Checkliste zur Planung
einer Geschäftsreise
Nachdem Geschäftsbeziehungen auf internationaler Ebene zunehmend an Bedeutung gewinnen, nimmt auch die Häufigkeit von Geschäftsreisen kontinuierlich zu. Nun ist eine Geschäftsreise jedoch nur bedingt mit einer Urlaubsreise vergleichbar, so dass bei der Planung weit mehr Punkte abzuarbeiten sind als nur die Buchungen der Tickets und einer Unterkunft.
Vor allem in kleineren Unternehmen fällt die Planung und Organisation einer Geschäftsreise dabei meist vollständig in den Zuständigkeitsbereich der Sekretärin oder Assistentin.
Um den Überblick nicht zu verlieren, kann sich eine Checkliste zur Planung einer Geschäftsreise als sehr hilfreich erweisen, die alle relevanten Punkte umfasst und Punkt für Punkt abgearbeitet werden kann.
Hier unsere Checkliste als Vorlage:
• Die Vorbereitung.
Wie umfangreich die Vorbereitungen ausfallen, hängt von dem Reiseziel ab.
Zu den grundlegenden Vorbereitungen gehört jedoch, dass eine Auslandskrankenversicherung oder Auslandskrankenscheine sowie eine Gepäckversicherung beantragt werden.
Zudem sollten benötigte Devisen bestellt und notwendige Visa beantragt werden.
Hilfreich für den Reisenden ist eine Aufstellung, die ihn an die Überprüfung der Gültigkeiten von Reisepass, Personalausweis, internationalem Führerschein und Impfungen sowie an die Freischaltung des Handys für das Ausland erinnert.
• Die Buchung.
Für eine Geschäftsreise müssen eine Unterkunft sowie meist Flugtickets gebucht werden. Zudem sollte nicht vergessen werden, dass auch die Fahrten zum Flughafen und Hotel organisiert werden möchten und für die Mobilität vor Ort wird meist ein Mietwagen reserviert.
• Die Unterlagen.
Zu den wichtigsten Reiseunterlagen gehören die Tickets und die Reservierungsbestätigungen. Sinnvoll in diesem Zusammenhang ist, jeweils zwei Kopien von wichtigen Dokumenten und Ausweispapieren anzufertigen, wobei jeweils eine Kopie als zusätzliche Absicherung für den Fall des Verlustes der Originale mitgenommen wird und je eine Kopie im Büro verbleibt.
Zudem sollten die Unterlagen eine Aufstellung der wichtigsten Telefonnummern beinhalten.
Gerne gesehen sind außerdem Tipps für Restaurants sowie ein kurzer Auslandsknigge mit den grundlegenden Verhaltensregeln im Umgang mit dem ausländischen Geschäftspartner.
• Die Planung.
Geschäftstermine sollten mit Name und Kontaktdaten vermerkt werden. Sinnvoll ist, im Vorfeld zu erfragen, welche Präsentationsmöglichkeiten am Besprechungsort zur Verfügung stehen, so dass die Geschäftsunterlagen entsprechend angepasst werden können.
Steht beispielsweise kein Overhead-Projektor zur Verfügung, machen Folien wenig Sinn. Zudem sollten Prospekte und Visitenkarten in ausreichendem Umfang vorhanden sein und auch an kleine Gastgeschenke sollte gedacht werden.
• Die Vertretung.
Für die Zeit der Abwesenheit sollten eine Vertretung organisiert und entsprechende Vollmachten ausgestellt werden, damit der Geschäftsbetrieb ungehindert und wie gewohnt weiterlaufen kann. Wichtig dabei ist, genau festzulegen, welche Entscheidungen nur nach Rücksprache getroffen werden dürfen.
• Die Rückkehr.
Nach der Rückkehr sollten neue Kontakte möglichst zeitnah in die EDV eingepflegt und zugesagte Unterlagen verschickt werden. Zudem müssen die Reisekostenabrechnung vorgenommen und eventuelle Vollmachten widerrufen werden.
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