Die wichtigsten Tipps
für eine gelungene
Powerpoint-Präsentation
Wenn es darum geht, ein Projekt vorzustellen oder Arbeitsschritte, Etappen und Ergebnisse zu präsentieren, ist meist eine Powerpoint-Präsentation das Instrument der Wahl.
Dies liegt sicher nicht zuletzt auch daran, dass es nicht allzu schwierig ist, das Programm zu verstehen und den Umgang damit zu lernen. Viele unterschätzen aber, dass es auch bei einer Powerpoint-Präsentation nicht nur darauf ankommt, dass Informationen und Inhalte vermittelt werden, sondern vor allem auch wie dies geschichtet.
Hier daher die wichtigsten Tipps für eine gelungene Powerpoint-Präsentation auf einen Blick:
Inhalt
Ein klar gegliederter,
strukturierter Aufbau ist sehr wichtig.
Eine Powerpoint-Präsentation setzt sich aus unterschiedlich vielen Folien zusammen. Die erste Folie sollte dabei alle die Informationen enthalten, die die Zuhörer benötigen, um zu wissen, was auf sie zukommt.
Das bedeutet, auf der ersten Folie, die die Funktion eines Deckblatts hat, sollten der Titel des Projekts, das Datum, der Name des Autors und eventuell das Firmenlogo stehen. Danach sollte ein kurzes Inhaltsverzeichnis folgen.
Hier geht es aber tatsächlich nur darum, einen groben Überblick zu vermitteln, allzu viele Details sind nicht notwendig. Mit der nächsten Folie beginnt dann die eigentliche Präsentation.
Diese muss sich natürlich an der angekündigten Reihenfolge orientieren, im Idealfall ist die Präsentation dabei kapitelartig gegliedert. Bei einer Powerpoint-Präsentation werden aber immer nur die wichtigsten Inhalte auf den jeweiligen Folien präsentiert, die Ausführungen dazu erfolgen mündlich.
Die letzte Folie sollte dann eine kurze, prägnante Zusammenfassung oder ein Fazit präsentieren.
Auf einfach und schlicht
gestaltete Folien achten.
Grundsätzlich gilt für eine Powerpoint-Präsentation, dass die Folien möglichst einfach und schlicht gestaltet werden sollten. Je bunter und überladener die Folien wirken, desto mehr lenken sie von den eigentlichen Inhalten ab.
Als Faustregel gilt daher, dass:
· auf einer Seite nicht mehr als 40 Wörter stehen sollten,
· ein großes Bild besser ist als mehrere kleine,
· mit Farben und Schriften nur in sehr begrenztem Maße experimentiert werden sollte,
· grundsätzlich auf alle Details und Elemente, die nicht zum Verständnis beitragen, verzichtet werden sollte.
Profis greifen beim Erstellen von Präsentationen auf einen recht einfachen Trick zurück. So erstellen sie zunächst eine Musterseite, die die Grundlage für alle Folien schafft. Auf dieser Musterseite werden dann die Positionen für die Überschriften, die Textfelder und die Bilder und Grafiken festgelegt. Dadurch ist sichergestellt, dass die gesamte Präsentation einheitlich und nachvollziehbar aufgebaut ist.
Wenige und ausreichend
große Schriften verwenden.
Als Richtlinie gilt, dass nach Möglichkeit nicht mehr als zwei Schriften verwendet werden sollten, und zwar eine Schrift für die Überschriften und eine Schrift für die Texte. Wichtig dabei ist aber, solche Schriften in einer solchen Größe auszuwählen, dass die Folien auch aus größerer Distanz noch gut zu lesen sind.
Um wichtige Aussagen zu unterstreichen, kann mit Fett- oder Kursivdruck gearbeitet werden. Unterstreichungen hingegen sind nicht ratsam, denn durch die Unterlängen bestimmter Buchstaben sind unterstrichene Aussagen schwerer zu lesen.
Zudem sollte der Text in nur einer, allerhöchstens in zwei Spalten gesetzt werden, um das Auge nicht unnötig zu verwirren. Am besten lassen sich Texte lesen, wenn sie linksbündig angeordnet sind, grundsätzlich ist aber auch der Mittelachsensatz möglich.
Der Blocksatz sowie eine rechtsbündige Anordnung hingegen stören den Lesefluss.
Farben nur sparsam einsetzen.
Sofern ein Corporate Design vorhanden ist, kann und sollte sich die Powerpoint-Präsentation an diesen Farben orientieren. Ansonsten gilt, dass Farben nur sehr sparsam eingesetzt werden sollten. Schließlich soll sich das Publikum ja auf die Inhalte konzentrieren und nicht von bunten, grellen Farben abgelenkt werden. Am besten geeignet sind dunkle Schriften auf hellem Grund.
Helle Schriften auf dunklem Grund strengen das Auge sehr an, Kontraste wie Rot und Grün sind kaum lesbar. Zudem sollte auf Hintergrundbilder weitestgehend verzichtet werden, vor allem aber an solchen Stellen, an denen wichtiger Text steht.
Ist die Präsentation in Kapiteln aufgebaut, kann Farbe die Gliederung allerdings unterstreichen, beispielsweise indem die Folien der jeweiligen Kapitel mit einer bestimmten Farbe unterlegt werden.
Bilder und Grafiken
lockern die Präsentation auf.
Eine Präsentation, die ausschließlich Textfolien enthält, wirkt schnell langweilig. Um die Aufmerksamkeit konstant zu erhalten, können und sollten Bilder, Grafiken, Tabellen und andere Illustrationen eingebettet werden. Eine solche Darstellung hat zudem den positiven Nebeneffekt, dass die Inhalte besser in Erinnerung bleiben.
Allerdings gilt auch hier, dass nicht zu viele bunte Bilder verwendet werden sollten. Die Illustrationen sollen die Präsentation aufwerten und unterstützen, aber nicht ablenken. Passt ein Bild nicht zu dem Inhalt der Folie, lockert es nicht auf und veranschaulicht es nicht, sondern sorgt letztlich nur für Verwirrung. Spezialeffekte und Animationen sind nur in wenigen Fällen vorteilhaft.
Um Veränderungen oder Abläufe zu verdeutlichen, können bewegte Grafiken sinnvoll sein, ansonsten sollte im Zweifel aber besser darauf verzichtet werden.
Weiterführende Ratgeber und Anleitungen
für Projektarbeiten und Projektplanungen:
- Tipps zur Strukturplanung
- Tipps für ein Webprojekt
- Checkliste – Zusammenstellen des Projektteams
- Bemerkungen zum Projekt
- Checkliste – Anzeichen von Problemen und Krisen
- Übersicht zum 8D-Report
Thema: Die wichtigsten Tipps für eine
gelungene Powerpoint-Präsentation
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