Die wichtigsten Inhalte eines Projektstatusberichts
Als Bestandteil des Projektcontrollings informiert ein Projektstatusbericht über den aktuellen Stand eines Projekts. Aber welche Inhalte sollte ein Projektstatusbericht haben?
Ein Projektstatusbericht hat die Aufgabe, Informationen über den Stand eines Projekts zu einem bestimmten Stichtag zu vermitteln. Gleichzeitig dokumentiert der Bericht den aktuellen Projektstatus.
Die Verantwortlichen erhalten dadurch präzisere Angaben zum Projektverlauf als durch einen mündlichen Bericht des Projektleiters. Außerdem ermöglicht ein Projektstatusbericht, ein Projekt auch nachträglich noch nachzuvollziehen und mit anderen, ähnlichen Projekten zu vergleichen.
Doch wie sollte so ein Projektstatutsbericht aussehen? Je nach Projekt und Zielsetzung können die notwendigen Angaben natürlich unterschiedlich ausfallen.
Die folgende Übersicht benennt jedoch die wichtigsten Inhalte eines Projektstatusberichts:
Inhalt
Eines vorweg
Ein Projektstatusbericht muss Angaben zu den entscheidenden Aspekten enthalten. Dies sind in erster Linie der Gesamtstatus, die Fortschritte, die Einhaltung der geplanten Ressourcen und die Risikobewertung. Bei großen oder sehr bedeutsamen Projekten kann es deshalb durchaus notwendig sein, die Angaben auf mehrere Projektstatusberichte aufzuteilen.
Trotzdem muss der Aufwand, den das Erstellen der Statusberichte verursacht, in einem überschaubaren Rahmen bleiben. Denn viele Projektleiter empfinden Statusberichte ohnehin als lästige Aufgabe. Wenn dann noch komplexe und umfangreiche Informationen gefordert werden, ist die Gefahr groß, dass das Erstellen der Berichte immer weiter hinausgeschoben wird.
Ratsam ist deshalb, eine klare und immer gleichbleibende Form zu vereinbaren. Auf Basis dieses Grundschemas lassen sich die Berichte zügig erstellen. Und nebenbei ergibt sich der Vorteil, dass der Leser weiß, wo welche Informationen stehen. Er kann sich so gezielt die Angaben herauspicken, die ihn interessieren, ohne den gesamten Bericht durcharbeiten zu müssen.
Die Angaben zum Gesamtstatus
Der Leser eines Projektstatusberichts möchte sich zunächst einen Überblick verschaffen und sich anschließend relevante Details genauer anschauen. Als Darstellungsform für den Gesamtstatus hat sich deshalb eine Ampel bewährt.
Durch eine der drei Ampelfarben Grün, Gelb oder Rot wird der Projektstatus auf den ersten Blick klar. Die Ampel, die den Gesamtzustand beschreibt, kann durch weitere Ampeln für die jeweiligen Teilbereiche ergänzt werden.
Wichtig ist aber, einfache und nachvollziehbare Regeln zu vereinbaren, wann welche Ampelfarbe gewählt und unter welchen Umständen eine Ampel umgestellt wird. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass die Gesamtampel nur dann auf Grün stehen darf, wenn alle Detailampeln ebenfalls auf Grün stehen. Wird die Entwicklung der Farben der Gesamtampeln abgebildet, kann der Projektverlauf klar und übersichtlich aufgezeigt werden.
Vor allem bei den Detailampeln sollte der Projektleiter aber in einem kurzen Kommentar erläutern, wie sich die jeweilige Farbe begründet. Zudem kann der Projektleiter hier auch darauf hinweisen, wenn bestimmte Entscheidungen getroffen, Anpassungen vorgenommen oder anderweitige Handlungen durchgeführt werden müssen.
Die Angaben zum Projektfortschritt
Ein Projektstatusbericht sollte nicht nur den Gesamtstatus dokumentieren, sondern auch darüber informieren, welche Fortschritte gemacht wurden und inwieweit das Erreichen der Projektziele näher gerückt ist.
In vielen Projektstatusberichten sind diese Angaben in Form von Prozentwerten zu finden, die den Fertigstellungsgrad beziffern. Im Verhältnis zum Gesamtstatus des Projekts hat ein solcher Prozentwert aber oft keine allzu große Aussagekraft. Besser ist deshalb, wenn konkret aufgelistet wird, welche Vorgänge und Prozesse bereits abgeschlossen, welche gerade in Arbeit und welche als nächstes an der Reihe sind.
Noch einfacher gelingt die Darstellung der Projektfortschritte durch Meilensteine. Werden die Meilensteine ins Verhältnis zur Zeitplanung gesetzt, kann eine aussagekräftige Grafik erstellt werden. Dabei zeigen Meilensteine, die waagerecht verlaufen, an, dass sich das Projekt wie geplant entwickelt. Nach oben ansteigende Meilensteine hingegen bilden zeitliche Verzögerungen ab, sinkende Meilensteine eine schnellere Umsetzung.
Ein weiterer wichtiger Baustein eines Projektstatusberichts ist der Abgleich zwischen den Ist- und den Soll-Werten von den Kosten und der Arbeit. Dabei sollte jedoch zwischen internen und externen Faktoren unterschieden werden.
Dazu können die Kosten in die einzelnen Kostenarten und die Arbeit in die verschiedenen Leistungsarten aufgeschlüsselt werden. Statt reine Zahlenwerte anzugeben oder die Werte in einem Säulendiagramm zu erfassen, ist es auch beim Soll-Ist-Abgleich oft die bessere Lösung, mit Verlaufskurven zu arbeiten. Denn Verlaufskurven sind übersichtlicher und machen es leichter, mögliche Probleme zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Die Risikobewertung
Grundsätzlich ist es durchaus sinnvoll, mögliche Risiken in einem Projektstatusbericht aufzuführen. Hat der Leser die dazugehörigen Hintergrundinformationen nicht, wird er eine reine Auflistung aber oft nur bedingt einordnen können. Besser ist deshalb, eine Risiko-Matrix zu erstellen. Dabei wird ein farbiges Raster angelegt.
Jedes Feld bildet bestimmte Risiken ab und gibt an, mit welcher Wahrscheinlichkeit diese Risiken eintreten werden und welche Auswirkungen der Eintritt haben wird. Da solche Werte aber meist nur schwer zu beziffern sind, bietet es sich an, mit einer Punkteskala von 1 bis 10 oder einer Einstufung in Kategorien wie „gering“, „mittel“ und „groß“ zu arbeiten.
Wenn es um die Angabe des Gesamtrisikos eines Projekts geht, sollte aber eine konkrete Zahl angegeben werden. Sie ergibt sich aus der Eintrittswahrscheinlichkeit multipliziert mit dem finanziellen Schaden als Folge, wenn das Risiko eintritt.
Hinweise auf Handlungsbedarf
Den Abschluss eines Projektstatusberichts können Hinweise auf organisatorische oder inhaltliche Aspekte bilden. Möglicherweise müssen Anpassungen vorgenommen, Ressourcen freigegeben, Bestellungen veranlasst oder andere Entscheidungen getroffen werden.
Der Projektleiter kann den Statusbericht dann nutzen, um auf Problematiken hinzuweisen oder sich Gehör zu verschaffen.
Mehr Tipps, Anleitungen, Ratgeber und Vorlagen:
- Konzept für ein Projekt erstellen – die wichtigsten Schritte, 2. Teil
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Thema: Die wichtigsten Inhalte eines Projektstatusberichts
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