitarbeiter für die Projektteilnahme freigestellt ist, sollte er mit seiner Abteilung in Kontakt bleiben. Dadurch wird der Einstieg nach dem Ende des Projekts nämlich wesentlich einfacher.

Es kommt relativ oft vor, dass ein Mitarbeiter in bestimmten Projektphasen stärker eingebunden ist und in anderen Projektphasen weniger. Dies sollte er ebenfalls mit dem Projektleiter und seinem Vorgesetzten absprechen. Dadurch können alle Beteiligten entsprechend planen.

 

2. Tipp: Eine Aufgaben- und Terminliste anlegen.

Im Rahmen der Projektarbeit werden dem Mitarbeiter bestimmte Aufgaben zugewiesen. Meist wird ihn den Projektleiter dabei darüber informieren, welche Aufgaben konkret für den Mitarbeiter vorgesehen sind, bis wann Ergebnisse in welcher Form vorliegen müssen und welche Bewertungskriterien für die Arbeitsqualität zugrunde gelegt werden.

Meistens wird der Mitarbeiter außerdem einen Zeitplan bekommen, aus dem hervorgeht, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten in Anspruch nehmen dürfen. Anhand dieser Informationen sollte sich der Mitarbeiter eine Liste erstellen. In dieser Liste sollte er zum einen alle Tätigkeiten notieren, für die er zuständig ist.

Zum anderen sollte er planen, wann er mit welcher Aufgabe beginnen muss, um sie rechtzeitig fertig zu stellen. Diese Liste sollte der Mitarbeiter als sein wichtigstes Planungsinstrument verstehen und deshalb immer auf einem aktuellen Stand halten.

Zusatztipp: Wenn der Mitarbeiter seinen Aufgaben- und Zeitplan erstellt, sollte er unbedingt auch seine regulären Arbeitsaufgaben außerhalb des Projekts berücksichtigen. Andernfalls ist die Gefahr groß, dass er nicht in der Lage sein wird, seinen eigenen Plan einzuhalten.

 

3. Tipp: Sich einen Überblick über das Projekt verschaffen.

Ein Projekt ist keine Einzelleistung, sondern kennzeichnet sich durch die Zusammenarbeit der verschiedenen Projektmitglieder. Gleichzeitig kann ein Projekt nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn es klare Strukturen gibt. Um zu wissen, welche Projektziele angestrebt werden und welches Projektmitglied wofür zuständig ist, sollte sich der Mitarbeiter einen Überblick über das Projekt als Ganzes verschaffen.

Dafür kann er sich den Projektstrukturplan und den Projektaufgabenplan ansehen. Beide werden vom Projektleiter geführt. In den Plänen sind auch Meilensteine definiert, die den Projektverlauf strukturieren und vorgeben, bis wann welche Zwischenergebnisse geplant sind.

Alle wichtigen Informationen erhält der Mitarbeiter meist beim Kick-off-Meeting und in Projektbesprechungen zu späteren Zeitpunkten. Sollte dem Mitarbeiter etwas unklar sein oder er konkrete Fragen haben, sollte er sich auf keinen Fall genieren, diese Fragen zu stellen. Der Projektleiter ist dafür da, das Projektteam zu führen, die Teammitglieder bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu unterstützen und für einen zuverlässigen Informationsfluss zu sorgen.

 

4. Tipp: Kontakte zu den anderen Teammitgliedern pflegen.

Damit der Mitarbeiter seine Projektaufgaben erledigen kann, muss er sich mit den anderen Mitgliedern des Projektteams absprechen. Dies wird in erster Linie im Rahmen von Projektbesprechungen erfolgen. Allerdings kann es gut sein, dass auch die Teammitglieder neben dem Projekt noch für andere Tätigkeiten zuständig sind und ihre reguläre Arbeit zusätzlich erledigen müssen.

Eine Folge davon kann sein, dass die Projektaufgaben nicht alle rechtzeitig fertig werden. Braucht der Mitarbeiter diese Ergebnisse aber für seine Projektaufgaben, kann er möglicherweise auch nicht weitermachen und gerät ebenfalls in Zeitverzug. Wichtig ist deshalb, dass sich der Mitarbeiter nicht nur auf die Meetings beschränkt, sondern auch zwischendurch Kontakt zu seinen Teamkollegen hält.

 

5. Tipp: Die Bewertungskriterien kennen und beachten.

Für jedes Projekt gibt es drei wesentliche Kriterien, nach denen es bewertet wird.

Diese Kriterien bestehen darin, ob das Projekt

1.       in quality ist, die Ergebnisse den Erwartungen gerecht werden,

2.       in time ist, die Zeitplanungen und vor allem der Endtermin eingehalten werden, und

3.       in budget ist, das eingeplante Budget ausreicht.

Diese drei Kriterien sollte der Mitarbeiter auch bei seiner Projektarbeit im Blick behalten und umsetzen. Hilfreich hierbei kann es sein, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitsergebnisse genau dokumentiert. Dabei sollte er festhalten,

  • ·         wann er welche Projektaufgabe erledigt hat,
  • ·         welches für das Projekt verwertbare Ergebnis er dabei erzielt hat,
  • ·         wie lange er für die Aufgabe gebraucht hat und
  • ·         welche Aufgaben er warum nicht geschafft hat.

 

6. Tipp: Auf Projektbesprechungen vorbereiten.

Im Rahmen des Projektverlaufs werden regelmäßig Meetings angesetzt, um die bisherigen Ergebnisse zu besprechen und das weitere Vorgehen zu vereinbaren. Der Projektleiter erwartet, dass der Mitarbeiter an diesen Meetings teilnimmt, seine Informationen einbringt und sich notwendige Informationen besorgt.

Durch die Dokumentation seiner Tätigkeiten sollte der Mitarbeiter schon recht gut auf solche Besprechungen vorbereitet sein. Zusätzlich sollte er sich aber noch überlegen, welche Punkte er ansprechen oder klären möchte, um wie geplant weiterarbeiten zu können.

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