Erfolgreiches Projektmanagement mit dem 9-Punkte-Schema
Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen werden kann, braucht es eine solide Grundlage. So müssen die Ziele definiert, geeignete Maßnahmen ausgewählt, die verschiedenen Abläufe koordiniert, die Fortschritte kontrolliert und bei Bedarf Korrekturen vorgenommen werden.
Je komplexer ein Projekt ist, desto größer ist aber die Gefahr, dass elementare Punkte nicht ausreichend berücksichtigt oder gar komplett vergessen werden. Die Folge davon wiederum kann sein, dass das Projekt ins Stocken gerät oder schlimmstenfalls scheitert. Natürlich kann auch die beste Planung ein gutes Projektteam und fehlende Kompetenzen nicht ersetzen.
Aber sie kann die Weichen für ein erfolgreiches Projektmanagement stellen und so erheblich zu einem erfolgreichen Projektabschluss beitragen. Und ein sehr hilfreiches Instrument in diesem Zusammenhang ist das 9-Punkte-Schema.
Erfolgreiches Projektmanagement mit dem 9-Punkte-Schema
Wie der Name bereits vermuten lässt, umfasst das 9-Punkte-Schema neun verschiedene Punkte. Sie alle sind grundlegende Elemente für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts. Dabei kann das 9-Punkte-Schema zum einen als eine Art Checkliste im Rahmen der Projektplanung dienen.
Da das Schema die wesentlichen Kernpunkte benennt, ist nämlich gewährleistet, dass bei der konkreten Planung kein Bereich übersehen wird. Ausgehend von den neun Punkten können dann die jeweiligen Einzelmaßnahmen und -schritte definiert werden.
Zum anderen erweist sich das 9-Punkte-Schema als hilfreiches Analyseinstrument, durch das ein laufendes Projekt überprüft und eventuelle Schwachstellen ausgemacht werden können. Dabei setzt sich das 9-Punkte-Schema wie folgt zusammen:
| 1. Projektplanung | 2. Zielorientierung | 3. Zeitmanagement |
| 4. Kostenmanagement | 5. Projektteam | 6. Qualitätskontrolle |
| 7. Kommunikationsmanagement | 8. Risikomanagement | 9. Rahmenbedingungen |
Inhalt
1. Die Projektplanung
Die Projektplanung ist auf das Projektziel ausgerichtet, also auf den Zustand, der nach Abschluss des Projekts gegeben sein soll. Dabei gliedert sich die Zielbeschreibung in die Richtziele, die Grobziele und die Feinziele. Das Richtziel ist eine vergleichsweise allgemeine Zielformulierung und beschreibt die strategische Ausrichtung des Projekts.
Die Grobziele definieren die Hauptkriterien für die verschiedenen Teilbereiche des Projekts, die in den Feinzielen dann noch einmal präziser und detaillierter beschrieben werden. Dabei hat jede Zielplanung drei Eckpunkte, nämlich den Ist-Zustand, die Mittel oder Methoden für die Zielerreichung und den Soll-Zustand.
2. Die Zielorientierung
Durch die Zielorientierung soll sichergestellt werden, dass die geplanten Fortschritte und die gewünschten Ergebnisse auch tatsächlich erreicht werden. Es geht also darum, dass bei der Durchführung des Projekts die Aufgaben und Arbeitsschritte nicht einfach nur Punkt für Punkt abgearbeitet werden, damit sie erledigt sind. Stattdessen sollen die Abläufe ergebnisorientiert ausgerichtet sein, um sich so konstant den Zielvorgaben zu nähern, bis der geplante Soll-Zustand schließlich erreicht ist.
3. Das Zeitmanagement
Für jedes Feinziel muss ein konkreter Termin festgelegt sein. Andernfalls ist es kaum möglich, die Projektplanung zu überprüfen und die bisherigen Fortschritte einzuordnen. Das Zeitmanagement hat die Aufgabe, das Projekt zeitlich zu planen und die Termine der einzelnen Teilbereiche festzulegen, aufeinander abzustimmen und zu koordinieren.
Kommt es zu Verzögerungen, muss das Zeitmanagement die Zeitplanung entsprechend korrigieren und neu ausrichten. Außerdem ist das Zeitmanagement dafür zuständig, zu prüfen, ob die vereinbarten Ergebnisse termingerecht vorliegen und ob die notwendigen Ressourcen zum jeweiligen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
4. Das Kostenmanagement
Das Kostenmanagement hat die Aufgabe, das Projekt finanziell zu planen. Hierzu gehört, das erforderliche Budget zu bestimmen, die Ausgaben zu kalkulieren, Investitionen zu planen, die erwarteten Einnahmen zu berechnen und den verschiedenen Teilbereichen ihre jeweiligen Kostenstrukturen zuzuweisen.
Neben der Verwaltung der finanziellen Mittel muss das Kostenmanagement außerdem sicherstellen, dass ein vernünftiges Kosten-Nutzen-Verhältnis erhalten bleibt.
5. Das Projektteam
Die erste Aufgabe im Zusammenhang mit dem Projektteam besteht darin, zu definieren, welche Kompetenzen benötigt werden, um das Projektziel zu erreichen. Im nächsten Schritt gilt es dann, geeignete Teammitglieder auszuwählen.
Steht das Projektteam, müssen die Zuständigkeiten geklärt und die Aufgaben verteilt werden. Auch die Absprache mit den verschiedenen Unternehmensbereichen und Abteilungen ist wichtig, damit sichergestellt ist, dass die Projektmitglieder in ausreichendem Maße von ihrer normalen Arbeit freigestellt sind und sich überhaupt ins Projekt einbringen können.
6. Die Qualitätskontrolle
Bei der Qualitätskontrolle geht es darum, die Projektfortschritte zu überprüfen. Die Erkenntnisse, die dabei gewonnen werden, geben Auskunft darüber, ob und an welchen Punkten von der Projektplanung abgewichen wurde und inwiefern Korrekturen oder Gegenmaßnahmen erforderlich sind.
Im Prinzip führt die Qualitätskontrolle also Protokoll über das Projekt. Dafür definiert sie Prüfungskriterien für die verschiedenen Teilbereiche, legt die Mittel und Methoden fest, trägt Analyseergebnisse zusammen, leitet notwendige Gegenmaßnahmen ein und dokumentiert den Projektverlauf.
7. Das Kommunikationsmanagement
Das Kommunikationsmanagement ist oft das Schlüsselelement für den Projekterfolg. Die Idee, das Konzept, die Planung und die Organisation können noch so gut sein. Doch wenn der Informationsaustausch nicht funktioniert, wird eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts kaum möglich sein.
Die Aufgabe des Kommunikationsmanagements besteht deshalb darin, sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten stets über aktuelle Informationen verfügen und der Kommunikationsfluss in alle Richtungen gewährleistet ist.
8. Das Risikomanagement
Bei fast jedem Projekt gibt es gewisse Risiken und Gefahren. Das Risikomanagement hat die Aufgabe, diese Risiken zu bestimmen, zu analysieren und Maßnahmen zu definieren, durch die die Risiken ausgeschaltet oder abgefedert werden können.
9. Die Rahmenbedingungen
Im Bereich der Rahmenbedingungen geht es um grundsätzliche organisatorische Fragen. Hierzu gehört zum einen die Beschaffung von Räumlichkeiten, Arbeitsmaterialien und anderen notwendigen Ressourcen. Zum anderen gilt es, die Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten, Investoren und anderen Stellen zu planen und zu vereinbaren.
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