5 Tipps zur Aufgabenplanung mittels To-Do-Liste
Eine To-Do-Liste kann äußert hilfreich sein, wenn es darum geht, Struktur in die Aufgabenplanung zu bringen. Doch damit die Liste als Hilfsmittel funktioniert, müssen ein paar Kleinigkeiten beachtet werden.
Die normalen Arbeitsabläufe beinhalten schon jede Menge Aufgaben. Und im Verlauf eines Arbeitstages kommen oft noch diverse Aufgaben dazu. So kommt mal der Chef mit einer Sonderaufgabe um die Ecke, mal bittet eine andere Abteilung um die Erledigung einer Angelegenheit und mal hat ein Kollege eine Zusatzaufgabe im Gepäck.
Damit die Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten, werden sie gerne auf die Schnelle auf einem Notizzettel, im Terminkalender oder auf irgendeinem Schriftstück notiert. Doch dann geht die Notiz im allgemeinen Schreibtischchaos verloren und wenn sie wieder auftaucht, muss die Aufgabe irgendwo dazwischengeschoben werden.
Abhilfe kann eine To-Do-Liste schaffen. Sie hält nicht nur alle Aufgaben fest, sondern hilft auch dabei, die Erledigung der Aufgaben sinnvoll zu strukturieren. Doch dies wird nur funktionieren, wenn die To-Do-Liste nicht mit einem Notizblock und nicht mit einem Terminkalender verwechselt wird. Was das bedeutet?
Hier sind 5 Tipps zur Aufgabenplanung mittels To-Do-Liste!:
Inhalt
Tipp 1: Nur eine To-Do-Liste anlegen.
Der erste Schritt besteht natürlich zunächst einmal darin, die To-Do-Liste anzulegen. Ob es eine ganz klassische Liste auf Papier, eine Tabelle auf dem PC, eine Excel-Datei oder ein Ordner auf dem Smartphone wird, bleibt dem eigenen Geschmack überlassen.
Wichtig ist aber, sich für eine Version zu entscheiden und alle Aufgaben in diese eine Liste einzutragen. Werden mehrere Listen parallel geführt, geht sehr schnell der Überblick verloren. Zudem wäre die Idee verfehlt, denn bei der To-Do-Liste geht es ja gerade darum, alle Aufgaben übersichtlich und an einem Ort zusammenzutragen.
Tipp 2: Alle Aufgaben in die Liste eintragen.
Ist die Liste angelegt, sollte es zur Gewohnheit werden, sie stets aktuell zu halten. Dazu gehört zum einen, alle Aufgaben direkt in die To-Do-Liste einzutragen. Dies gilt für selbst festgelegte Aufgaben ebenso wie für Aufgaben, die mündlich, per E-Mail, per Telefon oder per Post vom Chef, von Kollegen und von Kunden übermittelt werden.
Das sofortige Notieren stellt sicher, dass nichts in Vergessenheit gerät. Wird es hingegen auf irgendwann später verschoben, eine Aufgabe auf die Liste zu setzen, ist die Gefahr groß, dass die Aufgabe dort nie ankommt. Zum anderen sollten Aufgaben, die erledigt sind, zeitnah von der Liste gestrichen werden. So bleibt der Überblick gewahrt.
Tipp 3: Die To-Do-Liste ausschließlich für Aufgaben verwenden.
To do heißt übersetzt zu tun oder zu erledigen. Aufgaben wiederum kennzeichnen sich dadurch, dass es sich um bestimmte Tätigkeiten, Handlungen oder Maßnahmen handelt, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen. Sind sie abgearbeitet, können sie abgehakt werden.
Die To-Do-Liste sollte auch nur solche konkreten Aufgaben enthalten. Diese werden notiert, abgearbeitet und danach wieder gestrichen. Ideen, Gedanken, Ziele und andere Notizen gehören nicht in die To-Do-Liste. Denn sie sind keine konkret definierten Erledigungen, die an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden sind. Zudem können sie nicht abgearbeitet und abgehakt werden.
Für Ideen und Notizen kann natürlich eine separate Liste angelegt werden. Beim Planen der Aufgaben und Abarbeiten der To-Do-Liste kann die Ideen- und Notizenliste selbstverständlich berücksichtigt werden. Mischen sich aber in einer Liste Aufgaben und Einfälle, wird die Aufstellung schnell unübersichtlich.
Tipp 4: Die Liste begrenzt halten.
Wird die To-Do-Liste lang und länger, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass nicht alle Aufgaben geschafft werden. In der Folge werden gewisse Aufgaben regelmäßig von einer Liste in die nächste Liste übertragen, ohne dass eine Liste jemals komplett abgearbeitet wird.
Wichtig ist deshalb zum einen, das eigene Pensum realistisch einzuschätzen. Es macht keinen Sinn, alle Aufgaben anzunehmen, wenn eigentlich schon im Vorfeld klar ist, dass der Umfang gar nicht zu bewältigen ist. Zum anderen sollte geprüft werden, welche Aufgaben tatsächlich in die eigene To-Do-Liste gehören. Kleinigkeiten, die gar keine richtigen Aufgaben sind, müssen nicht erfasst werden, während andere Aufgaben möglicherweise delegiert werden können.
Insgesamt sollte das Ziel sein, die To-Do-Liste zwar vollständig, aber übersichtlich und mit einer begrenzten Anzahl an Aufgaben zu halten. Eine seitenlange Liste, bei der allein schon das Durchlesen viel Zeit in Anspruch nimmt, ist wenig hilfreich.
Tipp 5: Einen Tagesplan aufstellen.
Die To-Do-Liste bietet sich als Instrument für die Tagesplanung an. Ideal ist, wenn kurz vor Feierabend der nächste Arbeitstag geplant wird. Kurz vor Feierabend kommen meist keine neue Aufgaben mehr dazu, die Planung ist in wenigen Minuten erledigt und am nächsten Morgen kann es gleich mit dem Abarbeiten der Aufgabenliste losgehen.
Hierbei wiederum ist ratsam, die besonders wichtigen und auch die unangenehmen Aufgaben an den Anfang zu setzen. So ist das Schlimmste gleich abgehakt und der Rest des Arbeitstages läuft entspannter.
Bei komplexeren Tätigkeiten, größeren Projekten oder wenn im Tagesverlauf regelmäßig neue Aufgaben dazukommen, ist ein Wochenplan mitunter die bessere Alternative. Ein Wochenplan ist weiter gefasst und bietet mehr Raum, Zwischenschritte und Ziele zu erfassen. Auch für den Wochenplan kann die To-Do-Liste natürlich den Ausgangspunkt bilden.
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