Die Obeya-Raum-Methode für eine bessere Zusammenarbeit bei Projekten – Durch einen Obeya-Raum etablierst du eine Methode, um an komplexe Prozesse im Projektmanagement heranzugehen. Ursprünglich im Lean-Management beheimatet, entsteht durch den physischen Raum ein Ort, an dem besser kommuniziert und zusammengearbeitet werden kann. Wir stellen dir die Obeya-Raum-Methode vor!
Inhalt
Was ist die Obeya-Raum-Methode?
Die Obeya-Raum-Methode, manchmal auch nur Obeya-Methode genannt, kommt aus dem Lean-Management. Das Wort Obeya stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt so viel wie großes Zimmer oder großer Raum.
Das Herzstück der Methode ist der Obeya-Raum:
An diesem physischen Ort kommen die Mitglieder des Projektteams zusammen, um Informationen auszutauschen, miteinander zu kommunizieren, gemeinsam am Projekt zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen.
Dabei ist der Raum als solcher oft recht groß und vor allem übersichtlich gestaltet.
Wandtafeln mit Daten, Diagrammen oder Grafiken und andere visuelle Hilfsmittel sorgen dafür, dass die Teammitglieder in dem Raum nicht nur ungestört verbal miteinander kommunizieren, sondern sich auch visuell schnell und einfach einen Überblick über die Fortschritte und die nächsten Aufgaben verschaffen können.
Der Aufbau des Obeya-Raums
Im Obeya-Raum haben die verschiedenen Informationen jeweils ihren festen Platz. Dadurch wissen die Teammitglieder jederzeit, wo sie die Infos finden, die für sie relevant sind.
Gleichzeitig sorgt die visuelle Aufbereitung der Daten und die klar strukturierte, einfache und einheitliche Anordnung dafür, dass Zusammenhänge direkt zu erkennen und nachzuvollziehen sind.
In der Praxis dient oft der PDCA-Zyklus als grobe inhaltliche Orientierungshilfe für die Einteilung des Raums.
Grob deshalb, weil es nicht nur drei oder vier Phasen wie beim PDCA-Zyklus gibt, sondern der Raum meist in fünf Bereiche aufgeteilt ist:
Im ersten Bereich geht es um die Strategie oder den Zweck des Projekts. Hier finden sich alle Informationen, die für die Projekt- und/oder Unternehmensstrategie relevant sind. Auch die Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder können hier erfasst sein.
Der nächste Bereich widmet sich der Wertschöpfung.
Daran schließt sich der Bereich an, bei dem das Handeln oder das operative Tun im Mittelpunkt stehen.
Ein weiterer Bereich beschäftigt sich mit der Performance. Hier sind die Effekte bestimmter Handlungen dargestellt. Die Grundlage dafür bilden hauptsächlich Leistungskennzahlen wie Key Performance Indicators (KPIs) und Key Value Indicators.
Im letzten Bereich steht die Problemlösung im Fokus. Es geht also um die Bearbeitung und das Lösen aktueller Probleme.
Für welche Projekte eignet sich die Obeya-Raum-Methode?
Die Obeya-Methode kann vor allem dort ihre Stärken ausspielen, wo komplexere Projekte eine gute Zusammenarbeit von interdisziplinären Teams erfordern. Das ist zum Beispiel in der Produktentwicklung oder bei Forschungsprojekten der Fall.
Wenn das Projektteam, bei dem Mitglieder aus dem Ingenieurswesen, dem Design, dem Marketing und der Produktion zusammenkommen, an einer innovativen Idee arbeitet, hilft der Obeya-Raum dabei, die Fortschritte, die Meilensteine und die notwendigen Ressourcen zu visualisieren.
Auch bei großen Bauprojekten oder Implementierungsprojekten, die viel Koordination notwendig machen, trägt die Obeya-Raum-Methode dazu bei, die Anforderungen, den Status und mögliche Herausforderungen sichtbar zu machen.
Bei Prozessverbesserungen mit agilen Methoden wiederum können mithilfe der Obeya-Methode Engpässe, Schwierigkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig kommuniziert werden, während der Raum im Krisenmanagement eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit fördert.
Wie führe ich die Obeya-Raum-Methode ein?
Kennst du die Methode noch nicht und möchtest sie gerne etablieren, solltest du in mehreren Schritten vorgehen. Dabei gilt es auf der einen Seite, Aufklärungsarbeit zu leisten.
Wie, wann und von wem soll der Raum genutzt werden? Welche Vorteile bietet der Obeya-Raum? Welche Ziele sollen mit der Methode erreicht werden?
Die Mitglieder deines Projektteams müssen die Herangehensweise verstehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie den Raum lediglich als Raum für Meetings, aber nicht für eine aktive Zusammenarbeit wahrnehmen.
Auf der anderen Seite steht die praktische Umsetzung.
Am besten wählst du dafür ein Pilotprojekt aus, bei dem du mit deinem Team Erfahrungen sammeln kannst und ein Gefühl dafür bekommst, wie du den Raum optimal an die jeweiligen Anforderungen anpasst.
Einen Raum auswählen
Zunächst einmal brauchst du einen geeigneten Raum. Er sollte groß genug sein, damit alle relevanten Informationen dargestellt werden können.
Gleichzeitig sollte er eine angenehme Atmosphäre für eine ungestörte und produktive Zusammenarbeit bieten. Wichtig ist auch, dass alle Projektmitglieder jederzeit unkomplizierten Zugang zu dem Raum haben.
Den Raum gestalten
Eine oder mehrere Wände richtest du als Flächen für visuelle Darstellungen ein. Dazu hängst du Whiteboards oder Tafeln auf, an denen du Listen, Übersichten, Diagramme, Grafiken und andere Dokumente befestigen kannst.
Im nächsten Schritt teilst du die Wandflächen in verschiedene Themenbereiche auf.
Dabei hängt die Einteilung vom Projekt ab. Geht es zum Beispiel um die Einführung einer neuen Softwarelösung, könnten deine Bereiche laufende Prozesse, Meilensteine, Ressourcen, Risiken, Testläufe und Verbesserungsvorschläge lauten.
Daneben solltest du festlegen, welche Instrumente zur Visualisierung zum Einsatz kommen sollen. Bunte Post-its, Karten, Bilder oder Diagramme bieten sich an, um den aktuellen Status, Hürden und die nächsten Schritte übersichtlich darzustellen.
Wichtig ist, dass du dich für ein klares und einheitliches System entscheidest. Werden die gleichen Farben in den verschiedenen Bereichen unterschiedlich verwendet, geht der Überblick schnell verloren.
Regelmäßige Meetings durchführen
Du solltest die Mitglieder deines Projektteams dazu ermutigen, den Obeya-Raum aktiv zu nutzen. Die Idee ist, dass sie den Raum jederzeit aufsuchen können, um sich mit anderen Teammitgliedern auszutauschen, Projektaufgaben zu erledigen oder die Informationen auf den Tafeln zu aktualisieren.
Die Obeya-Wand ist kein statisches Gebilde, sondern soll sich im Verlauf des Projekts verändern und weiterentwickeln.
Ergänzend dazu sollte es regelmäßige Meetings geben. Bei diesen Treffen werden die bisherigen Fortschritte besprochen, die nächsten Aufgaben definiert, eingebrachte Vorschläge diskutiert und Lösungen erarbeitet. Auch die Inhalte der Meetings bereitest du auf und hängst sie im entsprechenden Themenbereich auf.
Hole dir zudem immer wieder Feedback zu der Methode ein. Was klappt gut? Wo sollte die Gestaltung oder Nutzung des Raums angepasst werden?
Die Rückmeldungen sind wichtig, damit du und dein Projektteam das Potenzial der Methode ausschöpfen können.
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Thema: Die Obeya-Raum-Methode für eine bessere Zusammenarbeit bei Projekten
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