Infos und Tipps zum Projektstrukturplan

Infos und Tipps zum Projektstrukturplan 

Durch einen Projektstrukturplan kann der Projektleiter ein Projekt in Teilaufgaben und einzelne Arbeitspakete zerlegen. Gleichzeitig kann er das Projekt in einer einfachen, übersichtlichen Form darstellen.

Dadurch wird der Projektstrukturplan zum Ausgangspunkt für alle weiteren Planungen, Schritte und Abläufe.

Ein Projektstrukturplan ermöglicht dem Projektleiter, sich einen Überblick über das Projekt zu verschaffen und die notwendigen Maßnahmen zu planen. Dafür gliedert der Projektleiter das Projekt in Teilprojekte, Einzelaufgaben und Arbeitspakete und bildet diese Elemente in einer übersichtlich strukturierten Darstellung ab.

Damit schafft sich der Projektleiter ein zentrales Instrument, das die Grundlage für alle weiteren Planungen, aber auch Kontrollen bildet. Doch wie funktioniert das Ganze genau?

Hier die wichtigsten Infos und Tipps zum Projektstrukturplan!:

 

Was ist ein Projektstrukturplan genau?

Ein Projektstrukturplan ist eine übersichtliche Darstellung, durch die das Projekt in Teilbereiche und Einzelaufgaben zerlegt wird. Dabei werden im Projektstrukturplan alle Tätigkeiten erfasst, die erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen. Hierzu gehören auch solche Vorgänge oder Arbeiten, die mit Blick auf das Ergebnis zwar erledigt werden müssen, im Ergebnis selbst aber nicht mehr erwähnt werden.

Die Aufgaben, die der Projektleiter während des Projektverlaufs übernimmt, sind ein Beispiel für solche Vorgänge. Mit dem Projektstrukturplan steht dem Projektleiter ein Instrument zur Verfügung, das es ihm ermöglicht, das Projekt zu überblicken und sowohl die Einzelaufgaben und Arbeitspakete als auch die dafür notwendigen Ressourcen zu planen.

Im Englischen wird der Projektstrukturplan als Work Break Down Structure bezeichnet, im Deutschen wird auch vom Arbeitsstrukturplan gesprochen.

 

Wie sieht ein Projektstrukturplan aus?

Ein Projektstrukturplan ist aufgebaut wie ein Organigramm. Die oberste Ebene bildet das Projekt als solches oder das Projektziel. Die zweite Ebene führt die Teilprojekte oder Teilaufgaben auf.

Die unterste Ebene enthält die einzelnen Arbeitspakete. Die Arbeitspakete sind die kleinsten Einheiten. Sie können nicht weiter aufgeteilt werden, sondern sind in sich geschlossen und jeweils für sich bearbeitbar.

In umgekehrter Reihenfolge fügt sich die Summe aller Arbeitspakete zu den übergeordneten Teilaufgaben oder Teilprojekten zusammen, die wiederum das Projekt als Ganzes ergeben.

 

Beispiel:

Angenommen, bei dem Projekt geht es um einen neuen Katalog mit dem aktuellen Sortiment. Ein einfacher Projektstrukturplan für dieses Projekt könnte dann wie folgt aussehen:

[Grafik Projektstrukturplan]

Projektstrukturplan

 

Wie wird ein Projektstrukturplan erstellt?

Um den Projektstrukturplan anzulegen, kann der Projektleiter zwischen zwei grundlegenden Ausrichtungen wählen:

·         funktionsorientierte Struktur: Strukturiert der Projektleiter das Projekt funktionsorientiert, legt er die Aufgaben, Arbeiten und Prozesse zugrunde, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen. Seine zentrale Fragestellung ist also, was getan werden muss, damit das geplante Ergebnis erzielt wird.

·         objektorientierte Struktur: Strukturiert der Projektleiter das Projekt objektorientiert, ist das Projektziel sein Ausgangspunkt. Er nimmt also das Endergebnis als Basis, zerlegt es in seine einzelnen Bestandteile und teilt diese weiter in die Tiefe auf.

Neben diesen beiden Ausrichtungen kann der Projektleiter aber auch eine Mischform daraus wählen. In diesem Fall strukturiert er die einzelnen Stränge je nach Bedarf mal funktions- und mal objektorientiert.

 

Wofür wird der Projektstrukturplan genutzt?

Mit dem Projektstrukturplan verfügt der Projektleiter über ein äußerst hilfreiches Instrument, das ihm in vielerlei Hinsicht zugute kommt und das er an mehreren Stellen nutzen kann:

·         Meilensteine planen: Die Einteilung der anstehenden Aufgaben in Arbeitspakete bildet die Basis für die späteren Abläufe. Der Projektleiter kann die Arbeitspakete dabei nach ihrer Wichtigkeit ordnen und dadurch die Reihenfolge der einzelnen Projektschritte festlegen. Auf diese Weise entstehen zudem Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen zwischen den Teilaufgaben. Gleichzeitig kann der Projektleiter für jedes Arbeitspaket einen Start- und einen Endzeitpunkt bestimmen. Dadurch ermöglicht der Projektstrukturplan, Meilensteine zu ermitteln und die Größen für die Terminplanung festzulegen.

·         Ressourcen festlegen: Aus der Aufstellung und Beschreibung der einzelnen Teilprojekte und Arbeitsaufgaben kann der Projektleiter ableiten, welche zeitlichen, finanziellen, inhaltlichen und personellen Ressourcen notwendig sind, um die Erledigung der Aufgaben zu gewährleisten.

·         Risiken erkennen: Hat der Projektleiter bei seinen Planungen etwas vergessen, zeigt sich das durch Lücken im Projektstrukturplan. Gleiches gilt, wenn der Projektstrukturplan unvollständig ist. Kann der Projektleiter die leer gebliebenen Felder nicht gleich auffüllen, erfasst er die entsprechenden Inhalte oder Fragestellungen als Risiken. Auf diese Weise bleiben mögliche Schwierigkeiten und Sachverhalte, die noch geklärt werden müssen, im Blick. Die Gefahr, dass diese Punkte in Vergessenheit geraten und so im weiteren Verlauf zur Bedrohung für den Projekterfolg werden, ist dadurch minimiert.

·         Fortschritte kontrollieren: Mit dem Projektstrukturplan kann der Projektleiter die Abläufe nicht nur planen, sondern auch steuern und überwachen. Erledigte Arbeitspakete kann er im Berichtswesen protokollieren. Dadurch behält er stets die Übersicht über die Fortschritte, die erzielten Teilergebnisse und auch die aufgetauchten Schwierigkeiten. Gleichzeitig wird es möglich, andere Projektbeteiligte transparent und übersichtlich auf dem Laufenden zu halten.

·         Projektwissen festhalten: Der Projektstrukturplan dokumentiert alle Aufgaben und Vorgänge, die erforderlich sind, um das gewünschte Projektergebnis zu erzielen. Dabei kann ein einmal erstellter Projektstrukturplan auch als Orientierungshilfe für vergleichbare Nachfolgeprojekte dienen. In diesem Fall ist es nicht notwendig, einen komplett neuen Plan zu erarbeiten. Dadurch lassen sich Zeit und Kosten einsparen. Gleichzeitig bleibt das Projektwissen erhalten, falls ein Teammitglied kurzfristig ausscheiden sollte. Andersherum kann sich ein neues Teammitglied durch den Projektstrukturplan schnell einen Überblick verschaffen und auf dieser Grundlage zeitnah in die Thematik einarbeiten.

Daneben ist der Projektstrukturplan ein effektives Führungsinstrument. Bezieht der Projektleiter die Mitglieder des Projektteams bei der Erstellung des Plans mit ein, beispielsweise indem er sie bittet, die jeweiligen Arbeitspakete zu bestimmen und zu beschreiben, setzen sie sich von Anfang an mit dem Projektinhalten auseinander und bringen sich aktiv ein.

Auch die Zusammenstellung des Teams und die Verteilung der Verantwortlichkeiten werden durch den Projektstrukturplan erleichtert. Im weiteren Verlauf unterstützt der Projektstrukturplan den Projektleiter dabei, die Abläufe nachzuvollziehen, die bisherigen Ergebnisse zu kommunizieren und bei Bedarf Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Und nicht zuletzt unterstreicht der Projektleiter seine eigene Position als Experte. Immerhin ist der Projektstrukturplan ein wirkungsvoller Beleg für die vorhandenen methodischen Kompetenzen.

Mehr Anleitungen, Tipps, Ratgeber und Vorlagen:

Thema: Infos und Tipps zum Projektstrukturplan

Kommentar verfassen