Die 4 Arten der Kommunikation, Teil 2
Kommunikation besteht nicht nur aus den Worten, die gesagt werden. Stattdessen wird sie vom Tonfall, der Körpersprache und äußeren Signalen beeinflusst. Im Umgang miteinander, vor allem aber in der Projektarbeit ist deshalb sehr wichtig, alle Ebenen bewusst einzubeziehen, um möglichst effektiv zu kommunizieren. Denn am Ende ist nicht entscheidend, was gesagt wurde, sondern wie die Botschaft beim Gesprächspartner angekommen ist.
In diesem Zusammenhang wird zwischen vier Arten der Kommunikation unterschieden.
Welche Kommunikationsarten das sind, wie sie zusammenwirken und warum sie alle eine Rolle spielen, erklären wir in einem zweiteiligen Beitrag. Dabei ging es in Teil 1 um die verbale und die nonverbale Kommunikation.
Hier ist Teil 2!:
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Inhalt
Die paraverbale Kommunikation
Manchmal ist eine Aussage zwar freundlich und positiv formuliert, klingt durch den Tonfall aber exakt nach dem Gegenteil. An dieser Stelle kommt die paraverbale Kommunikation ins Spiel. Sie umfasst alles, was zu der Art und Weise gehört, wie wir sprechen.
Zu ihren Elementen zählen:
- Tonfall und Stimmlage: Unsere Stimmlage kann verschiedenste Facetten von freundlich über aufgeregt, ängstlich, verärgert oder gelangweilt bis hin zu ironisch haben. Dabei sagt der Tonfall oft mehr aus als die eigentlichen Worte.
- Lautstärke: Eine leise Stimme kann geheimnisvoll, aber auch unsicher oder schüchtern wirken. Andersherum kann eine laute Stimme selbstbewusst und bestimmt rüberkommen oder Aggression und Wut widerspiegeln.
- Betonungen: Je nachdem, wie wir die einzelnen Wörter eines Satzes betonen, kann sich eine ganz andere Bedeutung ergeben.
- Sprechtempo: Sprechen wir sehr schnell, zeugt das davon, dass wir aufgeregt oder gestresst sind. Im Unterschied dazu wirkt es nachdenklich, müde oder gelangweilt, wenn wir sehr langsam sprechen.
Ein Beispiel:
Angenommen, im Meeting berichtet der Projektleiter über das Treffen mit dem Auftraggeber, bei dem einige Änderungen vereinbart wurden.
Für die Teammitglieder bedeutet das, dass sich die Aufgaben anders verteilen und die Arbeitspakete eine neue Reihenfolge bekommen. Ein Kollege kommentiert den Bericht des Projektleiters mit „Super gemacht!“.
Spricht der Kollege diesen Kommentar fröhlich, begeistert und mit einem Lächeln auf den Lippen aus, meint er es ehrlich und findet das Ergebnis tatsächlich gut. Betont er hingegen das „super“ überdeutlich und rollt dabei die Augen, wirkt sein Kommentar ironisch.
Ein schneller, monotoner und fast seufzender Ton hingegen zeugt davon, dass der Kollege genervt ist. Dieses Beispiel zeigt, dass es neben dem Inhalt stark darauf ankommt, wie etwas gesagt wird.
Die Bedeutung der paraverbalen Kommunikation
„Der Ton macht die Musik“ bringt gut auf den Punkt, wie die paraverbale Kommunikation funktioniert. Je nach Stimmlage, Lautstärke und Tempo kann eine Aussage ganz unterschiedlich klingen und dadurch entsprechend anders beim Gesprächspartner ankommen.
In der schriftlichen Kommunikation fällt die paraverbale Ebene komplett weg. In Briefen, E-Mails, aber auch Chats und Kurznachrichten kann es deshalb durchaus zu Missverständnissen kommen.
Antwortet der Gesprächspartner zum Beispiel nur mit einem kurzen „Okay“, können wir das als Zustimmung interpretieren, obwohl er vielleicht nur sachlich ausdrücken wollte, dass er die Info zur Kenntnis genommen hat.
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Die extraverbale Kommunikation
Die vierte Kommunikationsart ist die extraverbale Kommunikation. Sie schließt all das ein, was unsere Kommunikation beeinflusst, aber nicht unmittelbar aus der gesprochenen Sprache oder der Körpersprache heraus entsteht. Es geht also um äußere Faktoren.
Zur extraverbalen Kommunikation gehören diese Elemente:
- Styling: Durch unser Outfit und unser Styling vermitteln wir eine Botschaft. So wirkt ein Anzug mit Krawatte seriös, während eine Jogginghose Lässigkeit ausstrahlt. Sind wir dezent und alltagstauglich gestylt, fügen wir uns ins Gesamtbild ein. Ein schrilles und auffälliges Styling hingegen zieht die Blicke auf sich.
- Accessoires und Statussymbole: Wie das Outfit können auch die Accessoires einen bestimmten Status widerspiegeln. Eine teure Luxusuhr zum Beispiel hat einen anderen Effekt als ein zierliches Armkettchen.
- Geruch: Riecht jemand dezent und zugleich angenehm, kann das anziehend wirken. Starker Körpergeruch oder zu viel Parfum hingegen können unangenehm sein.
- Umgebung: Sogar das Umfeld hat Einfluss darauf, wie wir uns fühlen und ein Gespräch wahrnehmen. So wirkt zum Beispiel ein großes, offenes Büro einladender als ein kleines Büro mit geschlossener Tür. Ein Büro in freundlichen Farben und mit persönlichen Gegenständen wirkt sympathisch, während ein sehr geradliniger Raum ohne jegliche Deko eine gewisse Strenge und Distanz ausstrahlt.
Ein Beispiel:
Das Projektteam hat ein neues Mitglied bekommen. Dieser neue Mitarbeiter soll zum wöchentlichen Meeting erscheinen, um sich vorzustellen, die anderen Teammitglieder kennenzulernen und seine ersten Arbeitsergebnisse zu präsentieren.
Tatsächlich ist er pünktlich da. Er trägt eine gut sitzende Stoffhose und ein Poloshirt, wirkt gepflegt und hat seine Unterlagen ordentlich in einer Mappe vorbereitet. Obwohl er noch kein Wort gesagt hat, hat er bereits einen ersten guten und sympathischen Eindruck hinterlassen.
Ganz anders wäre der erste Eindruck, wenn der neue Kollege zu spät, in einem zerknitterten T-Shirt, mit abgewetzten Turnschuhen, unrasiert und mit zerzausten Haaren erschienen wäre und nervös seine Unterlagen zusammensuchen müsste.
Obwohl es natürlich sein kann, dass auch dieser Mitarbeiter einen tollen Job macht oder einfach nur einen schlechten Tag erwischt hat, wäre sein Start im Team deutlich schwieriger.
Die Bedeutung der extraverbalen Kommunikation
Wie wir auf jemanden wirken und andersherum jemanden wahrnehmen, wird zunächst von äußeren Faktoren beeinflusst. Die Wahl der Kleidung, das Erscheinungsbild, der Geruch, das Verhalten und selbst der Raum signalisieren eine Botschaft.
Und das lange, bevor das erste Wort gesprochen ist. Setzen wir die extraverbale Kommunikation bewusst ein, können wir also gezielt steuern, was wir unserem Gegenüber signalisieren wollen.
So wirken die vier Arten der Kommunikation zusammen
Das Zusammenspiel der Kommunikationsarten lässt sich am besten anhand eines Beispiels verdeutlichen. Stellen wir uns vor, ein Mitarbeiter hat einen Bericht erstellt.
Dieser ist zwar insgesamt in Ordnung, enthält aber ein paar Fehler. Allerdings weiß der Projektleiter auch, dass er den Bericht sehr kurzfristig angefordert hat und der Mitarbeiter deshalb nur wenig Zeit hatte. Nun möchte der Projektleiter dem Mitarbeiter ein Feedback geben.
Situation 1
Der Projektleiter sagt: „Vielen Dank, dass du den Bericht so schnell geliefert hast. Er sieht gut aus, hier und da müssten wir aber noch einmal drübergehen. Ich zeige dir, wo.“
Dabei spricht der Projektleiter ruhig und freundlich. Er hat eine offene Körperhaltung, lächelt und schaut den Mitarbeiter an. Das Gespräch findet im Büro statt, die Tür bleibt offen und beide sitzen in einem angenehmen Abstand zueinander.
In dieser Situation fühlt sich der Mitarbeiter wertgeschätzt. Er geht mit einem positiven Gefühl aus dem Gespräch und ist motiviert, den Bericht zu überarbeiten.
Situation 2
Der Projektleiter sitzt an seinem Schreibtisch und schaut auf seinen Bildschirm, während er sagt: „Der Bericht ist ganz okay, enthält aber einige Fehler. Korrigiere ihn bitte.“
Sein Tonfall ist monoton und wirkt distanziert. Sein Gesichtsausdruck ist neutral, sein Körper abgewandt.
In dieser Situation versteht der Mitarbeiter zwar, dass er den Bericht überarbeiten soll. Aber er hat nicht den Eindruck, dass seine Leistung anerkannt wird. Außerdem weiß er gar nicht so genau, was er ändern soll.
Situation 3
Der Projektleiter und der Mitarbeiter treffen sich auf dem recht lauten Flur. Im Vorbeigehen sagt der Projektleiter: „Den Bericht kann ich so nicht verwenden. Er ist voller Fehler. Überarbeite ihn.“
Dabei spricht er schnell und abgehackt. Sein Tonfall wirkt scharf, sein Blick ist genervt und die Arme hat er vor der Brust verschränkt.
In dieser Situation nimmt der Mitarbeiter nur die Kritik wahr. Er fühlt, dass seine Arbeit nicht gesehen wird. In der Folge könnte er selbst genervt sein, unsicher werden oder seine Motivation verlieren.
Wie du siehst, beeinflussen die nonverbale, die paraverbale und die extraverbale Kommunikation die ausgesprochene Botschaft.
Obwohl es inhaltlich dreimal das gleiche Feedback ist, ist die Wirkung ganz unterschiedlich. Wie die Rückmeldung beim Mitarbeiter ankommt und was sie bei ihm auslöst, hängt nicht nur von der eigentlichen Aussage ab, sondern auch davon, wie und in welchem Rahmen sie vermittelt wird.
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Thema: Die 4 Arten der Kommunikation, Teil 2
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