Projekt Vortrag:
einige gute Tipps
für gelungene Präsentationen
mit Powerpoint, Keynote und Co.
Gerade wenn es darum geht, ein Projekt vorzustellen oder die bisherigen Fortschritte zu erläutern, sind Präsentationen ein fast schon unverzichtbares Hilfs- und Kommunikationsmittel. Schätzungen gehen davon aus, dass mithilfe von Powerpoint, Keynote und Co. weltweit jeden Tag etwa 30 Millionen Präsentationen erstellt werden.
Gleichzeitig belegen Studien aber, dass über 80 Prozent aller Präsentationen vom Publikum als langweilig und wenig überzeugend empfunden werden.
Damit die Informationen das Publikum tatsächlich erreichen und der Vortrag dabei auch noch unterhaltsam ist, reicht es also nicht aus, mal eben einen Stapel Folien zusammenzustellen.
Vielmehr ist es notwendig, Zeit zu investieren und sich genaue Gedanken darüber zu machen, wie der Vortrag interessant und unterhaltsam gestaltet werden kann. Letztlich ist es aber gar nicht so schwer, das Projekt Vortrag erfolgreich zu realisieren, wenn ein paar wenige, aber elementare Punkte beachtet werden.
Einige gute Tipps für gelungene Präsentationen mit Powerpoint, Keynote und Co. verrät die folgende Übersicht:
Inhalt
- 1 Tipp 1:
- 2 Erst Unterhaltung, dann Information.
- 3 Tipp 2:
- 4 Botschaften sparsam und gezielt dosieren.
- 5 Tipp 3:
- 6 Auf ein puristisches Design setzen.
- 7 Tipp 4:
- 8 Ein publikumsgerechtes Design wählen.
- 9 Tipp 5:
- 10 Leere Folien einbauen.
- 11 Tipp 6:
- 12 Das Copyright nicht vergessen.
- 13 Tipp 7:
- 14 Die Präsentation und das Handout.
Tipp 1:
Erst Unterhaltung, dann Information.
Experten haben herausgefunden, dass für das Publikum Informationen erst an vierter Stelle stehen. Wenn es darum geht, was Zuschauer von einer Präsentation erwarten und wann sie diese als gelungen bewerten, lautet die Rangliste, dass das Publikum an erster Stelle beeindruckt, an zweiter Stelle unterhalten und an dritter Stelle angeregt werden möchte.
Der Wunsch, mit Informationen versorgt zu werden, landet erst auf dem vierten Platz. Diese Erkenntnisse sollten beim Aufbau der eigenen Präsentation unbedingt berücksichtigt werden. Statt also direkt in das Thema einzusteigen, sollte die Präsentation mit etwas beginnen, das Aufsehen erregt, beeindruckt und das Interesse weckt.
Als Aufhänger kommen beispielsweise Reizwörter, überraschende Einblicke, unerwartete Vergleiche oder spannende, bis dahin unbekannte Fakten wie neue Studienergebnisse in Frage.
Tipp 2:
Botschaften sparsam und gezielt dosieren.
Je mehr Text auf einer Folie steht, desto mehr ist das Publikum mit lesen beschäftigt und desto weniger hört es zu. Als Grundregel gilt daher, dass jede Folie nur eine Botschaft enthalten sollte. Der Text dieser einen Botschaft wiederum sollte so auf der Folie platziert sein, dass eine Zeile maximal vier Wörter enthält und maximal sechs Zeilen auf der Folie stehen.
Wichtig ist außerdem, sich bei der Präsentation auf das Wesentliche zu konzentrieren, denn eine gelungene Präsentation ist logisch aufgebaut, kommt auf den Punkt und animiert das Publikum zum Mitdenken. Den meisten Zuhörern bleiben zudem ohnehin nur die erste und die letzte Botschaft in Erinnerung. Neben einem spannenden Auftakt braucht die Präsentation daher auch am Ende eine inspirierende Pointe.
So kann die Präsentation mit einem überraschenden Fazit enden oder auch eine unbeantwortete, sogar provokante Frage im Raum stehen lassen. Mit einer Zusammenfassung sollte die Präsentation jedoch nicht enden, denn dies ist nicht nur gewöhnlich, sondern auch langweilig.
Tipp 3:
Auf ein puristisches Design setzen.
Es gibt unzählige Ratschläge und Tipps, wie eine Folie am besten gestaltet werden sollte. In der Praxis hat sich jedoch die sogenannte KISS-Regel, Keep It Straight and Simple, bewährt. Je mehr Text, Bilder, Grafiken, Fußnoten und andere Spielereien eine Folie enthält, desto mehr Aufmerksamkeit entzieht sie dem Vortragenden.
Die Folien sollen den Vortrag aber lediglich ergänzen und die Kernaussagen visualisieren, zu einer Konkurrenz oder gar einem Ersatz für die Ausführungen sollen und dürfen sie nicht werden. Es reicht also völlig aus, wenn die Folie nur ein Reizwort oder eine Kernbotschaft enthält und der Vortragende die entsprechenden Erklärungen dazu liefert.
Ein anderer Tipp, der sich ebenfalls bewährt hat, lautet, die Folien nicht wie Buchseiten, sondern eher wie Plakate zu gestalten. Auch hier gilt wieder, dass ein Statement, eventuell kombiniert mit einem aussagekräftigen Bild, völlig ausreicht, um die Botschaft zu transportieren.
Tipp 4:
Ein publikumsgerechtes Design wählen.
Eine bewährte Faustregel besagt, dass die verwendete Schriftgröße mindestens so groß sein sollte, wie das Alter des ältesten Zuhörers geteilt durch 2. Durch die große Schrift ist sichergestellt, dass die Inhalte auch in den hinteren Reihen noch lesbar sind.
Gleichzeitig erklärt sich damit auch, weshalb auf Quellenangaben und Fußnoten auf den Folien guten Gewissens verzichtet werden kann. Diese verwirren nämlich nicht nur unnötig, sondern können spätestens ab der dritten Reihe ohnehin nicht mehr entziffert werden.
Tipp 5:
Leere Folien einbauen.
Für das Design einer Folie gilt, dass durchaus Platz verschwendet werden darf und sollte. Je weniger auf einer Folie steht, desto leichter wird es, die Kernaussage zu erfassen und sich darauf zu konzentrieren. Dies kann aber noch gesteigert werden, wenn gelegentlich einfach leere Folien eingebaut werden.
Eine leere Folie verschafft dem Publikum nicht nur eine wohltuende optische Pause, sondern sorgt auch für einen Effekt, der einerseits überrascht und andererseits Aufmerksamkeit erregt. Die Zeit, in der die leere Folie eingeblendet ist, kann genutzt werden, um eine entscheidende Botschaft zu wiederholen, eine kurze Anekdote einfließen zu lassen oder auch um Zuschauerfragen zu beantworten und zu diskutieren.
Tipp 6:
Das Copyright nicht vergessen.
Beim Erstellen der Präsentation vergessen viele, dass verwendete Bilder, Fotos, Videosequenzen, Musikausschnitte oder Zitate autorisiert sein oder einer Creative-Commons-Regel unterliegen müssen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Vortragende Urheber- oder Persönlichkeitsrechte verletzt, was sich im Nachhinein als vergleichsweise teurer Fehler herausstellen kann.
Tipp 7:
Die Präsentation und das Handout.
Sofern gewünscht oder notwendig, kann dem Publikum ein Handout mit allen wichtigen Daten, Fakten, Tabellen, Quellenangaben und weiterführenden Literatur- oder auch Praxistipps mitgegeben werden. Ein solches Handout sollte aber nie vor oder während des Vortrags, sondern immer erst im Anschluss daran verteilt werden.
Schließlich müsste niemand mehr dem Vortrag folgen, wenn er die wesentlichen Informationen selbst nachlesen kann oder die Pointe des Vortrags bereits durch das Durchblättern des Handouts kennt. Als Handout selbst eignen sich Kopien von der Folien der Präsentation allerdings nicht.
Diese enthalten, wenn die Tipps befolgt wurden, ja nur kurze Botschaften, die ohne Erklärungen und Ausführungen wenig Sinn machen. Die einzelnen Kopien des Handouts müssen daher deutlich umfangreicher und ausführlicher aufgebaut sein als die Folien.
Mehr Anleitungen, Ratgeber und
Tipps zum Projektmanagement:
- Businessplan Vorlage Web-Projekt
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Thema: Projekt Vortrag – einige gute Tipps für gelungene Präsentationen
mit Powerpoint, Keynote und Co.
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