Infos zur Projekt-Umfeld-Analyse

Infos zur Projekt-Umfeld-Analyse 

Die Projekt-Umfeld-Analyse liefert Informationen, die für die Planung und die Strukturierung eines Projekts wichtig sind. Wie der Name bereits andeutet, steht dabei das Umfeld des Projekts im Mittelpunkt.

Bei der Projekt-Umfeld-Analyse werden also äußere Faktoren, Einflüsse und Rahmenbedingungen, die sich auf das Projekt auswirken können, zusammengetragen und überprüft. Auf eine einfache Formel gebracht, geht es bei der Projekt-Umfeld-Analyse somit darum, einmal über den Tellerrand zu schauen.

Doch warum ist das überhaupt sinnvoll und wichtig?
Und wie wird die Analyse durchgeführt?

 

Grundlegende Infos zur Projekt-Umfeld-Analyse

Ein Projekt findet nie losgelöst von allem anderen, in seinem eigenen, luftleeren Raum statt. Stattdessen ist ein Projekt immer in einen Kontext eingebettet. Bei der Projekt-Umfeld-Analyse, kurz PUMA, geht es darum, genau dieses Projektumfeld unter die Lupe zu nehmen.

Dabei werden alle internen und externen Faktoren, die Einfluss auf das Projekt nehmen können, zusammengetragen und ausgewertet. Die Kernfrage bei der PUMA lautet also: “Was müssen wir alles berücksichtigen?“

Wenn klar ist, worauf geachtet werden muss, kann das Projekt auf dieser Basis strukturiert werden. Gleichzeitig verhindert die PUMA, dass sich die Projektleitung nur auf den Projektinhalt konzentriert und dabei die Einflussfaktoren im Projektumfeld vernachlässigt.

 

Der Nutzen der Projekt-Umfeld-Analyse

Während der Risikoanalyse viel Aufmerksamkeit geschenkt wird, wird die PUMA oft eher stiefmütterlich behandelt. Dabei kann gerade die Projekt-Umfeld-Analyse den Weg für den Projekterfolg maßgeblich ebnen und gleichzeitig die entscheidenden Informationen für die nachfolgenden Analysen liefern.

Die Absichten und Ziele der PUMA sind nämlich folgende:

·         das ganzheitliche Erfassen des Projekts und der Rahmenbedingungen, auch und vor allem im Sinne eines Blicks über den Tellerrand hinaus

·         das Identifizieren aller inneren und äußeren Einflussfaktoren

·         das frühzeitige Erkennen von möglichen Projektrisiken

·         das Entwickeln von Maßnahmen im Rahmen der Projektplanung und Projektstrukturierung, insbesondere mit Blick auf die Beeinflussung des Projektumfelds

·         das Vorbereiten der Risiko- und der Stakeholderanalyse

 

Die Durchführung einer Projekt-Umfeld-Analyse

Bei der PUMA geht es darum, alle relevanten Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken und deshalb beachtet werden müssen, zusammenzutragen und auszuwerten. Es gilt also, das Umfeld, in dem das Projekt stattfindet, zu erkennen und zu verstehen.

Damit es gelingt, das Projektumfeld ganzheitlich zu erfassen und gleichzeitig die Übersicht zu bewahren, um dann aus den zusammengetragenen Informationen auch die richtigen Schlüsse ziehen zu können, sollte die Umfeldanalyse in drei Teilbereiche gegliedert werden:

 

1. Soziale Umfeldfaktoren

Zu den sozialen Umfeldfaktoren gehören alle Personen oder Personengruppen, die Einfluss auf das Projekt nehmen können oder wollen. Dazu zählen sowohl Außenstehende als auch diejenigen, die als Mitglieder des Projektteams direkt am Projekt beteiligt sind. Bei der PUMA geht es aber zunächst einmal nur darum, diese Personen und Personengruppen zu identifizieren. Die nähere Betrachtung erfolgt dann erst in der anschließenden Stakeholderanalyse.

Wie wichtig die Analyse des sozialen Projektumfelds ist, wird schnell klar, wenn sich der Projektleiter vor Augen führt, dass sich das Projektziel durchaus von den Zielen der verschiedenen Stakeholder unterscheiden kann. Dazu ein Beispiel: Angenommen, das Projektziel besteht darin, ein Nachfolgemodell von einem bestehenden Produkt zu entwickeln.

Das Projektteam wird sich also darauf konzentrieren, an dem neuen Produkt zu arbeiten, um sein Ziel zu erreichen. Das Ziel der Geschäftsleitung muss aber nicht zwangsläufig sein, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen. Stattdessen kann ihr Ziel darin bestehen, die Umsätze durch das Nachfolgemodell um einen bestimmten Prozentsatz zu steigern.

 

2. Zeitliche Umfeldfaktoren

Bei der Analyse der zeitlichen Umfeldfaktoren stehen die Aufgaben und Tätigkeiten im Mittelpunkt, die vor und nach der Projektdurchführung anfallen. Zu den relevanten Faktoren vor Beginn des Projekts gehören alle Kriterien, die Einfluss darauf haben, ob und dass das Projekt wie geplant starten kann.

Faktoren nach Abschluss des Projekts können notwendige Nacharbeiten, Weiterentwicklungen der Projektergebnisse, aber auch Konsequenzen sein, die Folgeprojekte auslösen oder zu organisatorischen Änderungen führen.

 

3. Sachliche Umfeldfaktoren

Mit Blick auf das sachliche Projektumfeld werden alle die Themen und Fakten untersucht, die Auswirkungen auf das Projekt haben können. Interne Richtlinien und Aspekte der Unternehmensstrategie, mögliche Konkurrenzsituationen durch andere laufende Projekte oder die bereitgestellten Ressourcen gehören genauso dazu wie rechtliche Vorschriften, aktuelle Markttrends oder geographische und klimatische Faktoren.   

 

Einteilung in interne und externe Umfeldfaktoren

Neben der Einteilung in soziale, zeitliche und sachliche Umfeldfaktoren sollten die zusammengetragenen Informationen in interne und in externe Faktoren gegliedert werden. Interne Faktoren bestehen innerhalb des Projekts oder des Unternehmens.

Bei der Durchführung des Projekts müssen sie entsprechend berücksichtigt werden. Externe Faktoren wirken von außen auf das Projekt oder das Unternehmen ein. Auch sie müssen beachtet werden. Anders als bei den internen Faktoren, die durch Absprachen und Vereinbarungen beeinflusst werden können, lässt sich auf externe Faktoren aber oft kein direkter Einfluss nehmen.

Ein interner Faktor kann beispielsweise eine organisatorische Vorgabe sein, die der Projektleiter bei Bedarf und in Absprache mit der Geschäftsführung anpassen kann. Ein Beispiel für einen externen Faktor ist eine gesetzliche Vorgabe. Sie kann nicht abgeändert werden, sondern ist zwingend einzuhalten.   

Die zusammengetragenen Ergebnisse können der besseren Übersicht wegen grafisch aufbereitet werden. Bewährt hat sich dabei eine Anordnung in folgender Form:

[PUMA]

PUMA

Anschließend werden die Faktoren im Rahmen einer Stakeholder- und einer Risikoanalyse genauer betrachtet. Dabei werden alle sozialen Umfeldfaktoren in die Stakeholderanalyse übertragen, konkretisiert und ergänzt. Nach der Bewertung können entsprechende Maßnahmen definiert werden. Die sachlichen Umfeldfaktoren werden in der Risikoanalyse untersucht.

Hier wird überprüft, ob der jeweilige Faktor ein Risiko darstellt und wenn ja, wie diesem Risiko entgegengewirkt werden kann. Die zeitlichen Umfeldfaktoren werden bei der Projektplanung verarbeitet und ansonsten entweder der Stakeholder- oder der Risikoanalyse zugeordnet.

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