Die wichtigsten Fragen
im Zuge der Vorbereitung/
Planung eines Projekts
Damit ein Projekt auch tatsächlich entsprechend der Vorgaben im Hinblick auf Termine und Budget durchgeführt werden kann und um sicherzustellen, dass die angestrebten Ergebnisse erzielt werden können, müssen die Grundlagen dafür durch das Projektmanagement bereits in der Startphase gelegt werden.
In anderen Worten heißt das, dass ein Projekt eine detaillierte Planung und Vorbereitung erfordert, da ansonsten die Gefahr droht, dass das Projekt länger andauert als gedacht und damit auch unnötigerweise höhere Kosten verursacht.
Im Folgenden daher eine Auflistung der wichtigsten Fragen im Zuge der Vorbereitung und Planung eines Projekts, die aufzeigt, ob alle erforderlichen Vorbereitungsarbeiten erledigt sind und welche Punkte noch zu klären sind.
Hier eine Übersicht und Anleitung:
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Sind die angestrebten Ziele und Ergebnisse abgestimmt, deutlich definiert und schriftlich erfasst? Hierzu gehört auch, dass die Punkte, die zwar unter Umständen allgemein erwartet werden, jedoch nicht in den Bereich des Projektes fallen, ebenfalls festgehalten sind.
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Stimmen alle am Projekt Beteiligten der Art, dem Umfang und dem Inhalt der Projektziele zu?
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Sind die Arbeiten im Rahmen des Projektes in entsprechende Arbeitseinheiten gegliedert und im Hinblick auf den Inhalt nachvollziehbar und vollständig beschrieben?
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Verfügt das Projektteam über die notwendigen Kompetenzen und wurde es bei der Aufgabenverteilung einbezogen? Wurden Arbeitsgruppen gebildet und deren Aufgaben eindeutig festegelegt?
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Arbeitet das Projektmanagementsystem mit einem Ablaufplan, der sowohl die Plan- als auch die Ist-Situation erfasst?
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Sind die Projektbeteiligten an den Tagen oder zu den Zeiten freigestellt, an denen ihr Einsatz im Projektarbeitsplan vorgesehen ist?
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Sind alle Rollen und Positionen im Rahmen des Projekts konkret vergeben?
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Ist eindeutig festgelegt, wie sich die Verantwortung und die Entscheidungskompetenzen verteilen?
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Sind alle Beteiligten über die Regeln hinsichtlich der Zusammenarbeit informiert? Gibt es klare Richtlinien hinsichtlich Besprechungen?
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Wurden einheitliche Arbeitsmittel, Materialien und Ablagestrukturen bestimmt?
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Sieht die Projektsteuerung bestimmte Rhythmen vor?
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Wurden Berichts- und Informationswege festgelegt und ist allen Beteiligten bekannt, in welchen Intervallen und in welcher Form Berichte zu verfassen und vorzulegen sind?
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Ist das Budget entsprechend der Planung genehmigt?
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Sind die Risiken des Projekts und deren Folgen bekannt? Welche Gegenmaßnahmen wurden entwickelt und was gilt hinsichtlich erhöhter Kosten?
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Liegt eine Strategie vor, falls es zu Problemen zwischen den Projektbeteiligten kommt und wurden Eskalationsgrenzen bestimmt?
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