Infos rund ums Projektcontrolling
Das Projektcontrolling stellt sicher, dass die Leistungen, die Termine und das Budget des Projekts eingehalten werden. Dieser Beitrag erklärt, wie effektives Projektcontrolling funktioniert.
Obwohl das Projektcontrolling ein wichtiger Baustein ist und eine große Rolle spielen kann, wenn es um die erfolgreiche Durchführung eines Projekts geht, kommt es im Projektmanagement oft zu kurz. Mal sind die Ergebnisse und Ziele des Projekts eher schwammig definiert, mal fehlt eine konkrete Zeitplanung und mal steht das Budget nicht fest. In der Folge muss das Projektcontrolling mit unklaren Rahmenbedingungen und Zielvorgaben hantieren.
Dabei sind für das Projektcontrolling lediglich drei Faktoren von Bedeutung, nämlich die Leistungen, die Kosten und die Termine. Doch was macht das Projektcontrolling eigentlich genau? Welche Aufgaben hat es? Wer ist dafür zuständig? Und welche Instrumente kommen zum Einsatz?
Hier die wichtigsten Infos rund ums Projektcontrolling in der Übersicht:
Inhalt
Welche Aufgaben hat das Projektcontrolling?
Im Zuge der Projektplanung erarbeiten der Auftraggeber und der Projektleiter, welche Ziele durch das Projekt erreicht werden sollen, bis wann die Ergebnisse vorliegen sollen und welches Budget für das Projekt zur Verfügung steht. Aus diesen Vereinbarungen und Absprachen leiten sich die Kernaufgaben des Projektcontrollings ab.
Denn das Projektcontrolling hat dafür zu sorgen, dass die Vorgaben eingehalten werden. Dazu gleicht das Projektcontrolling den Ist-Zustand regelmäßig mit den geplanten Leistungen, Terminen und Kosten ab.
Sollten Abweichungen auftreten oder Schwierigkeiten auftauchen, analysiert das Projektcontrolling die Ursachen und leitet Gegen- oder Korrekturmaßnahmen ein. Damit fallen einerseits die Überwachung und andererseits die Steuerung des Projekts in den Aufgabenbereich des Projektcontrollings.
Wer übernimmt das Projektcontrolling?
Je nach Projektgröße und Unternehmensstandards können verschiedene Personen für das Projektcontrolling zuständig sein. Der Projektleiter muss über die Abläufe und die Fortschritte, aber auch über mögliche Problematiken stets informiert sein. Für ihn sind die Ergebnisse des Projektcontrollings somit besonders wichtig. Deshalb kümmert sich der Projektleiter oft selbst um das Projektcontrolling.
Bei größeren Projekten kommt als Unterstützung des Projektleiters mitunter ein Projektcontroller zum Einsatz. Er trägt alle wichtigen Daten und Informationen zusammen, wertet sie aus und bereitet sie auf. Fallen ihm Unstimmigkeiten auf, informiert er die Projektleitung darüber und schlägt Alternativen, Korrekturmöglichkeiten oder Gegenmaßnahmen vor.
Außerdem berät er das Projektteam bei der Durchführung des Projekts. Daneben kann ein Profi mit dem Projektcontrolling beauftragt werden. Dabei kann der Controller ein Mitarbeiter aus der Controllingabteilung des Unternehmens oder ein externer Dienstleister sein.
Wie arbeitet das Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling nimmt seine Arbeit schon vor dem eigentlichen Projektstart auf. Im Idealfall ist es bereits an den Verhandlungen zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter beteiligt. Das Projektcontrolling hat dann nämlich die Möglichkeit, zu prüfen, wie realistisch die Zielvorgaben und inwieweit die Rahmenbedingungen umsetzbar sind.
Meist wird sich das Projektcontrolling dabei an Erfahrungen aus früheren Projekten orientieren und kann so wichtige und hilfreiche Impulse bei der Projektplanung liefern. Aber auch mögliche Projektrisiken zu erkennen und auszuwerten und geeignete Gegenmaßnahmen zu erarbeiten, ist Aufgabe des Projektcontrollings.
Während des Projekts gleicht das Projektcontrolling die geplanten Vorgaben regelmäßig mit dem Ist-Zustand ab. Dabei stehen insbesondere die Projektergebnisse, die Termine und das Budget auf dem Prüfstand. Das Projektcontrolling ermittelt die aktuellen Kennzahlen, wertet sie aus, stellt sie den Soll-Vorgaben gegenüber, dokumentiert Abweichungen und informiert den Projektleiter über die Ergebnisse.
Sollte sich herausstellen, dass die geplanten Vorgaben angepasst werden müssen, Änderungen im Projektablauf notwendig sind oder konkrete Zwischenfälle aufgetreten sind, entwickelt das Projektcontrolling Gegenmaßnahmen oder alternative Lösungsansätze und schlägt diese dem Projektleiter vor.
Um den Projekterfolg sicherzustellen, ist eine Kommunikation in beide Richtungen ratsam. Dabei sollte das Projektcontrolling den Mittelpunkt bilden. Das heißt: Die Mitglieder des Projektteams halten das Projektcontrolling über die Abläufe und die Fortschritte, aber auch über mögliche Schwierigkeiten auf dem Laufenden. Das Projektcontrolling trägt die Informationen zusammen, dokumentiert und analysiert sie. Die Ergebnisse der Auswertung leitet das Projektcontrolling schließlich an den Projektleiter weiter.
Welche Instrumente nutzt das Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling kann auf verschiedene Mittel und Instrumente zurückgreifen, um die Projektprozesse zu überwachen und zu steuern. Zu den wichtigsten Elementen gehören jedoch folgende:
Meilenstein-Trendanalysen
Um die Zeitplanung nachvollziehen und überwachen zu können, werden für die wichtigsten Aufgaben oder Arbeitspakete innerhalb des Projekts Meilensteine definiert. Dabei empfiehlt es sich, die Meilensteine nicht als fixe Termine, sondern als Zeiträume festzulegen. Während eines Projekts passiert es recht oft, dass die ursprünglich geplanten Termine nicht eingehalten werden können, beispielsweise weil sich die Zeitplanung als nicht umsetzbar herausstellt, Schwierigkeiten aufgetreten sind oder es zu unerwarteten Ereignissen kam.
Kann ein fixer Termin nicht eingehalten werden, muss meist die gesamte Planung korrigiert werden. Sind stattdessen Zeiträume definiert, die vorgeben, wann die jeweilige Projektaufgabe frühestens und bis wann sie spätestens erledigt sein muss, entsteht Planungssicherheit und gleichzeitig mehr Flexibilität.
Mithilfe einer sogenannten Meilenstein-Trendanalyse kann das Projektcontrolling wiederum jederzeit prüfen, ob die Meilensteine planmäßig umgesetzt werden und welche Meilensteine vorgezogen und welche in Verzug sind. Damit ist stets ein aktueller Überblick gegeben, der es ermöglicht, bei Bedarf schnell einzugreifen und gegenzusteuern.
Kostenverlaufsanalysen
Bei der Projektplanung werden die Ressourcen für das Projekt festgelegt. Mit einer Aufwands- und Kostenkontrolle behält das Projektcontrolling im Auge, ob die Planvorgaben eingehalten werden. Dabei kommen bei einem Projekt verschiedene Kostenfaktoren zusammen, unter anderem für Sachmittel und Materialien, für die Nutzung von Maschinen und Anlagen oder für externe Dienstleistungen.
Ein weiterer großer Kostenfaktor sind die Personalkosten des Projektteams. Die Basis für eine solide Kostenkontrolle bildet eine konkrete Definition der Kosten, die dem Projekt zugeschrieben werden können. Im Projektverlauf müssen sämtliche Kostenfaktoren dann exakt und vollständig erfasst werden.
Auf dieser Grundlage kann das Projektcontrolling mithilfe einer Trendanalyse überwachen, wie sich die Kosten entwickeln und inwieweit die Soll- und die Ist-Werte voneinander abweichen.
Fortschrittsgrad und Quality Gates
Der Projektfortschritt und die Qualität der Projektergebnisse lassen sich nicht mit den verbrauchten Zeit- und Finanzressourcen messen. Stattdessen müssen hier eigene Kontrollmechanismen eingesetzt werden. Dies erfolgt mithilfe von Kriterien, die abgestimmt auf das Projekt und das angestrebte Projektziel definiert werden.
Die erbrachten Leistungen und die erzielten Fortschritte erfasst das Projektcontrolling dann in aller Regel in Prozent. Dieser Prozentwert wird auch Fortschrittsgrad genannt. Dabei entspricht ein Fortschrittsgrad von 100 Prozent der Leistung, die vom Auftraggeber als Endergebnis gefordert ist.
Um die Qualität der Projektergebnisse zu sichern, hat sich das Konzept der sogenannten Quality Gates etabliert. Quality Gates werden an Schlüsselstellen im Projektablauf festgelegt. Das Projekt kann erst dann in die nächste Phase übergehen und somit das jeweilige Quality Gate passieren, wenn die zuvor definierten Kriterien erfüllt sind. Aufgabe des Projektcontrollings ist, die Erfüllung dieser Kriterien zu überwachen.
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