Konzept für ein Projekt erstellen – die wichtigsten Schritte
Ein gelungenes und plausibles Projektkonzept überzeugt die Geschäftsleitung, den Auftraggeber und das Projektteam gleichermaßen. Doch ein solches Konzept zu entwickeln, erfordert eine systematische Vorgehensweise und oft auch eine Portion Kreativität. Dieser Beitrag erläutert die wichtigsten Schritte bei der Konzepterstellung.
Ein Mitarbeiter wird von seinem Vorgesetzten zum Gespräch gebeten. Bei diesem Gespräch berichtet der Chef von neuen Plänen, veränderten Herausforderungen, anspruchsvollen Aufgaben oder spannenden Projekten. Doch bevor es richtig losgehen kann, muss zunächst einmal ein entsprechendes Konzept erarbeitet werden.
Und genau darum soll sich der Mitarbeiter nun kümmern, wobei ihm sein Chef noch etwas wie “Ach, Sie machen das schon…” mit auf den Weg gibt. Zurück an seinem Schreibtisch ist der Mitarbeiter aber im ersten Moment ziemlich ratlos und weiß nicht so recht, wie er anfangen soll.
Eine zeitnahe, solide und zuverlässige Ausarbeitung eines Konzepts setzt ein strukturiertes und systematisches Vorgehen voraus. In einem zweiteiligen Beitrag zeigen wir die wichtigsten Schritte beim Erstellen eines Projektkonzepts auf.
Hier ist Teil I.:
Inhalt
Das Konzept als Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement
Das Konzept ist meist der Ausgangspunkt für ein Projekt. Nur ein klares und schlüssiges Konzept ermöglicht den verantwortlichen Entscheidungsträgern, die Chancen und die Risiken abzuwägen. Und zu beurteilen, ob es überhaupt Sinn macht, das geplante Projekt tatsächlich zu realisieren. Das Konzept soll ihnen insofern einen Blick in die Zukunft erlauben.
Aus diesem Grund entwirft ein überzeugendes Konzept verschiedene Szenarien, zeigt Nutzen und Potenziale auf, weist auf mögliche Risiken hin und hält Lösungsansätze fest. In diesem Sinne stellt das Konzept die Weichen für ein erfolgreiches Projektmanagement.
Gleichzeitig leistet das Konzept wertvolle Vorarbeit und schlägt die Brücke zum Projektplan. Denn aus dem Konzept lassen sich wesentliche Eckdaten ableiten. Hierzu gehören unter anderem die Zielgruppen, die Arbeitspakete und die notwendigen Einzelschritte bei der Realisierung.
Die Kompetenzen des Konzeptentwicklers
Dennoch gibt es einen großen Unterschied zwischen dem Projektmanagement und der Konzepterstellung: Das Projektmanagement ist darauf ausgerichtet, den Projektplan abzuarbeiten, um am Ende die definierten Projektziele zu erreichen. Die Planungen müssen zwar immer wieder geprüft und bei Bedarf angepasst oder revidiert werden. Insgesamt kann das Projektmanagement aber auf klare Vorgaben zurückgreifen.
Der Konzeptentwickler hingegen bewegt sich in großzügigen Gestaltungsräumen. Dadurch hat er zwar einerseits freie Hand. Andererseits liegt hier aber auch die besondere Herausforderung, die das Erstellen eines Projektkonzepts mit sich bringt.
Dies gilt insbesondere dann, wenn der Auftraggeber und die Geschäftsleitung selbst noch nicht so genau wissen, wohin die Reise gehen soll.
Für die Praxis wiederum bedeutet das, dass der Konzeptentwickler insbesondere die folgenden vier Fähigkeiten als Schlüsselkompetenzen braucht:
1. Kommunikation: Der Konzeptentwickler muss sich alle relevanten Informationen, Daten und Fakten beschaffen, um diese anschließend auszuwerten, zu filtern und zu verarbeiten. Hierzu gehört auch, in Erfahrung zu bringen, welche Aspekte für den Auftraggeber von besonderer Bedeutung sind und welche Erwartungen die Zielgruppe an das Konzeptthema stellt.
2. Kreativität: Der Konzeptentwickler muss eigene, neue Ideen entwickeln und innovative Ansätze erarbeiten. Außerdem muss er Problemstellungen erkennen, Stolpersteine aufspüren und entsprechende Lösungen oder Gegenmaßnahmen erarbeiten.
3. Methodik: Der Konzeptentwickler muss geeignete Methoden beherrschen, passende Werkzeuge kennen und sinnvolle Instrumente einsetzen können, um seinem Konzept eine klare, verständliche und tragfähige Struktur zu verleihen. Diese Struktur muss auch für Außenstehende erkennbar und nachvollziehbar sein.
4. Präsentationsfähigkeiten: Hat der Konzeptentwickler sein Konzept erstellt, muss er es überzeugend präsentieren. Letztlich geht es darum, der Geschäftsleitung, dem Auftraggeber und später auch dem Projektteam die eigenen Ideen schmackhaft zu machen.
Konzept für ein Projekt erstellen – Phase 1: die Konzeptvorbereitung
Längst nicht jeder Auftraggeber macht genaue Angaben dazu, worum es ihm geht und was er konkret möchte. Doch je schwammiger die Aufgabenstellung ist, desto schwerer wird es für den Konzeptentwickler, ein gelungenes Konzept zu erarbeiten.
Bevor sich der Konzeptentwickler ans Werk macht, sollte er deshalb sein Konzept zunächst einmal vorbereiten. Dabei lässt sich die Vorbereitungsphase in drei Schritte gliedern.
1. Schritt: die Aufgabe klären
In seiner Rolle als Auftragnehmer sollte der Konzeptentwickler alle relevanten Punkte mit seinem Auftraggeber besprechen. Hierzu gehört, dass die Aufgabenstellung möglichst präzise beschrieben wird. Es sollte klar sein, welches Problem der Auftraggeber durch das Projekt lösen und welche Ziele er erreichen möchte.
Für den Konzeptentwickler können sich hilfreiche Ansatzpunkte ergeben, wenn er weiß, welche Interessen sein Auftraggeber hat, welche Motive er verfolgt und was die Hintergründe für das Projekt sind. Daneben sollten natürlich auch die Rahmenbedingungen für das Konzept abgeklärt werden.
2. Schritt: Fragen stellen
Um die Informationen zu erhalten, die im Rahmen der Auftragsklärung wichtig sind, sollte der Konzeptentwickler die richtigen Fragen stellen. Denn der Auftraggeber ist nicht immer auf Anhieb in der Lage, die notwendigen Angaben zu machen. Dabei empfiehlt es sich, mit einem dreistufigen Fragenkatalog zu arbeiten:
1. Grundlegende Informationen erfragen: Zunächst einmal gilt es, die Basisinformationen zu sammeln. Dies erfolgt mithilfe von Fragen nach dem Wie und dem Warum oder Wofür.
2. Schwerpunkte ausarbeiten: Als nächstes geht es darum, die zentralen Aspekte herauszuarbeiten, die mit Blick auf die Aufgabenstellung und damit auch für das Konzept von besonderer Wichtigkeit sind. Dies erreicht der Konzeptentwickler durch Fragen wie: Was konkret? Wie unbedingt? Wer genau? Womit? Bis wann?
3. Geschlossene Fragen als Absicherung: Durch geschlossene Fragen (Habe ich richtig verstanden, dass …? Ich darf kurz zusammenfassen: …) bringt der Konzeptentwickler die Aufgabe auf den Punkt. Er fasst die zentralen Aspekte noch einmal zusammen und holt sich gleichzeitig die Bestätigung des Auftraggebers ab. Dadurch ist zum einen sichergestellt, dass der Konzeptentwickler im Sinne des Auftraggebers agieren und ihn mit seinem Konzept später zufriedenstellen kann. Zum anderen werden so Missverständnisse von Anfang an vermieden.
Geschlossene Fragen, also Fragen, die mit Ja oder Nein beantwortet werden, sollte sich der Konzeptentwickler aber tatsächlich bis zum Schluss aufheben. Denn sie können schnell dazu führen, dass sich das Gespräch zu sehr in Details verliert, während der Blick fürs Ganze verloren geht.
Besser ist, wenn der Konzeptentwickler seinen Auftraggeber durch offene Fragen dazu animiert, seine Vorstellungen, Wünsche und Ziele zu formulieren. Zum Ende des Gesprächs hin bleibt noch genug Zeit für eine Zusammenfassung und klärende Rückfragen.
3. Schritt: die Zielgruppe definieren
Im Zuge der Konzeptvorbereitung sollte der Konzeptentwickler auch festlegen, wer die Zielgruppen seines Konzepts sind. Oft wird sich das Konzept zwar an den Auftraggeber und die Geschäftsleitung wenden. Aber je nach Aufgabenstellung können auch andere Personen betroffen sein.
Soll das Konzept beispielsweise die Grundlage für ein Projekt zur Einführung eines neuen IT-Systems werden, wird es sich auf viele Kollegen auswirken. Der Konzeptentwickler ist deshalb gut beraten, wenn er nicht nur die vordergründigen Anforderungen und Ziele berücksichtigt, sondern von Anfang an auch die Interessen, Motive, Bedürfnisse und Konflikte bedenkt, die das Handeln aller Zielgruppen beeinflussen.
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