Projekt – Tipps für die betriebliche Urlaubsplanung

Projekt Urlaub: Infos und Tipps, damit die betriebliche Urlaubsplanung reibungslos klappt

 

Auch wenn die Arbeit noch so viel Spaß macht, irgendwann wird es Zeit für den Urlaub. Was aber für den einzelnen Arbeitnehmer mitunter schon schwierig ist – schließlich will der Jahresurlaub sinnvoll aufgeteilt und günstig geplant sein – stellt den Arbeitgeber vor eine ungleich größere Herausforderung.

Der Arbeitgeber muss nämlich nicht nur versuchen, die Wünsche seiner Mitarbeiter zu erfüllen, sondern auch die betrieblichen Interessen und Erfordernisse im Blick behalten. Das Projekt Urlaub ist somit aus Sicht eines Unternehmens eine Aufgabe, die nicht nur Arbeit und Zeit, sondern auch jede Menge Fingerspitzengefühl erfordert.

 

Damit die betriebliche Urlaubsplanung reibungslos klappt, hier die wichtigsten Infos und Tipps in der Übersicht:

 

Projekt Urlaub: Der Chef hat das letzte Wort.

Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen tätig sind, desto anspruchsvoller wird die betriebliche Urlaubsplanung. In vielen Betrieben ist es deshalb üblich geworden, dass die Mitarbeiter ihre Jahresplanung zu Beginn eines neuen Jahres abgeben.

Der Arbeitgeber kann dadurch schon früh damit beginnen, die Urlaubsansprüche und Urlaubswünsche zu koordinieren. Natürlich kann sich immer mal etwas ändern und im Laufe des Jahres kann sich herausstellen, dass einzelne Mitarbeiter den ursprünglich geplanten Urlaub früher brauchen oder erst später antreten möchten. Solche Änderungen sind jedoch kein allzu großes Problem, wenn das Grundgerüst steht.

Ratsam kann außerdem sein, einen Urlaubsplan im betrieblichen Aufenthaltsraum oder in den einzelnen Abteilungen auszuhängen. Die Mitarbeiter können sich so einen Überblick verschaffen und sich untereinander besser absprechen.

Der Arbeitgeber ist bei der betrieblichen Urlaubsplanung grundsätzlich dazu verpflichtet, zu berücksichtigen, wann und wie lange ein Mitarbeiter Urlaub nehmen möchte. So besagt es § 7 Abs. 1 des Bundesurlaubsgesetzes. Allerdings kann es betriebliche Gründe geben, die es unmöglich machen, die Wünsche aller Mitarbeiter zu erfüllen.

Dies ist beispielsweise der Fall, wenn zu viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub haben möchten. Der Arbeitgeber muss dann abwägen, wie viele Mitarbeiter er in Urlaub schicken kann und welche der Urlaubsanträge er genehmigt. Bei dieser Entscheidung kommen verschiedene Faktoren zum Tragen. So erhalten Mitarbeiter, die schulpflichtige Kinder haben, üblicherweise eher Urlaub während der Schulferien als Mitarbeiter ohne schulpflichtige Kinder.

Das Alter, die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder die Erholungsbedürftigkeit sind ebenfalls von Bedeutung, genauso wie ein berufstätiger Ehepartner eine Rolle spielen kann. Außerdem kann es wichtige Gründe geben, weshalb ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt Urlaub braucht, etwa wenn eine große Familienfeier ansteht oder er Angehörige im Ausland hat. 

Ein offenes Gespräch und ein wenig Kompromissbereitschaft auf allen Seiten führt in den meisten Fällen zu einer Lösung, mit der alle gut leben können. Kann keine Einigung erzielt werden, hat der Chef das letzte Wort.

Gibt es einen Betriebsrat, kann die Entscheidung auch in Absprache mit dem Betriebsrat erfolgen. Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 5 des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Betriebsrat nämlich ein Mitbestimmungsrecht, wenn sich der Arbeitgeber und ein Arbeitnehmer in Sachen Urlaub nicht einig werden können.

Handelt es sich um einen besonders kniffligen Fall, bei dem der Arbeitgeber und der Betriebsrat keine einvernehmliche Lösung finden können, ist es außerdem möglich, eine Art Einigungsstelle einzurichten. Hier wird die Entscheidung dann von Mitgliedern des Betriebsrats und Vertretern des Arbeitgebers getroffen, die Leitung übernimmt ein unparteiischer Vorsitzender. Die genauen Vorgaben und Regelungen zu der Einigungsstelle ergeben sich aus § 76 des Betriebsverfassungsgesetzes.

 

Der Urlaub sollte möglichst am Stück sein.

Hat ein Arbeitnehmer Urlaub beantragt, muss der Arbeitgeber möglichst zeitnah entscheiden, ob der Urlaub bewilligt wird oder ob nicht. Zeitnah heißt in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitnehmer noch genug Zeit haben muss, um seinen Urlaub zu planen und gegebenenfalls zu buchen.

Außerdem besagt § 7 Abs. 2 des Bundesurlaubsgesetzes, dass der Arbeitnehmer Anspruch auf einen zusammenhängenden Urlaub hat. Die Mindestdauer beträgt dabei zwölf Werktage am Stück, natürlich unter der Voraussetzung, dass der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers noch mindestens zwölf Tage beträgt. Möchte ein Mitarbeiter seinen Jahresurlaub nutzen, um beispielsweise vier oder fünf Wochen lang durch Australien zu reisen, muss ihm sein Chef diesen Urlaub also grundsätzlich genehmigen.

Dies gilt jedoch nicht, wenn ein so langer Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht möglich ist oder wenn der Mitarbeiter eine Position bekleidet, die seine Anwesenheit zu einem bestimmten Zeitpunkt erfordert. Steht beispielsweise die IT-Umstellung bevor, wird der technische Leiter vor Ort gebraucht.

Ein Rückruf aus dem Urlaub ist praktisch ausgeschlossen.

Hat der Arbeitgeber den Urlaub bewilligt, kann er seine Entscheidung eigentlich nicht mehr zurücknehmen. Nun kann es aber durchaus passieren, dass kurzfristig ein dringender Großauftrag hereinkommt oder eine Erkältungswelle mehrere Kollegen außer Gefecht setzt.

Ist der Arbeitnehmer gerade dabei, seine Urlaubskoffer zu packen, oder hat er seine Urlaubsreise schon angetreten, kann der Arbeitgeber ihn bitten, seinen Urlaub zu verschieben oder abzubrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.

Die Bentonung liegt hierbei aber auf bitten, denn dazu zwingen kann ihn der Arbeitgeber nicht. Zulässig wäre ein Rückruf aus dem Urlaub nach Ansicht der meisten Gerichte und Juristen nur dann, wenn die Existenz des Betriebs nachweislich gefährdet ist. Kommt der Arbeitnehmer der Bitte seines Arbeitgebers nach, muss dieser die Kosten übernehmen, die für die Stornierung des gebuchten Urlaubs oder den Abbruch und die vorzeitige Rückreise entstehen.

Übrigens: Selbst wenn im Arbeitvertrag steht, dass ein Rückruf aus dem Urlaub möglich ist, darf der Arbeitgeber dies nicht erzwingen. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers dem gesetzlichen Mindestmaß entspricht. Bei Urlaubstagen, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen, sieht es etwas anders aus. Hier lassen die Arbeitsgerichte entsprechende Absprachen durchaus zu, die als vertragliche Vereinbarungen dann auch für beide Seiten verbindlich sind.

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